Organiser une prière du soir, étape par étape

Une prière du soir se prépare d’abord autour du déroulé, puis de l’accueil et de la technique. Commencez par confirmer la date, l’horaire, le responsable de la prière et les musiciens avant d’envoyer les invitations. Les inscriptions permettent d’anticiper les besoins alimentaires, le nombre de chaises et les documents à imprimer. Le jour venu, prévoyez assez de temps pour tester les microphones, installer les sièges et préparer la table d’accueil.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

1
Confirmer la date et l'heure
2
Envoyer les invitations
2 personnes
3
Traiter les inscriptions
4
Recueillir les besoins alimentaires
5
Confirmer le responsable de la prière
6
Confirmer les musiciens
7
Établir le programme
2 personnes
8
Sélectionner les versets bibliques
2 personnes
9
Imprimer les feuilles de prière
10
Imprimer la liste des participants
11
Faire les courses
2 personnes
12
Vérifier l’espace
2 personnes
13
Installer les chaises
3 personnes
14
Installer des tables d'accueil
2 personnes
15
Préparer le matériel de prière
2 personnes
16
Installer l’équipement sonore
2 personnes
17
Régler l’éclairage
18
Préparer le café et le thé
2 personnes
19
Mettre les boissons au frais
20
Aménager la table d'accueil
2 personnes
21
Tester la technique
2 personnes
22
Informer l'officiant
2 personnes

Événement

23
Accueillir les visiteurs
3 personnes
24
Distribuer le programme
2 personnes
25
Animer la prière du soir
3 personnes
26
Fournir la musique
2 personnes
27
Encadrer la collecte
2 personnes
28
Servir le café et le thé
3 personnes
29
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
30
Accompagner les visiteurs à la sortie
2 personnes

Suivi

31
Débarrasser la vaisselle
2 personnes
32
Démonter l’équipement sonore
2 personnes
33
Ranger les chaises et les tables
3 personnes
34
Rassembler les déchets
2 personnes
35
Faire la vaisselle
2 personnes
36
Nettoyer l’espace
3 personnes
37
Vérifier les stocks
38
Fermer le lieu
2 personnes

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Chaisesqté 60
Tablesqté 6
Nappe pour la table d'accueil

Vaisselle

Tasses à caféqté 60
Verres à théqté 60
Verres à eauqté 60
Assiettesqté 60
Cuillères à caféqté 60
Louchesqté 4

Équipement

Machines à caféqté 2
Bouilloiresqté 2
Microphones sans filqté 2
Haut-parleursqté 2
Rallongesqté 4

Éclairage

Lampes LEDqté 4
Multiprisesqté 3

Décoration

Chemins de tableqté 4
Bougies électriquesqté 12
Compositions floralesqté 3
Panneau d’accueil

Fournitures pour l'église

Biblesqté 20
Livres de prièresqté 20
Paniers de collecteqté 2
Pieds de microqté 3
Stylosqté 20

Cuisine

Thermosqté 4
Plateauxqté 4
Glacièresqté 2
Carafes d’eauqté 4

Nettoyage

Seauxqté 2
Chiffons de nettoyageqté 8
Balai et pelleqté 2

Catering

Courses

Conseils

Fixez le programme au moins 7 jours avant la rencontre. Sélectionnez les versets, confirmez les interventions et transmettez le déroulé à l’officiant et aux musiciens.
Clôturez les inscriptions 3 à 5 jours avant la prière. Vous aurez ainsi le temps de vérifier les besoins alimentaires, d’imprimer la liste des participants et de préparer les feuilles de prière.
Arrivez 90 minutes avant le début. Installez les chaises, les tables d’accueil, les Bibles et les livres de prières avant de vous occuper du café, du thé et de l’éclairage.
Testez la sonorisation avec les microphones sans fil, les pieds de micro et les haut-parleurs au moins 45 minutes avant l’accueil. Vérifiez aussi les rallonges et les multiprises pour éviter une installation improvisée.
Préparez les boissons dans les thermos et les glacières 30 minutes avant le début. Placez les tasses, verres, cuillères, carafes d’eau et plateaux sur la table d’accueil afin que le service ne coupe pas la prière.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser une prière du soir ?: Prévoyez idéalement 7 à 14 jours. Ce délai permet de confirmer les intervenants, d’envoyer les invitations, de traiter les inscriptions et de préparer les supports.
Quand faut-il confirmer le responsable de la prière et les musiciens ?: Confirmez-les au moins 10 jours avant la date prévue. Le programme et la sélection des versets peuvent ensuite être finalisés sans modifier le déroulé au dernier moment.
À quelle heure faut-il arriver pour installer une prière du soir ?: Arrivez 90 minutes avant le début pour installer les chaises, la table d’accueil, le matériel de prière et l’éclairage. Gardez encore 45 minutes avant l’accueil pour tester le son.
Combien de temps avant faut-il préparer le café et le thé ?: Préparez le café et le thé environ 30 minutes avant le début. Mettez les boissons au frais si nécessaire et disposez la vaisselle, les thermos et les carafes d’eau avant l’arrivée des visiteurs.

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Chaque tâche et chaque article de cette page, prêts dans votre propre événement. Invitez du monde, répartissez le travail et voyez qui a fait quoi.