Avondgebed organiseren: checklist en planning

Een avondgebed vraagt om meer voorbereiding dan alleen een ruimte en een programma. Je regelt vooraf de uitnodigingen, aanmeldingen, dieetwensen, gebedsleider, muzikanten en Bijbelteksten. Op de dag zelf draait veel om een rustige ontvangst, goed geteste techniek en materialen die direct klaar liggen. Met deze checklist werk je van de eerste bevestigingen naar het begeleiden van het avondgebed, zonder last-minute te moeten zoeken naar stoelen, microfoons of gebedsbladen.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Datum en tijd bevestigen
Uitnodigingen versturen
2 personen
Aanmeldingen verwerken
Dieetwensen verzamelen
Gebedsleider bevestigen
Muzikanten bevestigen
Programma samenstellen
2 personen
Bijbelteksten selecteren
2 personen
Gebedsbladen afdrukken
Deelnemerslijst afdrukken
Boodschappen doen
2 personen
Ruimte controleren
2 personen
Stoelen klaarzetten
3 personen
Tafels voor ontvangst plaatsen
2 personen
Gebedsmaterialen klaarleggen
2 personen
Geluidsapparatuur opstellen
2 personen
Verlichting instellen
Koffie en thee voorbereiden
2 personen
Dranken koud zetten
Ontvangsttafel inrichten
2 personen
Techniek testen
2 personen
Gebedsleider instrueren
2 personen

Event

Bezoekers ontvangen
3 personen
Programma uitdelen
2 personen
Avondgebed begeleiden
3 personen
Muziek verzorgen
2 personen
Collecte begeleiden
2 personen
Koffie en thee serveren
3 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Bezoekers uitgeleide doen
2 personen

Nazorg

Servies afruimen
2 personen
Geluidsapparatuur afbouwen
2 personen
Stoelen en tafels opruimen
3 personen
Afval verzamelen
2 personen
Servies afwassen
2 personen
Ruimte schoonmaken
3 personen
Voorraad controleren
Locatie afsluiten
2 personen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Stoelenaantal 60
Tafelsaantal 6
Kleed voor ontvangsttafel

Servies

Koffiekopjesaantal 60
Theeglazenaantal 60
Waterglazenaantal 60
Bordenaantal 60
Theelepelsaantal 60
Opscheplepelsaantal 4

Apparatuur

Koffiezetapparatenaantal 2
Waterkokersaantal 2
Draadloze microfoonsaantal 2
Luidsprekersaantal 2
Verlengsnoerenaantal 4

Verlichting

Ledlampenaantal 4
Stekkerdozenaantal 3

Decoratie

Tafellopersaantal 4
Elektrische kaarsenaantal 12
Bloemstukkenaantal 3
Welkomstbord

Kerkbenodigdheden

Bijbelsaantal 20
Gebedenboekenaantal 20
Collectemandenaantal 2
Muziekstandaardsaantal 3
Pennenaantal 20

Keuken

Thermoskannenaantal 4
Dienbladenaantal 4
Koelboxenaantal 2
Waterkannenaantal 4

Schoonmaak

Emmersaantal 2
Schoonmaakdoekenaantal 8
Bezem en blikaantal 2

Catering

Boodschappen

Tips

Bevestig de gebedsleider, muzikanten en het programma uiterlijk één week vooraf. Selecteer dan ook de Bijbelteksten, zodat gebedsbladen op tijd kunnen worden afgedrukt.
Verwerk aanmeldingen en dieetwensen in één deelnemerslijst. Print de lijst vóór de ontvangst en houd enkele pennen klaar voor wijzigingen aan de deur.
Test geluidsapparatuur, draadloze microfoons, luidsprekers, verlengsnoeren en stekkerdozen minstens 60 minuten vóór de start. Controleer daarna ook of de verlichting elke plek in de ruimte voldoende verlicht.
Zet stoelen en ontvangsttafels ten minste 45 minuten vooraf klaar. Leg Bijbels, gebedenboeken, programma’s en gebedsmaterialen op vaste plaatsen, zodat bezoekers niet tijdens het gebed hoeven te zoeken.
Bereid koffie en thee 20 tot 30 minuten voor aanvang voor en zet dranken koud. Gebruik thermoskannen, waterkannen en dienbladen om de ontvangst snel te laten verlopen; houd emmers bij de hand voor gemorst drinken en opruimen.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik een avondgebed organiseren?: Begin minimaal 2 tot 3 weken vooraf met datum, tijd en uitnodigingen. Bevestig de gebedsleider en muzikanten uiterlijk 1 week voor de avond, zodat het programma nog kan worden aangepast.
Hoeveel stoelen heb ik nodig voor een avondgebed?: Zet voor elke aangemelde deelnemer één stoel klaar en voeg 5 tot 10 procent extra stoelen toe. Bij 40 aanmeldingen kom je daarmee uit op 42 tot 44 stoelen.
Wanneer moet ik de techniek voor een avondgebed testen?: Test microfoons, luidsprekers en aansluitingen minimaal 60 minuten voor aanvang. Laat de gebedsleider en muzikanten daarna ieder kort spreken of spelen, zodat storingen nog kunnen worden opgelost.
Wanneer zet ik koffie en thee klaar voor een avondgebed?: Bereid koffie en thee 20 tot 30 minuten voor de ontvangst voor. Zet warme dranken in thermoskannen en controleer vlak voor de start of er genoeg kopjes, glazen, lepels en water beschikbaar zijn.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.