Checklist para organizar un salón del automóvil

Un salón del automóvil necesita más que una zona para exponer coches. Primero debes cerrar la fecha, el lugar, los permisos y el seguro; después gestionar participantes, visitantes y servicios. La información de cada coche te permitirá distribuir las plazas y preparar el aparcamiento sin improvisaciones. Esta checklist también cubre el recorrido del tráfico, la señalización, los baños, los residuos, la seguridad y la coordinación del día del evento.

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El plan, paso a paso

Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.

Preparativos

Fijar fecha y lugar
2 personas
Comprobar la capacidad del lugar
Gestionar el seguro del evento
Comprobar el permiso necesario
Solicitar permiso
Invitar a los participantes del evento de coches
2 personas
Enviar invitaciones a visitantes
2 personas
Abrir el formulario de inscripción online
Publicar promoción en redes sociales
2 personas
Distribuir carteles promocionales
3 personas
Gestionar inscripciones
2 personas
Recoger preferencias dietéticas
Recoger la información de los coches
2 personas
Hacer la distribución de participantes
2 personas
Organizar el aparcamiento
2 personas
Reservar el aparcamiento
Hacer una reserva para la recogida de residuos
Hacer la reserva de mesas y sillas
Comprobar la reserva de los baños
Definir la ruta del tráfico
2 personas
Desarrollar el plan de seguridad
2 personas
Confirmar los datos de contacto de los participantes
2 personas
Enviar instrucciones a los participantes
2 personas
Diseñar señales de aparcamiento
Crear un mapa para los visitantes
Crear tarjetas de nombre para los participantes
2 personas
Imprimir los carteles informativos
2 personas
Preparar las flechas de ruta
2 personas
Inventariar los suministros
2 personas
Comprobar la lista de la compra
2 personas
Hacer la compra
3 personas
Recoger los materiales
3 personas
Imprimir la lista de registro de coches
Preparar el catering
4 personas
Realizar una inspección del lugar
2 personas
Cerrar el recinto
4 personas
Trazar la ruta de aparcamiento
4 personas
Colocar mesas y sillas
5 personas
Montar el mostrador de registro
3 personas
Marcar las plazas de aparcamiento
4 personas
Colocar los paneles informativos
3 personas
Colgar la decoración
3 personas
Conectar la iluminación
2 personas
Asegurar los puntos de corriente
2 personas
Recibir los coches
5 personas
Guiar los coches a las plazas
5 personas
Publicar la información de los coches
3 personas
Enfriar las bebidas
3 personas
Preparar aperitivos
4 personas

Evento

Atender la mesa de registro
2 personas
Recibir a los visitantes
3 personas
Repartir pulseras
2 personas
Gestionar el tráfico y el aparcamiento
4 personas
Atender el mostrador de información
2 personas
Guiar el recorrido hacia los coches
2 personas
Servir aperitivos
3 personas
Servir las bebidas
3 personas
Rellenar las bebidas
2 personas
Reponer café y té
2 personas
Vaciar los contenedores de basura
2 personas
Comprobar los baños
2 personas
Reponer artículos de higiene
Fotografiar los coches y a los visitantes
2 personas
Repartir la votación del público
2 personas
Recopilar los votos del público
2 personas
Coordinar la entrega de premios
3 personas
Abrir la ruta de salida
3 personas
Guiar a los coches de salida
4 personas
Guiar la salida de visitantes
2 personas
Cerrar la recepción de inscripciones
2 personas
Hacer salir los coches con seguridad
4 personas

Seguimiento

Enfriar los restos de comida
2 personas
Recoger la vajilla
3 personas
Desmontar mesas y sillas
5 personas
Retirar la decoración
3 personas
Desconectar la iluminación
2 personas
Retirar las señales de aparcamiento
3 personas
Recoger la basura
4 personas
Limpiar el recinto
4 personas
Lavar la vajilla
3 personas
Limpiar el equipo
2 personas
Comprobar los materiales
2 personas
Guardar los materiales reutilizables
3 personas
Devolver el material alquilado
3 personas
Retirar los residuos
2 personas
Registrar objetos perdidos
Seleccionar fotos de los participantes
2 personas
Enviar mensaje de agradecimiento
Compartir fotos con los participantes
Comprobar facturas y depósito

Lo que necesitas

Agrupado como lo comprarías, con cantidades.

Mobiliario

Carpas de fiestacant. 3
Mesas plegablescant. 12
Sillas plegablescant. 80
Mostrador de registro
Taburetes de barcant. 6
Vallas de separacióncant. 24
Conoscant. 40
Conos de tráficocant. 30

Equipo

Neveras portátilescant. 6
Máquinas de cafécant. 2
Teterascant. 2
Jarras térmicascant. 4
Cables alargadorescant. 8
Regletascant. 8
Alfombrillas para cablescant. 12
Megáfono de mano
Walkie-talkiescant. 6
Cámara de fotoscant. 2
Baterías externascant. 4

Iluminación

Guirnaldas de luces LEDcant. 8
Focos LED de montajecant. 6
Linternas a pilascant. 8

Decoración

Banderola de salida y metacant. 2
Guirnaldascant. 8
Globoscant. 100
Pesos para globoscant. 8
Mantelescant. 12
Troféos de premiocant. 3
Photowall
Soportes para fondo fotográficocant. 2

Vajilla

Vasos reutilizablescant. 180
Tazas de cafécant. 80
Platoscant. 180
Cubiertoscant. 180
Bandejas de servircant. 12
Cucharones de servircant. 12
Cucharillas de cafécant. 80

Cocina

Tablas de cortarcant. 4
Cuchillo de chefcant. 4
Pinzas de servircant. 8
Acumuladores de fríocant. 24
Botellas térmicascant. 4
Contenedores de alimentoscant. 12
Papel de aluminiocant. 2
Recipientes herméticoscant. 12

Seguridad

Extintorescant. 4
Botiquines de primeros auxilioscant. 2
Chalecos reflectantescant. 12
Guantes de trabajocant. 12
Linternascant. 6

Registro

Tarjetas de nombrecant. 50
Pulserascant. 200
Rotuladorescant. 12
Bolígrafoscant. 30
Portapapelescant. 8
Papeletascant. 200
Caja registradora o caja de efectivo
Cambio en efectivo

Limpieza

Escobacant. 4
Recogedor y escobacant. 3
Fregonascant. 3
Cuboscant. 4
Papelelerascant. 12
Contenedores de basuracant. 4
Paños de limpiezacant. 24

Comunicación

Señales de aparcamientocant. 12
Flechas de rutacant. 20
Paneles informativoscant. 12
Folletos del programacant. 200
Planoscant. 200
Expositores de mesacant. 20

Catering

Compras

Consejos

Cierra el lugar y los permisos con al menos 6-8 semanas de antelación. Comprueba la capacidad real, las condiciones del seguro y si necesitas solicitar una autorización específica antes de abrir las inscripciones.
Pide en el formulario los datos del coche, las preferencias dietéticas y un teléfono de contacto. Envía las instrucciones definitivas a los participantes entre 5 y 7 días antes, incluyendo hora de llegada, acceso y ubicación asignada.
Diseña el recorrido de entrada, exposición y salida antes de colocar coches. Usa conos, vallas y señales visibles para separar el tráfico de visitantes, y prepara un mapa que indique aparcamiento, registro, baños y zonas de servicio.
Reserva con tiempo las mesas, sillas, carpas, baños y recogida de residuos. Para el registro y la coordinación, comprueba también los cables, regletas, alfombrillas, walkie-talkies, megáfono y baterías externas antes del montaje.
Haz una revisión del recinto el día anterior y otra al comenzar la jornada. Comprueba iluminación, señalización, puntos de electricidad, zonas de paso y el plan de seguridad; asigna responsables concretos para registro, tráfico y emergencias.

Preguntas frecuentes

¿Con cuánta antelación hay que organizar un salón del automóvil?: Empieza entre 6 y 8 semanas antes para reservar el lugar, tramitar permisos y contratar el seguro. Abre las inscripciones cuando la ubicación, la capacidad y las condiciones de participación estén confirmadas.
¿Qué información pedir a los participantes de un salón del automóvil?: Pide nombre, teléfono, matrícula o identificación del coche, modelo, dimensiones aproximadas y necesidades especiales. Cierra los datos entre 7 y 10 días antes para poder distribuir las plazas y enviar instrucciones precisas.
¿Cómo organizar el aparcamiento en un salón del automóvil?: Separa el acceso de los coches participantes del aparcamiento de visitantes y define una ruta de entrada y salida de un solo sentido cuando sea posible. Coloca las señales y los conos al menos 2 horas antes de abrir el recinto.
¿Cuándo hay que enviar las instrucciones a los participantes?: Envía una primera confirmación al completar la inscripción y las instrucciones finales entre 5 y 7 días antes. Incluye la hora de llegada, el punto de registro, la plaza asignada, el recorrido y un teléfono de contacto para el día del evento.

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