Checklist pour organiser un salon automobile

Un salon automobile demande plus qu’un espace où garer les voitures. Il faut coordonner les exposants, les visiteurs, les inscriptions, la circulation sur le parking et les règles de sécurité. Cette checklist de 90 tâches et 72 fournitures t’aide à avancer dans le bon ordre, depuis le choix du lieu jusqu’à l’accueil le jour J. Elle évite notamment les oublis fréquents concernant les autorisations, les informations sur les véhicules et la signalétique.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

Fixer la date et le lieu
2 personnes
Vérifier la capacité du lieu
Organiser l’assurance de l’événement
Vérifier le permis requis
Demander une autorisation
Inviter les participants en voiture
2 personnes
Envoyer les invitations aux visiteurs
2 personnes
Ouvrir le formulaire d'inscription en ligne
Publier la promotion sur les réseaux sociaux
2 personnes
Distribuer les affiches promotionnelles
3 personnes
Traiter les inscriptions
2 personnes
Recueillir les besoins alimentaires
Collecter les informations sur les voitures
2 personnes
Créer la répartition des participants
2 personnes
Créer l’agencement du parking
2 personnes
Faire la réservation du parking
Réserver la collecte des déchets
Faire la réservation des tables et des chaises
Vérifier la réservation des toilettes
Élaborer le parcours de circulation
2 personnes
Élaborer le plan de sécurité
2 personnes
Confirmer les coordonnées des participants
2 personnes
Envoyer les instructions aux participants
2 personnes
Concevoir les panneaux de stationnement
Créer un plan pour les visiteurs
Créer des badges nominaux pour les participants
2 personnes
Imprimer les panneaux d'information
2 personnes
Préparer les flèches de direction
2 personnes
Inventorier les fournitures
2 personnes
Vérifier la liste des courses
2 personnes
Faire les courses
3 personnes
Récupérer le matériel
3 personnes
Imprimer la liste d’inscription des voitures
Préparer le service traiteur
4 personnes
Effectuer le contrôle du site
2 personnes
Balisage du site
4 personnes
Mettre en place l’itinéraire de stationnement
4 personnes
Installer les tables et les chaises
5 personnes
Installer le comptoir d'enregistrement
3 personnes
Marquer les places de parking
4 personnes
Placer les panneaux d’information
3 personnes
Suspendre la décoration
3 personnes
Brancher l’éclairage
2 personnes
Sécuriser les points d'alimentation électrique
2 personnes
Accueillir les voitures
5 personnes
Guider les voitures vers les emplacements
5 personnes
Publier les informations sur les voitures
3 personnes
Mettre les boissons au frais
3 personnes
Préparer les en-cas
4 personnes

Événement

Tenir le bureau d’inscription
2 personnes
Accueillir les visiteurs
3 personnes
Distribuer les bracelets
2 personnes
Assurer la circulation du parking
4 personnes
Tenir le comptoir d'information
2 personnes
Guider les véhicules vers l’accès
2 personnes
Servir des amuse-bouches
3 personnes
Servir les boissons
3 personnes
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Réapprovisionner le café et le thé
2 personnes
Vider les poubelles
2 personnes
Vérifier les toilettes
2 personnes
Réapprovisionner les articles de toilette
Photographier les voitures et les visiteurs
2 personnes
Distribuer le bulletin de vote du public
2 personnes
Recueillir les votes du public
2 personnes
Animer la remise des prix
3 personnes
Ouvrir l'itinéraire de départ
3 personnes
Accompagner les voitures au départ
4 personnes
Accompagner la sortie des visiteurs
2 personnes
Fermer le comptoir d'inscription
2 personnes
Faire partir les voitures en toute sécurité
4 personnes

Suivi

Refroidir les restes alimentaires
2 personnes
Rassembler la vaisselle
3 personnes
Démonter les tables et les chaises
5 personnes
Retirer la décoration
3 personnes
Débrancher l’éclairage
2 personnes
Retirer les panneaux de stationnement
3 personnes
Rassembler les déchets
4 personnes
Nettoyer le site
4 personnes
Faire la vaisselle
3 personnes
Nettoyer l’équipement
2 personnes
Vérifier le matériel
2 personnes
Ranger les matériaux réutilisables
3 personnes
Retourner les matériels de location
3 personnes
Évacuer les déchets
2 personnes
Enregistrer les objets trouvés
Sélectionner les photos des participants
2 personnes
Envoyer un message de remerciement
Partager les photos avec les participants
Vérifier les factures et la caution

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tentes de réceptionqté 3
Tables pliantesqté 12
Chaises pliantesqté 80
Comptoir d'inscription
Tabourets de barqté 6
Barrières de sécuritéqté 24
Cônesqté 40
Cônes de signalisationqté 30

Équipement

Glacièresqté 6
Machines à caféqté 2
Bouilloiresqté 2
Thermosqté 4
Rallongesqté 8
Multiprisesqté 8
Passe-câblesqté 12
Mégaphone à main
Talkies-walkiesqté 6
Appareil photoqté 2
Batteries externesqté 4

Éclairage

Guirlandes LEDqté 8
Projecteurs LEDqté 6
Lampes à pilesqté 8

Décoration

Bannière de départ et d’arrivéeqté 2
Guirlandes de fanionsqté 8
Ballonsqté 100
Poids pour ballonsqté 8
Nappesqté 12
Trophéesqté 3
Mur photo
Supports de fond photoqté 2

Vaisselle

Verres réutilisablesqté 180
Tasses à caféqté 80
Assiettesqté 180
Couvertsqté 180
Plateaux de serviceqté 12
Cuillères de serviceqté 12
Cuillères à caféqté 80

Cuisine

Planches à découperqté 4
Couteau de chefqté 4
Pinces de serviceqté 8
Pains de glaceqté 24
Bouteilles isothermesqté 4
Conteneurs alimentairesqté 12
Papier aluminiumqté 2
Boîtes de conservationqté 12

Sécurité

Extincteursqté 4
Trousses de premiers secoursqté 2
Gilets de sécuritéqté 12
Gants de travailqté 12
Lampes de pocheqté 6

Inscription

Badges nominatifsqté 50
Braceletsqté 200
Marqueursqté 12
Stylos à billeqté 30
Presse-papiersqté 8
Bulletins de voteqté 200
Caisse ou coffre à argent
Monnaie pour la caisse

Nettoyage

Balaiqté 4
Pelle et balayetteqté 3
Serpillièresqté 3
Seauxqté 4
Poubellesqté 12
Conteneurs à déchetsqté 4
Chiffons de nettoyageqté 24

Communication

Panneaux de stationnementqté 12
Flèches de directionqté 20
Panneaux d'informationqté 12
Brochures du programmeqté 200
Plansqté 200
Présentoirs de tableqté 20

Catering

Courses

Conseils

Commence par le lieu et sa capacité : réserve le parking avant d’ouvrir les inscriptions, puis vérifie que l’espace permet de séparer les voitures exposées, les visiteurs et les zones de circulation.
Prévois les démarches administratives au moins 6 à 8 semaines avant le salon. L’assurance, le permis éventuellement requis et l’autorisation doivent être clarifiés avant toute communication publique.
Demande aux participants les informations sur leur voiture lors de l’inscription. Utilise ces données pour établir la répartition des véhicules et le plan de stationnement, plutôt que d’improviser les emplacements le jour même.
Envoie les consignes aux participants 7 jours avant l’événement : heure d’arrivée, accès, emplacement, sens de circulation et coordonnées de l’organisation. Un rappel 24 heures avant limite les retards et les appels de dernière minute.
Teste l’accueil et la circulation avant l’ouverture. Installe les cônes, barrières, panneaux et passe-câbles, puis vérifie les talkies-walkies, l’éclairage et les rallonges au moins 2 heures avant l’arrivée du public.

Questions fréquentes

Quand commencer à organiser un salon automobile ?: Commence idéalement 8 à 12 semaines avant la date prévue. Ce délai laisse le temps de réserver le lieu et le parking, d’obtenir les autorisations, de souscrire l’assurance et de gérer les inscriptions.
Combien de temps avant faut-il ouvrir les inscriptions ?: Ouvre le formulaire en ligne environ 4 à 6 semaines avant le salon. Ferme les inscriptions 5 à 7 jours avant l’événement afin de finaliser la répartition des voitures, le plan du parking et les besoins alimentaires.
Que faut-il envoyer aux participants avant un salon automobile ?: Envoie les instructions complètes au moins 7 jours avant : heure d’arrivée, accès, emplacement prévu, parcours de circulation et contact sur place. Un rappel la veille avec l’adresse et l’horaire réduit les erreurs d’arrivée.
Combien de temps prévoir pour installer un salon automobile ?: Prévois au minimum 3 à 4 heures pour installer les tables, chaises, barrières, cônes, panneaux, éclairages et comptoir d’inscription. Ajoute une vérification finale 30 minutes avant l’ouverture des visiteurs.

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