Zo organiseer je een bakkerijbeurs
Begin met de datum, locatie en omvang van de bakkerijbeurs. Daarna stel je de exposantenlijst samen en bouw je het programma rond demonstraties, proeverijen en bezoekersstromen. Regel vroeg de catering, vergunningen, verzekering en technische voorzieningen, want ovens, koeling, stroom en microfoons vragen meer voorbereiding dan alleen een tafelindeling. Werk vervolgens de plattegrond, standnummers, communicatie en vrijwilligersbezetting uit. Plan in de laatste week een controle van aanmeldingen, dieetwensen, drukwerk en alle benodigdheden.
Het plan, stap voor stap
Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.
Voorbereidingen
- 1
Beursdatum en locatie vastleggen
2 personen
- 2
Exposantenlijst samenstellen
2 personen
- 3
Exposanten uitnodigen
2 personen
- 4
Beursprogramma opstellen
2 personen
- 5
Demonstraties inplannen
2 personen
- 6
Aanmeldformulier openen
- 7
Uitnodigingen versturen
2 personen
- 8
Sociale media aankondiging plaatsen
- 9
Aanmeldingen verwerken
2 personen
- 10
Dieetwensen verzamelen
- 11
Exposanten bevestigen
2 personen
- 12
Catering reserveren
- 13
Vergunningen controleren
- 14
Verzekering controleren
- 15
Plattegrond van beurs maken
2 personen
- 16
Standnummers toewijzen
2 personen
- 17
Exposanteninformatie versturen
- 18
Naambadges ontwerpen
- 19
Programmafolders ontwerpen
- 20
Bewegwijzering ontwerpen
- 21
Drukwerk laten drukken
- 22
Betaalwijze voor entree regelen
- 23
Vrijwilligers indelen
2 personen
- 24
Boodschappenlijst controleren
2 personen
- 25
Exposanten laatste keer mailen
- 26
Voorraad houdbare producten kopen
2 personen
- 27
Servies en apparatuur controleren
2 personen
- 28
Bederfelijke producten kopen
2 personen
- 29
Locatie openen
2 personen
- 30
Leveringen aannemen
2 personen
- 31
Stands uitzetten
3 personen
- 32
Tafels en stoelen opstellen
4 personen
- 33
Exposantenstands inrichten
6 personen
- 34
Demonstratiekeuken opbouwen
3 personen
- 35
Koffie- en theepunt opbouwen
2 personen
- 36
Proefbuffet inrichten
3 personen
- 37
Decoratie ophangen
2 personen
- 38
Bewegwijzering plaatsen
2 personen
- 39
Geluidsinstallatie testen
2 personen
- 40
Stroompunten controleren
2 personen
- 41
Registratietafel klaarzetten
2 personen
- 42
Producten en allergenen labelen
3 personen
- 43
Hapjes portioneren
3 personen
- 44
Vrijwilligers instrueren
2 personen
Event
- 45
Exposanten ontvangen
3 personen
- 46
Registratie bemannen
2 personen
- 47
Bezoekers verwelkomen
3 personen
- 48
Programmafolders uitdelen
2 personen
- 49
Koffie en thee serveren
2 personen
- 50
Proeverij openen
3 personen
- 51
Dranken bijvullen
2 personen
- 52
Proefgerechten aanvullen
3 personen
- 53
Demonstraties begeleiden
2 personen
- 54
Sprekers aankondigen
- 55
Allergeneninformatie beantwoorden
- 56
Afvalbakken legen
2 personen
- 57
Toiletten controleren
- 58
Pauzeplanning uitvoeren
2 personen
- 59
Verloren voorwerpen registreren
- 60
Laatste bezoekers informeren
2 personen
- 61
Exposanten laten afbouwen
3 personen
Nazorg
- 62
Kassa afsluiten
2 personen
- 63
Proefproducten koelen
2 personen
- 64
Servies verzamelen
3 personen
- 65
Apparatuur uitschakelen
2 personen
- 66
Tafels en stoelen afbreken
4 personen
- 67
Decoratie verwijderen
2 personen
- 68
Afval sorteren en afvoeren
3 personen
- 69
Servies afwassen
3 personen
- 70
Locatie schoonmaken
4 personen
- 71
Gevonden voorwerpen veiligstellen
- 72
Huurmaterialen retourneren
2 personen
- 73
Restvoorraad opslaan
2 personen
- 74
Exposanten bedanken
- 75
Bezoekersmail versturen
Wat je nodig hebt
Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.
Meubilair
- Statafelsaantal 8
- Beurstafelsaantal 24
- Klantenstoelenaantal 48
- Exposantenstoelenaantal 30
- Tafelkledenaantal 30
- Kledingrekkenaantal 4
- Afzetpalenaantal 12
Servies
- Koffiekopjesaantal 150
- Waterglazenaantal 150
- Proefbordjesaantal 250
- Gebaksvorkjesaantal 250
- Theelepelsaantal 150
- Serveerschalenaantal 30
- Serveerbladenaantal 20
- Melkkannetjesaantal 8
- Suikerkommenaantal 8
Apparatuur
- Koffiezetapparatenaantal 3
- Waterkokersaantal 3
- Koelkastenaantal 2
- Koelboxenaantal 4
- Warmhoudbakkenaantal 4
- Inductiekookplatenaantal 2
- Ovensaantal 2
- Handmicrofoonsaantal 2
- Luidsprekersaantal 2
- Verlengkabelsaantal 8
- Stekkerdozenaantal 8
- Kassaboxenaantal 2
- Pinapparatenaantal 3
- Laptop
- Printer
Keuken
- Mengkommenaantal 8
- Maatbekersaantal 6
- Keukenweegschalenaantal 3
- Snijplankenaantal 6
- Koks- en broodmessenaantal 8
- Deegrollersaantal 4
- Spatelsaantal 8
- Gardeaantal 4
- Bakplatenaantal 12
- Bakvormenaantal 12
- Ovenwantenaantal 6
- Keukentangenaantal 6
- Snijmachinesaantal 2
- Producttangenaantal 20
- Voedselbakkenaantal 20
- Digitale thermometersaantal 4
Decoratie
- Beursbannersaantal 6
- Tafellopersaantal 30
- Decoratieve broodmandenaantal 20
- Bloemstukkenaantal 12
- Pijlbordenaantal 12
- Standbordjesaantal 30
Verlichting
- Led-lichtsnoerenaantal 8
- Led-bouwlampenaantal 6
Catering
- Boodschappen
Registratie
- Naambadgehoudersaantal 150
- Clipboardsaantal 6
- Pennenaantal 30
- Inschrijfformulierenaantal 200
- Programmafoldersaantal 250
- Polsbandjesaantal 250
- Kleingeldbakjesaantal 3
Schoonmaak
- Vuilnisbakkenaantal 12
- Afvalscheidingsbakkenaantal 4
- Bezemsetsaantal 3
- Dweilenaantal 3
- Emmersaantal 4
- Handdoekdispensersaantal 4
Veiligheid
- Brandblussersaantal 4
- Antislipmattenaantal 8
- Kabelmattenaantal 12
- Zaklampenaantal 4
Communicatie
- Portofoonsaantal 6
- Notitieblokkenaantal 12
- Contactlijstenaantal 12
Tips
- Leg de plattegrond vast voordat je exposanten standnummers geeft. Houd bij ovens, inductiekookplaten en koffieapparaten rekening met stroompunten en verlengkabels, en voorkom smalle doorgangen bij demonstraties.
- Plan demonstraties met een duidelijk begin- en eindtijdstip en controleer vooraf welke apparatuur iedere exposant nodig heeft. Reserveer handmicrofoons en luidsprekers niet pas op de beursdag zelf.
- Vraag dieetwensen direct bij de aanmelding uit en geef het definitieve aantal uiterlijk een week voor de beurs door aan de catering. Zo kun je ook koffie, water en proefservies passend inkopen.
- Stuur exposanteninformatie uiterlijk 7 dagen vooraf met route, opbouwtijd, standnummer, stroomafspraken en contactpersoon. Een laatste bevestigingsmail 2 tot 3 dagen voor de beurs voorkomt ontbrekende materialen en late wijzigingen.
- Tel servies en keukenmateriaal per gebruiksmoment, niet alleen per stand. Voor proeverijen heb je naast proefbordjes en gebaksvorkjes ook extra serveerbladen, waterglazen en afwas- of vervangingsmateriaal nodig.
Veelgestelde vragen
- Hoe lang van tevoren moet je een bakkerijbeurs organiseren?
- Begin minimaal 12 weken vooraf met datum, locatie en exposanten. Regel vergunningen, verzekering en catering bij voorkeur uiterlijk 6 tot 8 weken voor de beurs.
- Hoe maak je een goede indeling voor een bakkerijbeurs?
- Zet demonstratiestands op een plek met zichtlijnen en voldoende ruimte voor publiek. Maak de plattegrond uiterlijk 4 weken vooraf, wijs daarna de standnummers toe en controleer alle stroompunten.
- Wanneer moet je exposanten uitnodigen voor een bakkerijbeurs?
- Stuur de eerste uitnodigingen ongeveer 10 weken voor de beurs, zodat exposanten hun deelname kunnen plannen. Vraag aanmeldingen uiterlijk 3 weken vooraf af te ronden en bevestig daarna de definitieve standindeling.
- Hoeveel tijd kost de opbouw van een bakkerijbeurs?
- Plan minimaal 3 uur voor tafels, stoelen, tafelkleden, bewegwijzering en stands. Reken extra tijd voor ovens, koelkasten, warmhoudbakken, kabels en een technische test van microfoons en luidsprekers.
Start dit plan in Lizzt
Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.
Organiseer dit event gratis met LizztOrganiseer gratis en nodig je contacten uit!