LizztLIZZT
nlLanguage — Nederlands

Checklist voor een goed georganiseerde autodelenactie

Een autodelenactie vraagt meer voorbereiding dan alleen auto’s en deelnemers verzamelen. Je regelt vooraf een duidelijke route, demonstratieauto’s, informatievoorziening en een werkende aanmeldprocedure. Op de dag zelf moeten parkeren, ontvangst, koffie en techniek tegelijk klaarstaan. Deze checklist helpt je om de voorbereiding in de juiste volgorde te doen en voorkomt dat routepijlen, inschrijfformulieren of stroomaansluitingen pas op het laatste moment worden geregeld.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

  • Datum en locatie vastleggen

    2 personen

  • Vergunningen en meldingen controleren

    2 personen

  • Deelnemersdoelgroep bepalen

    2 personen

  • Programma en route opstellen

    3 personen

  • Informatieverstrekkers benaderen

    2 personen

  • Demonstratieauto's reserveren

    2 personen

  • Uitnodigingen versturen

    2 personen

  • Promotieberichten plaatsen

    2 personen

  • Aanmeldformulier openen

  • Aanmeldingen verwerken

    2 personen

  • Dieetwensen verzamelen

  • Vrijwilligers inroosteren

    2 personen

  • Deelnemersinformatie versturen

    2 personen

  • Inschrijfformulieren afdrukken

  • Route en parkeerplaatsen controleren

    2 personen

  • Boodschappen doen

    2 personen

  • Dranken koelen

    2 personen

  • Materialen verzamelen

    3 personen

Event

  • Locatie openen

    2 personen

  • Tafels en stoelen opstellen

    4 personen

  • Partytenten opzetten

    4 personen

  • Informatieborden plaatsen

    3 personen

  • Demonstratieauto's positioneren

    3 personen

  • Aanmeldbalie inrichten

    2 personen

  • Koffiepunt klaarzetten

    2 personen

  • Vrijwilligers instrueren

    2 personen

  • Bezoekers ontvangen

    3 personen

  • Autodelen uitleggen

    4 personen

  • Proefritten begeleiden

    3 personen

  • Aanmeldingen registreren

    2 personen

  • Koffie en thee serveren

    2 personen

  • Hapjes serveren

    2 personen

  • Dranken bijvullen

    2 personen

  • Afvalbakken legen

    2 personen

  • Laatste bezoekers uitzwaaien

    2 personen

Nazorg

  • Demonstratieauto's terugbrengen

    3 personen

  • Materialen afbreken

    4 personen

  • Tafels en stoelen opruimen

    4 personen

  • Servies afwassen

    2 personen

  • Locatie schoonmaken

    4 personen

  • Afval afvoeren

    2 personen

  • Materialen retourneren

    2 personen

  • Aanmeldgegevens opvolgen

    2 personen

  • Bedankbericht versturen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

  • Partytentenaantal 2
  • Klaptafelsaantal 6
  • Statafelsaantal 4
  • Klapstoelenaantal 30
  • Tafelkledenaantal 6

Apparatuur

  • Demonstratieauto'saantal 3
  • Laptopaantal 2
  • Tabletsaantal 3
  • Mobiele wifi-router
  • Verlengkabelsaantal 3
  • Stekkerdozenaantal 3
  • Powerbanksaantal 4

Communicatie

  • Informatiebordenaantal 8
  • Routepijlenaantal 12
  • Flyersaantal 250
  • Inschrijfformulierenaantal 100
  • Pennenaantal 20
  • Naamstickersaantal 100
  • Klembordenaantal 6

Servies

  • Herbruikbare bekersaantal 100
  • Koffiekopjesaantal 40
  • Bordenaantal 60
  • Besteksetsaantal 60
  • Serveerplankenaantal 6

Keuken

  • Koffiezetapparatenaantal 2
  • Waterkokersaantal 2
  • Thermoskannenaantal 4
  • Koelboxenaantal 4
  • Scharenaantal 4
  • Plakbandrollenaantal 6

Veiligheid

  • EHBO-set
  • Reflecterende hesjesaantal 8

Verlichting

  • Ledlichtslingersaantal 4
  • Batterijlantaarnsaantal 4

Schoonmaak

  • Afvalbakkenaantal 6
  • Afvalgrijpersaantal 2
  • Bezemsetsaantal 2

Catering

  • Boodschappen

Tips

  • Leg datum, locatie, route en parkeerplaatsen uiterlijk vier weken vooraf vast. Controleer meteen of een vergunning of melding nodig is en plan ruimte voor de demonstratieauto’s en partytenten.
  • Open de aanmelding zodra programma en doelgroep duidelijk zijn, bij voorkeur drie weken voor de actie. Vraag daarbij dieetwensen uit en stuur deelnemersinformatie uiterlijk drie dagen vooraf met route, parkeerinstructies en begintijd.
  • Plan demonstratieauto’s en informatieverstrekkers niet alleen inhoudelijk, maar ook per tijdsblok. Zet voor iedere vrijwilliger een taak en aanwezigheidsuur in het rooster, zodat de aanmeldbalie, routebegeleiding en het koffiepunt bezet zijn.
  • Test laptop, tablets en mobiele wifi-router minimaal één dag vooraf. Leg verlengkabels, stekkerdozen en powerbanks apart klaar en print inschrijfformulieren als back-up wanneer internet of stroom uitvalt.
  • Begin op de actiedag minstens twee uur voor ontvangst met opbouwen. Zet eerst tafels, stoelen, partytenten en informatieborden neer; plaats daarna routepijlen, demonstratieauto’s, aanmeldbalie, koffiezetapparaten en gekoelde dranken.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik een autodelenactie organiseren?
Begin bij voorkeur vier tot zes weken vooraf. In die periode kun je datum en locatie vastleggen, vergunningen controleren, demonstratieauto’s reserveren, promotie starten en voldoende vrijwilligers inroosteren.
Wanneer moet ik de aanmeldingen voor een autodelenactie openen?
Open het aanmeldformulier ongeveer drie weken voor de actie. Sluit de inschrijving twee tot drie dagen vooraf, zodat je aantallen, dieetwensen, inschrijfformulieren en catering kunt bijwerken.
Hoeveel tijd heb ik nodig om een autodelenactie op te bouwen?
Reserveer minimaal twee uur voor de opbouw. Daarin plaats je meubilair en partytenten, richt je de aanmeldbalie en het koffiepunt in, test je de apparatuur en zet je informatieborden en demonstratieauto’s klaar.
Wat moet ik doen als de wifi of aanmeldtablet uitvalt?
Gebruik inschrijfformulieren op papier als directe back-up en leg pennen en klemborden bij de balie. Test de mobiele wifi-router vooraf en laad powerbanks op, zodat je bij een storing niet volledig afhankelijk bent van één verbinding of stopcontact.

Plannen die hierop lijken

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Organiseer gratis en nodig je contacten uit!