Organiser une action d’autopartage sans rien oublier
Une action d’autopartage réussie repose sur un parcours simple : inscription, accueil, présentation des véhicules et informations pratiques. Commence par fixer la date et le lieu, puis vérifie les autorisations avant d’ouvrir les inscriptions. Prépare ensuite l’itinéraire, les voitures de démonstration et les bénévoles qui orienteront les participants. Le jour J, le comptoir d’inscription, la connexion internet et la signalétique doivent être opérationnels avant l’arrivée du premier participant.
Le plan, étape par étape
Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.
Préparatifs
Fixer la date et le lieu
2 personnes
Vérifier les autorisations et les déclarations
2 personnes
Définir le public cible des participants
2 personnes
Établir le programme et l’itinéraire
3 personnes
Contacter les personnes d’information
2 personnes
Réserver les voitures de démonstration
2 personnes
Envoyer les invitations
2 personnes
Publier des messages promotionnels
2 personnes
Ouvrir le formulaire d’inscription
Traiter les inscriptions
2 personnes
Recueillir les besoins alimentaires
Planifier les bénévoles
2 personnes
Envoyer les informations aux participants
2 personnes
Imprimer les formulaires d’inscription
Vérifier l’itinéraire et les places de parking
2 personnes
Faire les courses
2 personnes
Refroidir les boissons
2 personnes
Rassembler le matériel
3 personnes
Événement
Ouvrir le lieu
2 personnes
Installer les tables et les chaises
4 personnes
Installer les tentes de fête
4 personnes
Placer les panneaux d’information
3 personnes
Positionner les voitures de démonstration
3 personnes
Aménager le comptoir d'inscription
2 personnes
Préparer le point café
2 personnes
Briefer les bénévoles
2 personnes
Accueillir les visiteurs
3 personnes
Expliquer l’autopartage
4 personnes
Encadrer les essais sur route
3 personnes
Enregistrer les inscriptions
2 personnes
Servir le café et le thé
2 personnes
Servir des amuse-bouches
2 personnes
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Vider les poubelles
2 personnes
Accompagner les derniers visiteurs
2 personnes
Suivi
Renvoyer les voitures de démonstration
3 personnes
Démonter le matériel
4 personnes
Ranger les tables et les chaises
4 personnes
Faire la vaisselle
2 personnes
Nettoyer le lieu
4 personnes
Évacuer les déchets
2 personnes
Retourner les matériels
2 personnes
Suivre les données d'inscription
2 personnes
Envoyer un message de remerciement
Ce qu'il vous faut
Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.
Mobilier
- Tentes de réceptionqté 2
- Tables pliantesqté 6
- Tables hautesqté 4
- Chaises pliantesqté 30
- Nappesqté 6
Équipement
- Voitures de démonstrationqté 3
- Ordinateur portableqté 2
- Tablettesqté 3
- Routeur Wi-Fi mobile
- Rallongesqté 3
- Multiprisesqté 3
- Batteries externesqté 4
Communication
- Panneaux d'informationqté 8
- Flèches de directionqté 12
- Flyersqté 250
- Formulaires d'inscriptionqté 100
- Stylosqté 20
- Étiquettes nominativesqté 100
- Presse-papiersqté 6
Vaisselle
- Gobelets réutilisablesqté 100
- Tasses à caféqté 40
- Assiettesqté 60
- Couvertsqté 60
- Planches de serviceqté 6
Cuisine
- Machines à caféqté 2
- Bouilloiresqté 2
- Thermosqté 4
- Glacièresqté 4
- Ciseauxqté 4
- Rouleaux de ruban adhésifqté 6
Sécurité
- Trousse de premiers secours
- Gilets réfléchissantsqté 8
Éclairage
- Guirlandes lumineuses LEDqté 4
- Lampes à pilesqté 4
Nettoyage
- Poubellesqté 6
- Pinces à déchetsqté 2
- Sets de balaiqté 2
Catering
- Courses
Conseils
- Bloque les voitures de démonstration au moins 3 à 4 semaines avant l’action. Vérifie aussi qui les récupère, où elles stationnent et dans quel ordre elles seront présentées.
- Ferme les inscriptions quelques jours avant l’événement pour traiter les réponses et les besoins alimentaires. Imprime les formulaires, les listes de participants et les étiquettes nominatives la veille.
- Teste l’itinéraire et les places de parking avant d’envoyer les informations finales. Prévois des flèches visibles depuis l’entrée jusqu’au stationnement et au comptoir d’inscription.
- Prépare le point d’accueil avec un ordinateur ou une tablette, un routeur Wi-Fi mobile, des batteries externes et des stylos. Sans solution de secours, une panne de connexion peut ralentir toute l’inscription.
- Installe les tables, les chaises, les tentes et les panneaux avant l’ouverture du lieu. Mets les boissons au frais et prépare le café suffisamment tôt pour ne pas devoir gérer la logistique pendant l’accueil.
Questions fréquentes
- Quand commencer à organiser une action d’autopartage ?
- Commence idéalement 4 à 6 semaines avant la date prévue. Ce délai laisse le temps de réserver les voitures, vérifier les autorisations, ouvrir les inscriptions et organiser les bénévoles.
- Combien de temps avant faut-il ouvrir les inscriptions ?
- Ouvre le formulaire environ 3 semaines avant l’action et fixe une date de clôture 3 à 5 jours avant. Tu pourras ainsi confirmer les participants, leurs besoins et les informations pratiques.
- Que faut-il prévoir pour l’accueil des participants ?
- Prévois un comptoir installé au moins 30 minutes avant l’ouverture, avec les formulaires, stylos, presse-papiers, étiquettes nominatives et une connexion de secours. Ajoute une personne dédiée à l’inscription pendant la première heure.
- Quand installer les voitures et la signalétique ?
- Positionne les voitures de démonstration et les panneaux avant l’arrivée du public, idéalement 60 à 90 minutes à l’avance. Fais un dernier contrôle de l’itinéraire, des places de parking et des flèches directionnelles juste avant l’ouverture.
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