Checklist para organizar una campaña de coche compartido
Una campaña de coche compartido necesita más coordinación que una simple jornada informativa. Antes de abrir las inscripciones tendrás que cerrar la fecha, el lugar, los permisos, el público y la ruta. Después vienen los participantes, los voluntarios, los coches de demostración y la información práctica sobre aparcamientos y horarios. Esta checklist reúne 44 tareas y 38 materiales para avanzar en el orden correcto y evitar que falten formularios, conexión o señalización el día del evento.
El plan, paso a paso
Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.
Preparativos
Fijar fecha y lugar
2 personas
Comprobar permisos y notificaciones
2 personas
Definir el público objetivo de los participantes
2 personas
Elaborar el programa y la ruta
3 personas
Contactar a los informadores
2 personas
Reservar coches de demostración
2 personas
Enviar invitaciones
2 personas
Publicar mensajes promocionales
2 personas
Abrir el formulario de inscripción
Gestionar inscripciones
2 personas
Recoger preferencias dietéticas
Programar a los voluntarios
2 personas
Enviar información a los participantes
2 personas
Imprimir los formularios de inscripción
Comprobar la ruta y los aparcamientos
2 personas
Hacer la compra
2 personas
Enfriar bebidas
2 personas
Reunir los materiales
3 personas
Evento
Abrir la ubicación
2 personas
Colocar mesas y sillas
4 personas
Montar carpas
4 personas
Colocar los paneles informativos
3 personas
Colocar los coches de demostración
3 personas
Montar el mostrador de registro
2 personas
Preparar el rincón del café
2 personas
Instruir a los voluntarios
2 personas
Recibir a los visitantes
3 personas
Explicar el uso compartido de coches
4 personas
Guiar las pruebas de conducción
3 personas
Registrar inscripciones
2 personas
Servir café y té
2 personas
Servir aperitivos
2 personas
Rellenar las bebidas
2 personas
Vaciar los contenedores de basura
2 personas
Despedir a los últimos visitantes
2 personas
Seguimiento
Devolver los coches de demostración
3 personas
Desmontar los materiales
4 personas
Recoger mesas y sillas
4 personas
Lavar la vajilla
2 personas
Limpiar el lugar
4 personas
Retirar los residuos
2 personas
Devolver los materiales
2 personas
Dar seguimiento a los datos de registro
2 personas
Enviar mensaje de agradecimiento
Lo que necesitas
Agrupado como lo comprarías, con cantidades.
Mobiliario
- Carpas de fiestacant. 2
- Mesas plegablescant. 6
- Mesas altascant. 4
- Sillas plegablescant. 30
- Mantelescant. 6
Equipo
- Coches de demostracióncant. 3
- Portátilcant. 2
- Tabletscant. 3
- Router wifi móvil
- Cables alargadorescant. 3
- Regletascant. 3
- Baterías externascant. 4
Comunicación
- Paneles informativoscant. 8
- Flechas de rutacant. 12
- Folletoscant. 250
- Formularios de inscripcióncant. 100
- Bolígrafoscant. 20
- Pegatinas con nombrecant. 100
- Portapapelescant. 6
Vajilla
- Vasos reutilizablescant. 100
- Tazas de cafécant. 40
- Platoscant. 60
- Cubiertoscant. 60
- Tablas para servircant. 6
Cocina
- Máquinas de cafécant. 2
- Teterascant. 2
- Termoscant. 4
- Neveras portátilescant. 4
- Tijerascant. 4
- Rollos de cinta adhesivacant. 6
Seguridad
- Botiquín de primeros auxilios
- Chalecos reflectantescant. 8
Iluminación
- Guirnaldas de luces LEDcant. 4
- Linternas a pilascant. 4
Limpieza
- Papeleracant. 6
- Pinzas para residuoscant. 2
- Sets de escobacant. 2
Catering
- Compras
Consejos
- Cierra la ruta y los aparcamientos antes de publicar la invitación. Comprueba el recorrido en persona y prepara flechas de ruta y paneles informativos para los puntos donde alguien pueda dudar.
- Abre las inscripciones con tiempo suficiente para revisar los datos. Recoge también las preferencias dietéticas y envía la información final a los participantes antes del día de la campaña.
- No dejes la conexión para el montaje. Prueba el portátil, las tablets y el router wifi móvil en el lugar, y lleva baterías externas, cables alargadores y regletas como respaldo.
- Programa a los voluntarios por funciones y franjas horarias. El registro, la orientación de la ruta, los coches de demostración y el rincón del café no deberían depender de una sola persona.
- Monta primero el registro y la señalización, y después las mesas, sillas, carpas y coches de demostración. Enfría las bebidas con antelación y prepara termos, tazas y vasos reutilizables antes de abrir la ubicación.
Preguntas frecuentes
- ¿Con cuánta antelación hay que organizar una campaña de coche compartido?
- Empieza al menos 4 semanas antes. Ese margen permite fijar fecha y lugar, comprobar permisos, cerrar la ruta, contactar a los informadores y abrir las inscripciones sin improvisar.
- ¿Cuándo debo abrir el formulario de inscripción?
- Ábrelo entre 2 y 3 semanas antes de la campaña. Revisa las inscripciones varias veces por semana y envía las instrucciones definitivas cuando la ruta, los aparcamientos y los horarios estén confirmados.
- ¿Qué hay que comprobar el día anterior?
- El día anterior verifica la ruta, los aparcamientos, los permisos, la conexión wifi y el funcionamiento de las tablets y el portátil. También reúne los formularios, bolígrafos, pegatinas con nombre, paneles y materiales de montaje.
- ¿Cuánto tiempo antes se monta una campaña de coche compartido?
- Reserva entre 2 y 3 horas para abrir la ubicación, montar carpas, mesas y sillas, colocar la señalización, preparar el registro y situar los coches de demostración. Añade tiempo si el montaje requiere transportar materiales desde otro punto.
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