Checkliste für eine Carsharing-Aktion
Eine Carsharing-Aktion braucht mehr als ein paar Vorführwagen und einen Infostand. Du musst Strecke, Parkplätze, Anmeldungen, Technik und Helfer so planen, dass Besucher sich vor Ort schnell orientieren können. Besonders häufig werden Genehmigungen, mobile Internetverbindung und die Beschilderung zu spät geklärt. Arbeite die Checkliste in dieser Reihenfolge ab: erst Rahmen und Route, dann Teilnehmerkommunikation, zuletzt Aufbau, Fahrzeuge und Kaffeestation.
Der Plan, Schritt für Schritt
Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.
Vorbereitungen
Datum und Ort festlegen
2 Personen
Genehmigungen und Meldungen prüfen
2 Personen
Teilnehmerzielgruppe festlegen
2 Personen
Programm und Route erstellen
3 Personen
Informationsanbieter kontaktieren
2 Personen
Vorführwagen reservieren
2 Personen
Einladungen verschicken
2 Personen
Werbebeiträge veröffentlichen
2 Personen
Anmeldeformular öffnen
Anmeldungen bearbeiten
2 Personen
Ernährungswünsche erfassen
Freiwillige einteilen
2 Personen
Teilnehmerinformationen versenden
2 Personen
Anmeldeformulare ausdrucken
Route und Parkplätze überprüfen
2 Personen
Einkaufen gehen
2 Personen
Getränke kühlen
2 Personen
Materialien zusammenstellen
3 Personen
Event
Location öffnen
2 Personen
Tische und Stühle aufstellen
4 Personen
Partyzelte aufbauen
4 Personen
Informationsschilder aufstellen
3 Personen
Vorführfahrzeuge positionieren
3 Personen
Anmeldeschalter einrichten
2 Personen
Kaffeestation vorbereiten
2 Personen
Freiwillige einweisen
2 Personen
Besucher empfangen
3 Personen
Carsharing erklären
4 Personen
Probefahrten begleiten
3 Personen
Anmeldungen erfassen
2 Personen
Kaffee und Tee servieren
2 Personen
Snacks servieren
2 Personen
Getränke nachfüllen
2 Personen
Mülleimer leeren
2 Personen
Die letzten Besucher verabschieden
2 Personen
Nachbereitung
Demonstrationsautos zurückbringen
3 Personen
Materialien abbauen
4 Personen
Tische und Stühle aufräumen
4 Personen
Geschirr abwaschen
2 Personen
Location reinigen
4 Personen
Abfall entsorgen
2 Personen
Materialien zurückgeben
2 Personen
Anmeldedaten nachverfolgen
2 Personen
Dankesnachricht versenden
Was du brauchst
So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.
Mobiliar
- PartyzelteAnz. 2
- KlappischeAnz. 6
- StehtischeAnz. 4
- KlappstühleAnz. 30
- TischdeckenAnz. 6
Ausstattung
- DemonstrationsautosAnz. 3
- LaptopAnz. 2
- TabletsAnz. 3
- Mobiler WLAN-Router
- VerlängerungskabelAnz. 3
- VerlängerungskabelAnz. 3
- PowerbanksAnz. 4
Kommunikation
- InfotafelnAnz. 8
- WegweiserAnz. 12
- FlyerAnz. 250
- AnmeldeformulareAnz. 100
- StifteAnz. 20
- NamensaufkleberAnz. 100
- KlemmbretterAnz. 6
Geschirr
- Wiederverwendbare BecherAnz. 100
- KaffeetassenAnz. 40
- TellerAnz. 60
- BestecksetsAnz. 60
- ServierbretterAnz. 6
Küche
- KaffeemaschinenAnz. 2
- WasserkocherAnz. 2
- ThermoskannenAnz. 4
- KühlboxenAnz. 4
- ScherenAnz. 4
- KlebebandrollenAnz. 6
Sicherheit
- Erste-Hilfe-Set
- WarnwestenAnz. 8
Beleuchtung
- LED-LichterkettenAnz. 4
- BatterielaternenAnz. 4
Reinigung
- AbfallbehälterAnz. 6
- AbfallgreiferAnz. 2
- BesensetsAnz. 2
Catering
- Einkäufe
Tipps
- Kläre Genehmigungen und Meldungen frühzeitig, bevor du Route, Parkplatz und Vorführwagen verbindlich zusagst. Prüfe außerdem, ob für Zelte, Infotafeln oder eine Fahrzeugvorführung zusätzliche Vorgaben gelten.
- Öffne das Anmeldeformular erst, wenn Zielgruppe, Programm und Route feststehen. Verschicke die Teilnehmerinformationen spätestens einige Tage vor der Aktion und erfasse Ernährungswünsche direkt bei der Anmeldung.
- Plane den Anmeldeschalter mit ausgedruckten Formularen, Klemmbrettern, Stiften und Namensaufklebern. Halte zusätzlich Tablets, Laptop, mobilen WLAN-Router und Powerbanks bereit, damit die Registrierung nicht an einem leeren Akku oder fehlendem Empfang scheitert.
- Überprüfe Route und Parkplätze vor dem Veranstaltungstag tatsächlich vor Ort. Stelle Wegweiser und Informationstafeln so auf, dass Besucher vom Parkplatz zum Anmeldeschalter und anschließend zu den Demonstrationsautos geführt werden.
- Bereite Getränke, Kaffeetassen, wiederverwendbare Becher und Thermoskannen vor dem Öffnen der Location vor. Baue Kaffeestation, Tische, Stühle und Partyzelte zuerst auf; positioniere die Vorführfahrzeuge erst danach, damit Wege und Sicherheitsabstände frei bleiben.
Häufige Fragen
- Wie früh muss ich eine Carsharing-Aktion anmelden?
- Prüfe Genehmigungen und Meldungen mindestens 4 bis 6 Wochen vor dem Termin. Sobald Ort, Route und geplante Fahrzeugvorführung feststehen, kannst du die zuständigen Stellen verbindlich kontaktieren.
- Wann sollte das Anmeldeformular für eine Carsharing-Aktion online gehen?
- Öffne die Anmeldung, sobald Zielgruppe, Programm und Route festgelegt sind, idealerweise 3 bis 4 Wochen vor der Aktion. Verschicke die gesammelten Teilnehmerinformationen spätestens 3 Tage vorher.
- Wie viele Helfer brauche ich für eine Carsharing-Aktion?
- Plane mindestens 1 Person für den Anmeldeschalter, 1 Person für die Kaffeestation und je 1 Ansprechperson pro wichtiger Station oder Fahrzeuggruppe ein. Für Aufbau und Abbau solltest du zusätzlich 2 bis 4 Helfer zeitgleich einteilen.
- Wann sollen die Vorführwagen aufgestellt werden?
- Positioniere die Demonstrationsautos nach dem Aufbau von Zelten, Tischen, Beschilderung und Anmeldeschalter. Rechne dafür am Veranstaltungstag mindestens 60 Minuten vor dem Einlass ein, damit Route, Parkflächen und Abstände noch geprüft werden können.
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