Checklist para organizar un salón del automóvil sin imprevistos
Organizar un salón del automóvil exige coordinar expositores, vehículos, stands y visitantes en un mismo horario. Empieza por fijar la fecha, los horarios y el sistema de inscripción; después confirma qué coche lleva cada expositor y asigna su espacio. Durante la última semana, cierra el plano, la señalización, el aparcamiento y el catering. El día del evento, reserva tiempo para registrar a los participantes, marcar el suelo y comprobar que cada coche llega a la hora prevista.
El plan, paso a paso
Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.
Preparativos
Fijar la fecha y los horarios de la feria
Preparar la lista de expositores
2 personas
Enviar invitaciones
2 personas
Publicar el formulario de inscripción
Gestionar inscripciones
2 personas
Recoger preferencias dietéticas
Confirmar expositores
2 personas
Recoger la información de los coches
2 personas
Hacer el plano de puestos
2 personas
Asignar números de stand
Enviar las instrucciones de montaje
Elaborar el plan de aparcamiento
Diseñar la señalización
Preparar tarjetas de nombre
2 personas
Imprimir carteles informativos
Clasificar pulseras y entradas
2 personas
Pedir el catering
Hacer la compra
2 personas
Confirmar la hora de llegada de los coches
Enfriar las bebidas
2 personas
Preparar la mesa de registro
2 personas
Montar el mostrador de recepción
2 personas
Marcar los suelos de los stands
3 personas
Montar mesas
3 personas
Colocar las sillas
3 personas
Instalar los paneles del stand
4 personas
Conectar la iluminación
2 personas
Ocultar los alargadores
2 personas
Colgar los paneles informativos
2 personas
Colocar la señalización
2 personas
Recibir a los expositores
3 personas
Guiar los coches hasta los stands
4 personas
Colocar los coches en los stands
4 personas
Cerrar los coches de forma segura
2 personas
Actualizar la información del coche
2 personas
Dejar los folletos listos por stand
2 personas
Montar el punto de café
2 personas
Preparar los aperitivos
2 personas
Realizar la iluminación de prueba
2 personas
Comprobar los baños
Comprobar la entrada y la ruta
2 personas
Evento
Registrar a los visitantes
3 personas
Dar la bienvenida a los visitantes
2 personas
Repartir el programa
2 personas
Responder las preguntas de la ruta
2 personas
Apoyar a los expositores
2 personas
Servir café y té
2 personas
Servir aperitivos
2 personas
Rellenar las bebidas
2 personas
Vaciar los contenedores de basura
2 personas
Limpiar las mesas entre usos
2 personas
Comprobar los baños periódicamente
Comprobar la iluminación periódicamente
Guiar a los visitantes hacia la salida
2 personas
Despedir a los últimos visitantes
2 personas
Seguimiento
Recoger las bebidas y los aperitivos
3 personas
Recoger material promocional
3 personas
Guiar los coches de los stands
4 personas
Desmontar las paredes del stand
4 personas
Apilar mesas y sillas
3 personas
Retirar la iluminación y los cables
2 personas
Recoger la basura
3 personas
Lavar la vajilla
2 personas
Barrer los suelos
2 personas
Fregar los suelos
2 personas
Limpiar los baños
2 personas
Recoger objetos perdidos
Inventariar materiales
2 personas
Devolver el material prestado
2 personas
Guardar los restos refrigerados
Devolver los objetos del lugar
2 personas
Informar a los expositores sobre la salida
Registrar objetos perdidos
Lo que necesitas
Agrupado como lo comprarías, con cantidades.
Mobiliario
- Mesas de exposicióncant. 12
- Sillas plegablescant. 40
- Mostradores de registrocant. 2
- Taburetes de barcant. 6
- Paredes para standscant. 12
- Postes separadorescant. 24
- Cinta de balizamientocant. 6
- Manteles para mesascant. 12
- Señales de aparcamientocant. 10
- Esteras de suelocant. 12
Equipo
- Portátilcant. 2
- Tabletscant. 3
- Datáfonoscant. 2
- Impresora de etiquetas
- Impresora
- Candados para portátilescant. 2
- Cargadores móvilescant. 6
- Cables alargadorescant. 10
- Regletascant. 8
- Focos LEDcant. 8
- Megáfono de mano
- Walkie-talkiescant. 6
- Neveras portátilescant. 4
- Termoscant. 6
- Máquinas de cafécant. 2
- Teterascant. 2
- Micrófonos de mesacant. 2
Vajilla
- Tazas de cafécant. 120
- Vasoscant. 150
- Platoscant. 120
- Tenedorescant. 120
- Cuchilloscant. 120
- Cucharillascant. 120
- Bandejas de servircant. 12
- Cucharones de servircant. 12
- Cucharillas de cafécant. 12
Decoración
- Banderas publicitariascant. 6
- Banderascant. 12
- Decoración de mesacant. 12
- Soportes para panelescant. 12
- Portatarjetas de nombrecant. 30
- Guirnaldas de lucescant. 4
Catering
- Cafécant. 2
- Té
- Compras
Artículos de papel
- Folletos del programacant. 150
- Tarjetas de standcant. 12
- Tarjetas de nombrecant. 30
- Entradascant. 200
- Credenciales de expositorcant. 30
- Carteles direccionalescant. 20
- Tarjetas para cochecant. 20
- Sobrescant. 100
- Etiquetas adhesivascant. 200
Limpieza
- Papeleracant. 12
- Papelera para puestoscant. 12
- Aspiradora
- Escobascant. 3
- Recogedor y escobacant. 3
- Fregonascant. 3
- Cuboscant. 3
- Paños de limpiezacant. 20
- Escobillas de bañocant. 4
- Guantes de gomacant. 6
Cocina
- Tablas de cortarcant. 4
- Cuchilloscant. 6
- Pinzas de servircant. 6
- Placas refrigerantescant. 6
- Jarras de aguacant. 8
- Dispensadores de bebidascant. 4
- Abrebotellascant. 4
- Sacacorchoscant. 3
- Cajas de almacenamientocant. 12
- Acumuladores de fríocant. 24
Seguridad
- Alfombrillas para cablescant. 12
- Señales de advertenciacant. 8
- Guantes de trabajocant. 12
- Linternascant. 4
- Extintorescant. 4
Otros
- Cajas de herramientascant. 2
- Bridascant. 100
- Tijerascant. 6
- Grapadorascant. 3
- Grapascant. 6
- Portapapelescant. 6
- Contenedores rodantescant. 4
- Carros de transportecant. 4
Consejos
- Cierra la lista de expositores y la información de cada coche al menos 7 días antes. Así podrás asignar números de stand, preparar las tarjetas de nombre y enviar instrucciones de montaje sin cambios de última hora.
- Publica el formulario de inscripción con una fecha límite clara, idealmente 10-14 días antes del salón. Incluye las preferencias dietéticas para que el pedido de catering no se base en estimaciones.
- Envía el plano de puestos y las instrucciones de montaje 5-7 días antes. Indica el número de stand, la hora de llegada del coche, la entrada de carga y dónde deben aparcar los vehículos una vez colocados.
- Prepara la mesa de registro con el portátil o las tablets, datáfonos, impresora, pulseras y entradas como mínimo 60 minutos antes de abrir. Comprueba también los cargadores, cables alargadores y regletas antes de que lleguen los primeros visitantes.
- Enfría las bebidas y coloca café, té, tazas, vasos y platos antes del montaje final. Deja la señalización de aparcamiento visible desde la entrada y usa walkie-talkies para coordinar recepción, montaje y llegada de coches sin abandonar el mostrador.
Preguntas frecuentes
- ¿Con cuánta antelación hay que organizar un salón del automóvil?
- Empieza entre 6 y 8 semanas antes para fijar fecha, horarios, expositores e inscripciones. Deja la última semana para confirmar coches, stands, aparcamiento, señalización y catering.
- ¿Cuándo hay que cerrar la lista de expositores y de coches?
- Cierra ambas listas al menos 7 días antes del evento. Necesitas ese margen para elaborar el plano, asignar números de stand, imprimir identificaciones y enviar las instrucciones de montaje.
- ¿Cuánto antes deben llegar los coches al salón?
- Programa la llegada de los coches entre 90 y 120 minutos antes de la apertura al público. Ese margen permite descargar, marcar el suelo, colocar cada vehículo y resolver retrasos sin bloquear la recepción.
- ¿Cuándo hay que preparar el registro de visitantes?
- Monta y prueba la mesa de registro al menos 60 minutos antes de abrir. Verifica tablets o portátil, datáfonos, impresora, pulseras, entradas y conexión eléctrica antes de que se formen colas.
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