Zo organiseer je een autobeurs zonder gedoe op de beursdag
Begin met de beursdatum, openingstijden en locatie, en bouw daarna de planning terug vanaf het moment waarop de eerste auto binnenkomt. Exposanten hebben meer nodig dan alleen een uitnodiging: verzamel voertuiggegevens, bevestig hun deelname en geef op tijd hun standnummer en opbouwinstructies door. Regel registratie, parkeren, bewegwijzering en catering als één geheel. Op de dag zelf draait alles om een vrije aanrijroute, een ingerichte ontvangstbalie en duidelijke communicatie tussen opbouw en publieksontvangst.
Het plan, stap voor stap
Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.
Voorbereidingen
- 1
Beursdatum en tijden vastleggen
- 2
Exposantenlijst samenstellen
2 personen
- 3
Uitnodigingen versturen
2 personen
- 4
Aanmeldformulier publiceren
- 5
Aanmeldingen verwerken
2 personen
- 6
Dieetwensen verzamelen
- 7
Exposanten bevestigen
2 personen
- 8
Auto-informatie verzamelen
2 personen
- 9
Standindeling maken
2 personen
- 10
Standnummers toewijzen
- 11
Opbouwinstructies versturen
- 12
Parkeerplan opstellen
- 13
Bewegwijzering ontwerpen
- 14
Naamkaartjes voorbereiden
2 personen
- 15
Infoborden printen
- 16
Polsbandjes en tickets sorteren
2 personen
- 17
Catering bestellen
- 18
Boodschappen doen
2 personen
- 19
Auto's ontvangsttijd bevestigen
- 20
Dranken koud zetten
2 personen
- 21
Registratietafel klaarzetten
2 personen
- 22
Ontvangstbalie inrichten
2 personen
- 23
Standvloeren markeren
3 personen
- 24
Tafels opstellen
3 personen
- 25
Stoelen plaatsen
3 personen
- 26
Standwanden plaatsen
4 personen
- 27
Verlichting aansluiten
2 personen
- 28
Verlengkabels wegwerken
2 personen
- 29
Infoborden ophangen
2 personen
- 30
Bewegwijzering plaatsen
2 personen
- 31
Exposanten ontvangen
3 personen
- 32
Auto's naar stands begeleiden
4 personen
- 33
Auto's op stands plaatsen
4 personen
- 34
Auto's veilig afsluiten
2 personen
- 35
Auto-informatie bijwerken
2 personen
- 36
Folders per stand klaarleggen
2 personen
- 37
Koffiepunt inrichten
2 personen
- 38
Hapjes klaarzetten
2 personen
- 39
Testverlichting uitvoeren
2 personen
- 40
Toiletten controleren
- 41
Entree en route controleren
2 personen
Event
- 42
Bezoekers registreren
3 personen
- 43
Bezoekers welkom heten
2 personen
- 44
Programma uitdelen
2 personen
- 45
Routevragen beantwoorden
2 personen
- 46
Exposanten ondersteunen
2 personen
- 47
Koffie en thee serveren
2 personen
- 48
Hapjes serveren
2 personen
- 49
Dranken bijvullen
2 personen
- 50
Afvalbakken legen
2 personen
- 51
Tafels tussentijds schoonmaken
2 personen
- 52
Toiletten tussentijds controleren
- 53
Verlichting tussentijds controleren
- 54
Bezoekers naar uitgang begeleiden
2 personen
- 55
Laatste bezoekers uitzwaaien
2 personen
Nazorg
- 56
Dranken en hapjes opruimen
3 personen
- 57
Promotiemateriaal verzamelen
3 personen
- 58
Auto's van stands begeleiden
4 personen
- 59
Standwanden afbreken
4 personen
- 60
Tafels en stoelen stapelen
3 personen
- 61
Verlichting en kabels verwijderen
2 personen
- 62
Afval verzamelen
3 personen
- 63
Servies afwassen
2 personen
- 64
Vloeren vegen
2 personen
- 65
Vloeren dweilen
2 personen
- 66
Toiletten schoonmaken
2 personen
- 67
Gevonden voorwerpen verzamelen
- 68
Materialen inventariseren
2 personen
- 69
Geleende materialen retourneren
2 personen
- 70
Restanten gekoeld opslaan
- 71
Locatie-eigendommen terugplaatsen
2 personen
- 72
Exposanten informeren over vertrek
- 73
Gevonden voorwerpen registreren
Wat je nodig hebt
Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.
Meubilair
- Expositietafelsaantal 12
- Klapstoelenaantal 40
- Registratiebaliesaantal 2
- Barkrukkenaantal 6
- Standwandenaantal 12
- Afzetpalenaantal 24
- Afzetlintaantal 6
- Kleedjes voor tafelsaantal 12
- Parkeerbordenaantal 10
- Vloermattenaantal 12
Apparatuur
- Laptopaantal 2
- Tabletsaantal 3
- Pinapparatenaantal 2
- Labelprinter
- Printer
- Laptopslotenaantal 2
- Mobiele opladersaantal 6
- Verlengkabelsaantal 10
- Stekkerdozenaantal 8
- LED-schijnwerpersaantal 8
- Handmegafoon
- Portofoonsaantal 6
- Koelboxenaantal 4
- Thermoskannenaantal 6
- Koffiezetapparatenaantal 2
- Waterkokersaantal 2
- Tafelmicrofoonsaantal 2
Servies
- Koffiekopjesaantal 120
- Glazenaantal 150
- Bordenaantal 120
- Vorkenaantal 120
- Messenaantal 120
- Theelepelsaantal 120
- Serveerschalenaantal 12
- Serveerlepelsaantal 12
- Koffielepelsaantal 12
Decoratie
- Beursbanierenaantal 6
- Vlaggenaantal 12
- Tafeldecoratieaantal 12
- Standbordhoudersaantal 12
- Naamkaarthoudersaantal 30
- Prikkabelsaantal 4
Catering
- Koffieaantal 2
- Thee
- Boodschappen
Papierwaren
- Programmafoldersaantal 150
- Standkaartenaantal 12
- Naamkaartjesaantal 30
- Toegangskaartenaantal 200
- Exposantenbadgesaantal 30
- Pijlbordenaantal 20
- Autofichesaantal 20
- Enveloppenaantal 100
- Kleefetikettenaantal 200
Schoonmaak
- Afvalbakkenaantal 12
- Vuilnisbakken voor standsaantal 12
- Stofzuiger
- Bezemsaantal 3
- Stoffer en blikaantal 3
- Dweilenaantal 3
- Emmersaantal 3
- Schoonmaakdoekenaantal 20
- Toiletborstelsaantal 4
- Rubberen handschoenenaantal 6
Keuken
- Snijplankenaantal 4
- Messenaantal 6
- Serveertangenaantal 6
- Koelplatenaantal 6
- Waterkannenaantal 8
- Drankdispensersaantal 4
- Flessenopenersaantal 4
- Kurkentrekkersaantal 3
- Voorraadbakkenaantal 12
- Koelelementenaantal 24
Veiligheid
- Kabelmattenaantal 12
- Waarschuwingsbordenaantal 8
- Werkhandschoenenaantal 12
- Zaklampenaantal 4
- Brandblussersaantal 4
Overig
- Gereedschapskistenaantal 2
- Kabelbindersaantal 100
- Schaaraantal 6
- Nietmachinesaantal 3
- Nietjesaantal 6
- Klembordenaantal 6
- Rolcontainersaantal 4
- Transportkarrenaantal 4
Tips
- Leg de ontvangsttijd van auto's apart vast en stuur die uiterlijk 7 dagen vooraf naar exposanten. Zo voorkom je dat meerdere voertuigen tegelijk bij de ingang staan en de registratie blokkeert.
- Maak de standindeling pas definitief nadat je de auto-informatie hebt ontvangen. Noteer per exposant het standnummer en markeer de standvloeren vóór de eerste auto arriveert.
- Richt de registratietafel minstens 60 minuten voor opening in met laptop of tablets, tickets, polsbandjes en naamkaartjes. Test pinapparaten en eventuele printers voordat bezoekers binnenkomen.
- Plan parkeren voor exposanten, bezoekers en laden en lossen afzonderlijk. Zet parkeerborden en bewegwijzering op hun plek vóór de opbouw begint; daarna worden ze vaak vergeten door alle aandacht voor de auto's.
- Zet dranken en catering niet pas bij opening klaar. Zet dranken tijdig koud, plaats koffiezetapparaten en thermoskannen op vaste punten en controleer dieetwensen uiterlijk 3 dagen vooraf.
Veelgestelde vragen
- Hoe lang van tevoren moet je een autobeurs organiseren?
- Begin minimaal 8 weken vooraf met datum, locatie en exposantenwerving. Verstuur opbouwinstructies, standnummers en parkeergegevens uiterlijk 7 dagen voor de beurs.
- Hoe maak je een standindeling voor een autobeurs?
- Verzamel eerst per auto de benodigde afmetingen en informatie en teken daarna de indeling op schaal. Reserveer minstens 60 minuten vóór opening om vloermarkeringen, tafels en standwanden te controleren.
- Wanneer moeten uitnodigingen voor een autobeurs verstuurd worden?
- Verstuur de eerste uitnodiging 6 tot 8 weken vooraf en sluit de aanmeldingen bij voorkeur 2 weken voor de beurs. Gebruik de laatste 7 dagen om exposanten definitief te bevestigen en ontbrekende auto-informatie na te vragen.
- Hoeveel personeel heb je nodig bij de ontvangst van een autobeurs?
- Plan bij een kleine beurs minimaal 2 mensen bij de ontvangst: één voor registratie en één voor parkeren of vragen. Voeg vanaf ongeveer 50 exposanten minstens 1 extra persoon toe voor de portofooncommunicatie en aanrijroute.
Start dit plan in Lizzt
Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.
Organiseer dit event gratis met LizztOrganiseer gratis en nodig je contacten uit!