Checklist pour organiser un salon de l’automobile

Un salon de l’automobile se prépare en plusieurs flux qui doivent se rejoindre le jour du montage : exposants, voitures, visiteurs et accueil. Commence par fixer les horaires, puis verrouille les inscriptions et les informations de chaque véhicule avant de dessiner le plan des stands. Les badges, billets, panneaux et consignes de stationnement sont souvent préparés trop tard. Cette checklist de 73 tâches et 87 fournitures t’aide à suivre l’ordre de préparation jusqu’à l’installation des tables, chaises et espaces d’exposition.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

Fixer la date et les horaires du salon
Établir la liste des exposants
2 personnes
Envoyer les invitations
2 personnes
Publier le formulaire d'inscription
Traiter les inscriptions
2 personnes
Recueillir les besoins alimentaires
Confirmer les exposants
2 personnes
Collecter les informations sur les voitures
2 personnes
Préparer le plan du stand
2 personnes
Attribuer les numéros de stand
Envoyer les instructions de montage
Établir le plan de stationnement
Concevoir la signalétique
Préparer les badges nominatifs
2 personnes
Imprimer les panneaux d’information
Trier les bracelets et les billets
2 personnes
Commander le catering
Faire les courses
2 personnes
Confirmer l'heure d'arrivée des voitures
Mettre les boissons au frais
2 personnes
Préparer la table d'inscription
2 personnes
Aménager le comptoir d’accueil
2 personnes
Marquer les emplacements des stands
3 personnes
Installer les tables
3 personnes
Installer les chaises
3 personnes
Installer les parois des stands
4 personnes
Brancher l’éclairage
2 personnes
Ranger les rallonges
2 personnes
Installer les panneaux d’information
2 personnes
Installer la signalisation
2 personnes
Accueillir les exposants
3 personnes
Guider les voitures vers les stands
4 personnes
Placer les voitures sur les stands
4 personnes
Verrouiller les voitures en toute sécurité
2 personnes
Mettre à jour les informations sur la voiture
2 personnes
Préparer les brochures par stand
2 personnes
Mettre en place le point café
2 personnes
Préparer les en-cas
2 personnes
Effectuer le test d’éclairage
2 personnes
Vérifier les toilettes
Vérifier l’entrée et l’itinéraire
2 personnes

Événement

Enregistrer les visiteurs
3 personnes
Accueillir les visiteurs
2 personnes
Distribuer le programme
2 personnes
Répondre aux questions de l’itinéraire
2 personnes
Aider les exposants
2 personnes
Servir le café et le thé
2 personnes
Servir des amuse-bouches
2 personnes
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Vider les poubelles
2 personnes
Nettoyer les tables entre-temps
2 personnes
Vérifier les toilettes à intervalles réguliers
Vérifier l'éclairage en cours de route
Accompagner les visiteurs vers la sortie
2 personnes
Accompagner les derniers visiteurs
2 personnes

Suivi

Ranger les boissons et les amuse-bouches
3 personnes
Rassembler le matériel promotionnel
3 personnes
Guider les voitures des stands
4 personnes
Démonter les parois du stand
4 personnes
Empiler les tables et les chaises
3 personnes
Retirer l’éclairage et les câbles
2 personnes
Rassembler les déchets
3 personnes
Faire la vaisselle
2 personnes
Balayer les sols
2 personnes
Nettoyer les sols
2 personnes
Nettoyer les toilettes
2 personnes
Rassembler les objets trouvés
Inventorier le matériel
2 personnes
Restituer le matériel emprunté
2 personnes
Stocker les restes au frais
Remettre en place le matériel du lieu
2 personnes
Informer les exposants du départ
Enregistrer les objets trouvés

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tables d'expositionqté 12
Chaises pliantesqté 40
Bureaux d’inscriptionqté 2
Tabourets de barqté 6
Panneaux de standqté 12
Poteaux de balisageqté 24
Ruban de balisageqté 6
Nappes de tableqté 12
Panneaux de stationnementqté 10
Tapis de solqté 12

Équipement

Ordinateur portableqté 2
Tablettesqté 3
Terminaux de paiementqté 2
Imprimante d'étiquettes
Imprimante
Antivols pour ordinateur portableqté 2
Chargeurs mobilesqté 6
Rallongesqté 10
Multiprisesqté 8
Projecteurs LEDqté 8
Mégaphone à main
Talkies-walkiesqté 6
Glacièresqté 4
Thermosqté 6
Machines à caféqté 2
Bouilloiresqté 2
Microphones de tableqté 2

Vaisselle

Tasses à caféqté 120
Verresqté 150
Assiettesqté 120
Fourchettesqté 120
Couteauxqté 120
Cuillères à caféqté 120
Plateaux de serviceqté 12
Cuillères de serviceqté 12
Cuillères à caféqté 12

Décoration

Banderoles de salonqté 6
Drapeauxqté 12
Décoration de tableqté 12
Supports pour panneaux de standqté 12
Porte-nomsqté 30
Guirlandes lumineusesqté 4

Catering

Caféqté 2
Thé
Courses

Papeterie

Brochures du programmeqté 150
Cartes des standsqté 12
Badges nominatifsqté 30
Billets d'entréeqté 200
Badges des exposantsqté 30
Panneaux indicateursqté 20
Fiches autoqté 20
Enveloppesqté 100
Étiquettes adhésivesqté 200

Nettoyage

Poubellesqté 12
Poubelles pour les standsqté 12
Aspirateur
Balaisqté 3
Balayette et pelleqté 3
Serpillièresqté 3
Seauxqté 3
Chiffons de nettoyageqté 20
Brosses de toilettesqté 4
Gants en caoutchoucqté 6

Cuisine

Planches à découperqté 4
Couteauxqté 6
Pinces de serviceqté 6
Plaques de refroidissementqté 6
Carafes d’eauqté 8
Distributeurs de boissonsqté 4
Tire-bouchonsqté 4
Tire-bouchonsqté 3
Bacs de stockageqté 12
Pains de glaceqté 24

Sécurité

Passe-câblesqté 12
Panneaux d'avertissementqté 8
Gants de travailqté 12
Lampes de pocheqté 4
Extincteursqté 4

Autre

Boîtes à outilsqté 2
Serre-câblesqté 100
Ciseauxqté 6
Agrafeusesqté 3
Agrafesqté 6
Presse-papiersqté 6
Roll-containersqté 4
Chariots de transportqté 4

Conseils

Fixe les horaires du salon et de l’arrivée des voitures séparément. Prévois une plage de montage avant l’ouverture afin que chaque exposant puisse rejoindre son emplacement sans croiser le flux des visiteurs.
Demande les informations de chaque voiture avant d’attribuer les stands : modèle, dimensions et besoins particuliers. Envoie ensuite un numéro de stand et des consignes de montage à chaque exposant.
Ne limite pas l’organisation des visiteurs au formulaire d’inscription. Prépare aussi les badges nominatifs, les bracelets ou billets triés, ainsi qu’une table d’inscription équipée d’un ordinateur ou d’une tablette.
Dessine le stationnement et la signalétique avant l’installation. Les panneaux de stationnement, poteaux et ruban de balisage évitent que les voitures d’exposition et les visiteurs se retrouvent au même endroit.
Commande le catering après avoir recueilli les besoins alimentaires et confirmé les effectifs. Mets les boissons au frais à l’avance et vérifie le nombre de tasses, verres et assiettes avant l’arrivée du public.

Questions fréquentes

Quand commencer l’organisation d’un salon de l’automobile ?: Commence au moins 8 à 12 semaines avant l’ouverture. Les exposants, les inscriptions, le plan des stands et les informations sur les voitures doivent être confirmés avant de préparer la signalétique et les badges.
Quand confirmer les exposants d’un salon automobile ?: Confirme-les environ 3 à 4 semaines avant le salon. Tu peux alors attribuer les numéros de stand, envoyer les instructions de montage et finaliser le plan de stationnement.
Combien de temps prévoir pour le montage d’un salon de l’automobile ?: Prévois au minimum 3 à 4 heures pour installer les tables, chaises, panneaux, tapis et balisages, puis contrôler les branchements et l’accueil. Ajoute du temps si les voitures arrivent à des horaires différents.
Que faut-il préparer pour l’accueil des visiteurs ?: Prépare la table d’inscription, les badges, les bracelets ou billets, une imprimante et au moins un ordinateur ou une tablette. Fais un test complet 60 minutes avant l’ouverture, y compris la connexion et les terminaux de paiement si nécessaire.

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