Automesse organisieren: Die vollständige Checkliste

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Tipps

• Lege Termin, Öffnungszeit und Aufbauzeit früh fest. Plane für die Ankunft der Fahrzeuge mindestens ein separates Zeitfenster ein, damit nicht alle Aussteller gleichzeitig auf das Gelände fahren.
• Fordere Autoinformationen zusammen mit der Anmeldung an und bestätige die Ankunftszeit spätestens 3 bis 5 Tage vor der Messe. So kannst du Standflächen und Zufahrt passend einteilen.
• Erstelle Standaufteilung, Standnummern und Parkplan, bevor du Aufbauanweisungen verschickst. Markiere die Standböden vor dem Eintreffen der ersten Fahrzeuge und bringe Park- sowie Infoschilder sichtbar an.
• Plane den Empfang als eigenen Arbeitsbereich: Registrierungsschalter, Tickets, Armbänder, Namensschilder und Kartenlesegerät müssen vor Öffnung bereitliegen. Teste Laptop, Tablets und Drucker am Vortag und lade mobile Ladegeräte vollständig auf.
• Bestelle Catering und Getränke nach bestätigter Ausstellerzahl, nicht nach einer groben Schätzung. Stelle Kühlboxen, Kaffeemaschinen, Wasserkocher, Tassen, Gläser und Teller rechtzeitig bereit; Getränke sollten mindestens 2 Stunden vor Einlass kalt stehen.

Häufige Fragen

Wie früh muss ich eine Automesse organisieren?

Beginne idealerweise 8 bis 12 Wochen vorher mit Termin, Ausstellerliste und Anmeldeformular. Die Standaufteilung, Parkplanung und Technik solltest du spätestens 2 Wochen vor dem Termin festlegen.

Wann sollte ich die Aussteller einer Automesse anschreiben?

Verschicke die Einladungen etwa 8 bis 10 Wochen vor der Messe. Bitte um Rückmeldung innerhalb von 10 bis 14 Tagen und bestätige die Teilnahme spätestens 3 bis 5 Tage vor der Veranstaltung.

Wie viel Zeit braucht der Aufbau einer Automesse?

Plane mindestens 3 bis 4 Stunden für Tische, Stühle, Standwände, Bodenmarkierungen, Beschilderung und Registrierung ein. Für die Fahrzeuganlieferung sollte zusätzlich ein eigenes Zeitfenster von mindestens 60 Minuten vorgesehen werden.

Was muss am Tag der Automesse zuerst erledigt werden?

Zuerst werden Zufahrt, Parkplan und Standflächen kontrolliert, danach Empfangstheke und Registrierungstisch eingerichtet. Technik, Tickets, Namensschilder und Beschilderung sollten mindestens 60 Minuten vor dem Einlass einsatzbereit sein.

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