Checklist voor een goed georganiseerde auto-occasionbeurs

Een auto-occasionbeurs vraagt om meer dan voertuigen en dealerbalies. Je moet tegelijk aanmeldingen, voertuiggegevens, proefritten, parkeren en bezoekersstromen regelen. Begin met de beursdatum, openingstijden en dealerwerving; leg daarna de indeling en reserveringen vast. In de laatste week controleer je verzekeringsgegevens, print je labels en routeborden en verstuur je de praktische instructies. Zo voorkom je dat dealers op de dag zelf informatie missen of bezoekers niet weten waar ze moeten zijn.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Beursdatum en tijden publiceren
Uitnodigingen versturen
2 personen
Online aanmeldformulier openen
Autodealers benaderen
2 personen
Deelnemende dealers registreren
Voertuiggegevens verzamelen
2 personen
Aanmeldingen verwerken
Dieetwensen verzamelen
Parkeerindeling maken
2 personen
Proefritroute vastleggen
2 personen
Verzekeringsgegevens controleren
Reserveringen bevestigen
Plattegrond voor bezoekers maken
Dealerplaatsen toewijzen
2 personen
Betaal- en factuurgegevens controleren
Bezoekersinformatie versturen
Dealerinstructies versturen
Naambadges voorbereiden
2 personen
Voertuiglabels printen
2 personen
Routeborden printen
Promotiemateriaal printen
Proefritformulieren printen
Voorraad kantoorartikelen controleren
Boodschappen doen
2 personen
Dranken koelen
2 personen
Catering voorbereiden
3 personen
Locatie openen
2 personen
Terrein controleren
2 personen
Verkeersroute afzetten
3 personen
Parkeerplaatsen markeren
3 personen
Partytenten opbouwen
4 personen
Tafels en stoelen plaatsen
4 personen
Stands van dealers inrichten
6 personen
Voertuigen naar plaatsen rijden
8 personen
Voertuigen uitlijnen
4 personen
Voertuigen schoonmaken
6 personen
Voertuiglabels bevestigen
3 personen
Informatiebalie inrichten
2 personen
Registratiebalie inrichten
2 personen
Proefritbalie inrichten
2 personen
Bewegwijzering plaatsen
3 personen
Verlichting aansluiten
2 personen
Geluidsinstallatie testen
2 personen
Koffiepunt vullen
2 personen
Hapjes klaarzetten
3 personen
Toiletten controleren
Briefing baliepersoneel geven
2 personen
Briefing parkeerbegeleiders geven
2 personen

Event

Deelnemers ontvangen
3 personen
Bezoekers registreren
3 personen
Parkeerverkeer begeleiden
3 personen
Bezoekers informeren
2 personen
Dealers ondersteunen
2 personen
Proefritten registreren
2 personen
Rijbewijzen controleren
2 personen
Proefritten uitgeven
2 personen
Proefritten terug registreren
2 personen
Koffie en thee serveren
2 personen
Hapjes serveren
3 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Afvalbakken legen
2 personen
Toiletten tussentijds controleren
Voertuigen tussentijds controleren
2 personen
Laatste bezoekers informeren
2 personen
Bezoekers uitgeleiden
3 personen

Nazorg

Proefritauto's terugplaatsen
4 personen
Voertuigen afsluiten
4 personen
Geld en betaalapparaten veiligstellen
2 personen
Tafels en stoelen opruimen
4 personen
Catering opruimen
3 personen
Afval verzamelen
3 personen
Locatie schoonmaken
4 personen
Partytenten afbreken
4 personen
Bewegwijzering verwijderen
3 personen
Apparatuur loskoppelen
2 personen
Huurmaterialen verzamelen
3 personen
Huurmaterialen retourneren
2 personen
Overgebleven voorraad opslaan
2 personen
Verloren voorwerpen registreren
Dealerborden en labels verzamelen
2 personen
Bezoekersmails beantwoorden
Foto- en videomateriaal archiveren

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Partytentenaantal 4
Informatiebalie
Registratietafelsaantal 3
Dealerbaliesaantal 12
Statafelsaantal 12
Tafelsaantal 10
Stoelenaantal 60
Afzethekkenaantal 20
Parasolsaantal 6

Apparatuur

Geluidsinstallatie
Draadloze microfoonsaantal 2
Laptopsaantal 3
Tabletsaantal 4
Betaalterminalsaantal 3
Verlengkabelsaantal 8
Stekkerdozenaantal 8
Batterijladersaantal 6
Mobiele telefoonsaantal 4
Portofoonsaantal 8
Handlampenaantal 6
Stofzuigeraantal 2

Keuken

Koffiezetapparatenaantal 3
Waterkokersaantal 2
Thermoskannenaantal 6
Koelboxenaantal 8
IJscontainersaantal 4
Serveerbladenaantal 8
Snijplankenaantal 4
Messenaantal 6

Servies

Herbruikbare bekersaantal 250
Koffiebekersaantal 250
Bordenaantal 150
Besteksetsaantal 150
Koffielepelsaantal 100
Schenk kannenaantal 8

Decoratie

Dealerbanierenaantal 12
Podiumbannersaantal 6
Vlaggenaantal 20
Tafelkledenaantal 20
Naambadgesaantal 100
Badgehoudersaantal 100
Pennenaantal 40

Verlichting

Ledlichtsnoerenaantal 8
Ledlampenaantal 12
Bouwlampenaantal 4

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 12
Bezemsaantal 4
Stofblikkenaantal 4
Dweilenaantal 4
Emmersaantal 4
Schoonmaakhandschoenenaantal 12

Autoaccessoires

Autohoezenaantal 20
Poetsdoekenaantal 50
Bandenspanningsmetersaantal 4
Startkabelsaantal 4
Gevarendriehoekenaantal 8
Proefritsleutelsaantal 20
Proefritmappenaantal 30

Catering

Boodschappen

Tips

Zet het online aanmeldformulier uiterlijk 4 weken voor de beurs open en vraag per deelnemend voertuig de gegevens op die op het voertuiglabel komen. Controleer de aanmeldingen wekelijks, zodat ontbrekende informatie niet tot de laatste dag blijft liggen.
Leg de proefritroute minimaal 2 weken vooraf vast en controleer verzekeringsgegevens vóór je reserveringen bevestigt. Vermeld op het proefritformulier wie rijdt, welk voertuig wordt gebruikt en hoe laat de rit gepland staat.
Maak de parkeerindeling niet alleen voor bezoekers, maar ook voor dealers, proefritauto’s en voertuigen die nog moeten worden verplaatst. Stuur de plattegrond en routeborden uiterlijk 3 dagen vooraf mee met de bezoekersinformatie en dealerinstructies.
Plan de registratiebalie zo dat je met 2 medewerkers tegelijk bezoekers kunt ontvangen tijdens het eerste halfuur. Leg naambadges, tablets of laptops, betaalterminals en de benodigde laadapparatuur de avond ervoor klaar en test alle verbindingen.
Print voertuiglabels, proefritformulieren, routeborden en promotiemateriaal uiterlijk 2 dagen voor de beurs. Regel daarnaast koeling voor dranken, herbruikbare bekers en voldoende verlengkabels en stekkerdozen voordat de opbouw start.

Veelgestelde vragen

Hoe vroeg moet ik een auto-occasionbeurs organiseren?: Begin minimaal 8 weken voor de beursdatum. Gebruik de eerste 2 weken voor datum, tijden en dealerwerving, en houd daarna ten minste 4 weken over voor inschrijvingen, voertuiggegevens, indeling en bezoekerscommunicatie.
Wanneer moet ik dealers uitnodigen voor een auto-occasionbeurs?: Benader dealers ongeveer 8 weken vooraf en sluit de inschrijving bij voorkeur 3 weken voor de beurs. Dan heb je nog tijd om voertuiggegevens te controleren, dealerplaatsen toe te wijzen en betaal- en factuurgegevens na te lopen.
Hoeveel tijd moet ik plannen voor proefritten?: Reserveer per proefrit minimaal 30 minuten: ongeveer 10 minuten voor registratie en uitleg en 20 minuten voor de rit. Plan daarnaast 10 minuten tussen twee reserveringen voor terugkomst, controle en eventuele vertraging.
Wanneer verstuur ik de praktische informatie naar bezoekers?: Stuur de bezoekersinformatie uiterlijk 3 dagen voor de beurs. Neem daarin openingstijden, parkeerindeling, plattegrond, registratie-instructies en informatie over proefritten op, zodat vragen niet allemaal op de beursdag binnenkomen.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.