Zo organiseer je een auto-occasionbeurs
Begin met de beursdatum, openingstijden en het aantal verwachte bezoekers. Benader daarna dealers en leg per deelnemer vast welke voertuigen worden meegenomen, welke gegevens bezoekers krijgen en hoe proefritten verlopen. Pas als de deelnemers en voertuigen bekend zijn, maak je de dealerindeling, parkeeropzet en proefritroute. In de laatste week controleer je verzekeringsgegevens, betaal- en factuurinformatie en verstuur je aparte instructies naar dealers en bezoekers.
De volledige checklist van dit plan wordt bijgewerkt. De tips en antwoorden hieronder gelden nog steeds.
Tips
- Plan de dealerwerving vroeg: geef dealers minstens 4 weken om voertuigen, contactpersonen en voertuiggegevens aan te leveren. Zonder die informatie kun je geen betrouwbare plattegrond of voertuiglabels maken.
- Open het online aanmeldformulier zodra datum en tijden vaststaan en verwerk aanmeldingen dagelijks. Vraag direct dieetwensen, contactgegevens en eventuele reserveringen uit, zodat je in de laatste week geen losse lijsten hoeft samen te voegen.
- Leg de proefritroute vast voordat je reserveringen bevestigt. Controleer per voertuig de verzekeringsgegevens en druk proefritformulieren uiterlijk 2 werkdagen vooraf af.
- Maak voor dealers en bezoekers verschillende informatie. Dealers hebben hun plaats, opbouwtijd en instructies nodig; bezoekers hebben vooral de plattegrond, parkeeraanwijzingen, openingstijden en proefritprocedure nodig.
- Test de ontvangst en techniek op de opbouwdag: controleer laptops, tablets, betaalterminals, portofoons, geluidsinstallatie en verlengkabels. Zet routeborden en afzethekken vóór opening neer, zodat bezoekers niet tussen voertuigen en proefritten terechtkomen.
Veelgestelde vragen
- Hoe lang van tevoren moet je een auto-occasionbeurs organiseren?
- Begin minimaal 8 weken vooraf met datum, locatie en dealerbenadering. Plan de definitieve dealerindeling en proefritroute uiterlijk 2 weken voor de beurs; de laatste week gebruik je voor controles en printwerk.
- Hoeveel voertuigen kan een dealer meenemen naar een occasionbeurs?
- Spreek per dealer een vast maximum af op basis van de beschikbare dealerplaatsen en rijroutes. Leg dit uiterlijk 3 weken vooraf vast, zodat je geen voertuigen hoeft te verplaatsen nadat labels en de plattegrond zijn gemaakt.
- Wanneer moet je de proefritten voor een auto-occasionbeurs reserveren?
- Laat bezoekers reserveringen doen zodra voertuiggegevens en de proefritroute definitief zijn, bij voorkeur 2 tot 3 weken vooraf. Bevestig elke reservering uiterlijk 2 werkdagen voor de beurs en controleer dan opnieuw verzekering en contactgegevens.
- Wat moet je op de dag van een auto-occasionbeurs controleren?
- Controleer vóór opening de registratiebalie, dealerplaatsen, voertuiglabels, routeborden, parkeerindeling en proefritformulieren. Test daarnaast alle betaalterminals, tablets en portofoons minstens 60 minuten voor bezoekers binnenkomen.