Checklist para organizar una feria de coches de ocasión

Una feria de coches de ocasión necesita más que reunir vehículos y concesionarios. Hay que coordinar las inscripciones, recopilar los datos de cada coche, preparar las pruebas de conducción y facilitar el recorrido de los visitantes. Esta checklist reúne las tareas del plan en el orden adecuado, desde publicar la fecha y abrir el registro online hasta colocar las acreditaciones, etiquetas y señales el día del evento. También ayuda a detectar lo que suele quedarse para el último momento: seguros, pagos, aparcamiento, equipos y bebidas.

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El plan, paso a paso

Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.

Preparativos

Publicar la fecha y los horarios de la feria
Enviar invitaciones
2 personas
Abrir el formulario de inscripción online
Contactar a concesionarios de coches
2 personas
Registrar a los concesionarios participantes
Recopilar datos de vehículos
2 personas
Gestionar inscripciones
Recoger preferencias dietéticas
Organizar el aparcamiento
2 personas
Definir la ruta de la prueba de conducción
2 personas
Comprobar los datos del seguro
Confirmar las reservas
Crear un mapa para los visitantes
Asignar plazas de concesionarios
2 personas
Comprobar los datos de pago y facturación
Enviar información a los visitantes
Enviar instrucciones a los concesionarios
Preparar acreditaciones
2 personas
Imprimir etiquetas de vehículos
2 personas
Imprimir señales de ruta
Imprimir material promocional
Imprimir formularios de prueba de conducción
Comprobar el stock de material de oficina
Hacer la compra
2 personas
Enfriar bebidas
2 personas
Preparar el catering
3 personas
Abrir la ubicación
2 personas
Inspeccionar el recinto
2 personas
Cortar la ruta de tráfico
3 personas
Marcar los aparcamientos
3 personas
Montar las carpas
4 personas
Colocar mesas y sillas
4 personas
Montar los stands de los concesionarios
6 personas
Llevar los vehículos a sus plazas
8 personas
Alinear los vehículos
4 personas
Limpiar vehículos
6 personas
Colocar etiquetas de vehículos
3 personas
Montar el mostrador de información
2 personas
Montar el mostrador de registro
2 personas
Montar el mostrador de la prueba de conducción
2 personas
Colocar la señalización
3 personas
Conectar la iluminación
2 personas
Probar el sistema de sonido
2 personas
Reponer el punto de café
2 personas
Preparar los aperitivos
3 personas
Comprobar los baños
Dar instrucciones al personal de recepción
2 personas
Dar instrucciones a los guías de aparcamiento
2 personas

Evento

Recepción de participantes
3 personas
Registrar a los visitantes
3 personas
Guiar el tráfico de aparcamiento
3 personas
Informar a los visitantes
2 personas
Apoyar a los expositores
2 personas
Registrar pruebas de conducción
2 personas
Comprobar los permisos de conducir
2 personas
Entregar pruebas de conducción
2 personas
Registrar las pruebas de conducción
2 personas
Servir café y té
2 personas
Servir aperitivos
3 personas
Rellenar las bebidas
2 personas
Vaciar los contenedores de basura
2 personas
Comprobar los baños periódicamente
Comprobar los vehículos durante el evento
2 personas
Informar a los últimos visitantes
2 personas
Acompañar a los visitantes a la salida
3 personas

Seguimiento

Recolocar los coches de prueba
4 personas
Cerrar los vehículos
4 personas
Asegurar el dinero y los dispositivos de pago
2 personas
Recoger mesas y sillas
4 personas
Recoger el catering
3 personas
Recoger la basura
3 personas
Limpiar el lugar
4 personas
Desmontar las carpas
4 personas
Retirar la señalización
3 personas
Desconectar el equipo
2 personas
Recoger los materiales de alquiler
3 personas
Devolver el material alquilado
2 personas
Guardar el stock restante
2 personas
Registrar objetos perdidos
Recoger carteles y etiquetas de concesionarios
2 personas
Responder a los correos de los visitantes
Archivar el material fotográfico y de vídeo

Lo que necesitas

Agrupado como lo comprarías, con cantidades.

Mobiliario

Carpas de fiestacant. 4
Punto de información
Mesas de registrocant. 3
Mostradores de distribuidorescant. 12
Mesas altascant. 12
Mesascant. 10
Sillascant. 60
Vallas de separacióncant. 20
Sombrillascant. 6

Equipo

Equipo de sonido
Micrófonos inalámbricoscant. 2
Portátilescant. 3
Tabletscant. 4
Terminales de pagocant. 3
Cables alargadorescant. 8
Regletascant. 8
Cargadores de bateríascant. 6
Teléfonos móvilescant. 4
Walkie-talkiescant. 8
Linternas de manocant. 6
Aspiradoracant. 2

Cocina

Máquinas de cafécant. 3
Teterascant. 2
Termoscant. 6
Neveras portátilescant. 8
Contenedores para hielocant. 4
Bandejas de serviciocant. 8
Tablas de cortarcant. 4
Cuchilloscant. 6

Vajilla

Vasos reutilizablescant. 250
Tazas de cafécant. 250
Platoscant. 150
Cubiertoscant. 150
Cucharillas de cafécant. 100
Jarras para servircant. 8

Decoración

Banderas de concesionarioscant. 12
Banners del escenariocant. 6
Banderascant. 20
Mantelescant. 20
Credencialescant. 100
Portabadgescant. 100
Bolígrafoscant. 40

Iluminación

Guirnaldas de luces LEDcant. 8
Lámparas LEDcant. 12
Lámparas de obracant. 4

Limpieza

Papeleracant. 12
Escobascant. 4
Recogedores de polvocant. 4
Fregonascant. 4
Cuboscant. 4
Guantes de limpiezacant. 12

Accesorios para coche

Fundas para cochescant. 20
Paños de limpiezacant. 50
Manómetros de neumáticoscant. 4
Cables de arranquecant. 4
Triángulos de emergenciacant. 8
Llaves para pruebas de conduccióncant. 20
Carpetas de pruebas de conduccióncant. 30

Catering

Compras

Consejos

Publica la fecha, los horarios y el formulario de inscripción con varias semanas de margen. Así los concesionarios pueden confirmar su participación y los visitantes reciben la información antes de que se cierren las plazas.
Cierra los datos de cada vehículo antes de imprimir etiquetas o preparar el mapa. Comprueba como mínimo el modelo, la información comercial y la plaza asignada para evitar cambios durante el montaje.
Define la ruta de prueba de conducción antes de confirmar las reservas. Revisa los datos del seguro y prepara un formulario por prueba; llevar copias impresas evita depender de un portátil o una tablet.
Envía instrucciones separadas a visitantes y concesionarios. Incluye la entrada, el aparcamiento, el punto de información, los horarios y la ubicación de cada expositor para reducir preguntas al llegar.
Haz una comprobación técnica el día anterior: terminales de pago, portátiles, tablets, walkie-talkies, micrófonos, alargadores y regletas. Enfría las bebidas con antelación y reserva tiempo para colocar vallas, sombrillas, mesas y señalización.

Preguntas frecuentes

¿Cuándo hay que contactar con los concesionarios para una feria de coches de ocasión?: Haz el primer contacto con varias semanas de antelación, antes de publicar el formulario de inscripción. Reserva los últimos días para confirmar participantes, recopilar los datos de los vehículos y asignar las plazas.
¿Qué hay que preparar para las pruebas de conducción?: Define la ruta, comprueba los datos del seguro y prepara un formulario para cada prueba. Confirma las reservas antes del evento y entrega instrucciones claras sobre el punto de salida y el horario.
¿Cuándo se debe enviar la información a los visitantes?: Envía una primera confirmación al registrarse y la información completa al menos 3 o 4 días antes de la feria. Incluye el mapa, el aparcamiento, los horarios y la ubicación del punto de información.
¿Qué material conviene revisar el día anterior?: Revisa acreditaciones, etiquetas de vehículos, señales de ruta, formularios, material de oficina y cargadores. También prueba los terminales de pago y el equipo de sonido, y deja las bebidas enfriándose antes de la apertura.

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