Gebrauchtwagenmesse organisieren: die vollständige Checkliste

Eine Gebrauchtwagenmesse braucht mehr Vorbereitung als nur Händler und Fahrzeuge auf einem Platz. Du musst Anmeldungen, Fahrzeugdaten, Probefahrten, Parkflächen, Besucherinformationen und Zahlungsdaten rechtzeitig zusammenbringen. Diese Checkliste führt dich von der Terminveröffentlichung bis zum Messetag durch 82 konkrete Aufgaben. Besonders leicht vergessen werden Versicherungsnachweise, beschriftete Fahrzeuge, Funkgeräte und eine klare Einteilung der Händlerplätze.

Dieses Event kostenlos mit Lizzt organisieren

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

Messetermin und Zeiten veröffentlichen
Einladungen verschicken
2 Personen
Online-Anmeldeformular öffnen
Autohändler ansprechen
2 Personen
Teilnehmende Händler registrieren
Fahrzeugdaten erfassen
2 Personen
Anmeldungen bearbeiten
Ernährungswünsche erfassen
Parkeinteilung erstellen
2 Personen
Probefahrtstrecke festlegen
2 Personen
Versicherungsdaten prüfen
Reservierungen bestätigen
Besucherplan erstellen
Händlerplätze zuweisen
2 Personen
Zahlungs- und Rechnungsdaten prüfen
Besucherinformationen versenden
Händlerinstruktionen versenden
Namensschilder vorbereiten
2 Personen
Fahrzeugetiketten drucken
2 Personen
Wegweiser drucken
Werbematerial ausdrucken
Probefahrtformulare ausdrucken
Bestand an Büromaterial prüfen
Einkaufen gehen
2 Personen
Getränke kühlen
2 Personen
Catering vorbereiten
3 Personen
Location öffnen
2 Personen
Gelände kontrollieren
2 Personen
Verkehrsroute absperren
3 Personen
Parkplätze markieren
3 Personen
Partyzelte aufbauen
4 Personen
Tische und Stühle aufstellen
4 Personen
Dealer-Stände einrichten
6 Personen
Fahrzeuge zu den Plätzen fahren
8 Personen
Fahrzeuge ausrichten
4 Personen
Fahrzeuge reinigen
6 Personen
Fahrzeugetiketten anbringen
3 Personen
Informationsstand einrichten
2 Personen
Registrierungstheke einrichten
2 Personen
Probefahrt-Schalter einrichten
2 Personen
Beschilderung anbringen
3 Personen
Beleuchtung anschließen
2 Personen
Beschallungsanlage testen
2 Personen
Kaffeestation auffüllen
2 Personen
Snacks bereitstellen
3 Personen
Toiletten kontrollieren
Briefing für das Empfangspersonal geben
2 Personen
Briefing für Parkplatzhelfer geben
2 Personen

Event

Teilnehmende empfangen
3 Personen
Besucher registrieren
3 Personen
Parkverkehr einweisen
3 Personen
Besucher informieren
2 Personen
Händler unterstützen
2 Personen
Testfahrten erfassen
2 Personen
Führerscheine kontrollieren
2 Personen
Probefahrten ausgeben
2 Personen
Probefahrten rückbuchen
2 Personen
Kaffee und Tee servieren
2 Personen
Snacks servieren
3 Personen
Getränke nachfüllen
2 Personen
Mülleimer leeren
2 Personen
Toiletten zwischendurch kontrollieren
Fahrzeuge zwischendurch kontrollieren
2 Personen
Letzte Besucher informieren
2 Personen
Besucher verabschieden
3 Personen

Nachbereitung

Probefahrtwagen zurückstellen
4 Personen
Fahrzeuge abschließen
4 Personen
Geld und Zahlungsgeräte sichern
2 Personen
Tische und Stühle aufräumen
4 Personen
Catering aufräumen
3 Personen
Abfall sammeln
3 Personen
Location reinigen
4 Personen
Partyzelte abbauen
4 Personen
Beschilderung entfernen
3 Personen
Geräte trennen
2 Personen
Mietmaterialien zusammenstellen
3 Personen
Mietmaterial zurückgeben
2 Personen
Restbestand einlagern
2 Personen
Verlorene Gegenstände erfassen
Händlerschilder und Etiketten sammeln
2 Personen
Besuchermails beantworten
Foto- und Videomaterial archivieren

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

PartyzelteAnz. 4
Informationsstand
RegistrierungstischeAnz. 3
HändlerthekenAnz. 12
StehtischeAnz. 12
TischeAnz. 10
StühleAnz. 60
AbsperrgitterAnz. 20
SonnenschirmeAnz. 6

Ausstattung

Beschallungsanlage
FunkmikrofoneAnz. 2
LaptopsAnz. 3
TabletsAnz. 4
KartenterminalsAnz. 3
VerlängerungskabelAnz. 8
VerlängerungskabelAnz. 8
BatterieladegeräteAnz. 6
MobiltelefoneAnz. 4
FunkgeräteAnz. 8
HandlampenAnz. 6
StaubsaugerAnz. 2

Küche

KaffeemaschinenAnz. 3
WasserkocherAnz. 2
ThermoskannenAnz. 6
KühlboxenAnz. 8
EisbehälterAnz. 4
ServiertablettsAnz. 8
SchneidebretterAnz. 4
MesserAnz. 6

Geschirr

Wiederverwendbare BecherAnz. 250
KaffeebecherAnz. 250
TellerAnz. 150
BestecksetsAnz. 150
KaffeelöffelAnz. 100
AusgießkannenAnz. 8

Dekoration

HändlerbannerAnz. 12
BühnenbannerAnz. 6
FahnenAnz. 20
TischdeckenAnz. 20
NamensschilderAnz. 100
BadgehalterAnz. 100
StifteAnz. 40

Beleuchtung

LED-LichterkettenAnz. 8
LED-LampenAnz. 12
BaustrahlerAnz. 4

Reinigung

AbfallbehälterAnz. 12
BesenAnz. 4
BlechdosenAnz. 4
WischmopsAnz. 4
EimerAnz. 4
ReinigungshandschuheAnz. 12

Autozubehör

AutoabdeckungenAnz. 20
PutztücherAnz. 50
ReifendruckmesserAnz. 4
StarthilfekabelAnz. 4
WarndreieckeAnz. 8
Probefahrt-SchlüsselAnz. 20
Testfahrten-OrdnerAnz. 30

Catering

Einkäufe

Tipps

Veröffentliche Termin und Öffnungszeiten frühzeitig und öffne das Online-Anmeldeformular mindestens 6 bis 8 Wochen vor der Messe. So bleibt genug Zeit, Händler zu gewinnen und Anmeldungen zu bearbeiten.
Fordere von jedem Händler vollständige Fahrzeugdaten und Versicherungsangaben an. Lege dafür eine feste Frist, etwa 14 Tage vor Beginn, und bestätige anschließend Platz, Reservierung und Zahlungsdaten.
Plane die Probefahrtstrecke vor der Veranstaltung und drucke die Formulare spätestens am Vortag aus. Prüfe dabei Absperrgitter, Wegweiser und Funkgeräte, damit Einweisung und Verkehr nicht improvisiert werden müssen.
Sende Besuchern und Händlern ihre Informationen getrennt voneinander. Besucher brauchen Anfahrt, Parkeinteilung und Ablauf; Händler benötigen Platzzuweisung, Aufbauzeiten und Instruktionen mindestens 3 Tage vor der Messe.
Kontrolliere Technik und Verpflegung am Vortag statt erst beim Aufbau. Lade Batterien, prüfe Laptops, Tablets und Kartenterminals, kühle Getränke und stelle Namensschilder sowie Fahrzeugetiketten nach einer letzten Teilnehmerliste bereit.

Häufige Fragen

Wie früh muss man eine Gebrauchtwagenmesse organisieren?: Beginne etwa 8 bis 12 Wochen vor dem Termin mit Termin, Händleransprache und Anmeldeformular. Spätestens 2 Wochen vorher sollten Fahrzeugdaten, Versicherungsangaben, Platzverteilung und Zahlungsdaten geprüft sein.
Was muss ein Händler für eine Gebrauchtwagenmesse anmelden?: Er sollte Kontaktdaten, ausgestellte Fahrzeuge, Fahrzeugdaten und Versicherungsangaben einreichen. Setze dafür eine verbindliche Frist, idealerweise 14 Tage vor der Messe, damit Etiketten und Platzpläne rechtzeitig erstellt werden können.
Wann verschickt man die Besucherinformationen für eine Gebrauchtwagenmesse?: Versende die Informationen spätestens 3 bis 5 Tage vor dem Termin. Sie sollten Öffnungszeiten, Anfahrt, Parkeinteilung, Registrierung und Hinweise zu Probefahrten enthalten.
Was muss am Tag vor einer Gebrauchtwagenmesse geprüft werden?: Kontrolliere am Vortag Stromversorgung, Beschallungsanlage, Funkmikrofone, Laptops, Tablets und Kartenterminals. Stelle außerdem Namensschilder, Fahrzeugetiketten, Wegweiser, Formulare und gekühlte Getränke bereit.

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