Checklist pour organiser un salon des voitures d'occasion

Un salon de voitures d'occasion repose sur une préparation précise : les concessionnaires doivent connaître leur emplacement, les visiteurs doivent trouver facilement l'accueil et chaque essai doit être couvert par les bonnes informations d'assurance. Commencez par fixer la date, les horaires et le formulaire d'inscription, puis verrouillez progressivement les véhicules, le parking et l'itinéraire d'essai. Cette checklist vous aide à avancer dans le bon ordre et à éviter les oublis de dernière minute, notamment les badges, les étiquettes et les moyens de paiement.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

Publier la date et les horaires de la foire
Envoyer les invitations
2 personnes
Ouvrir le formulaire d'inscription en ligne
Contacter les concessionnaires automobiles
2 personnes
Enregistrer les exposants participants
Collecter les informations sur les véhicules
2 personnes
Traiter les inscriptions
Recueillir les besoins alimentaires
Créer l’agencement du parking
2 personnes
Définir l’itinéraire d’essai
2 personnes
Vérifier les informations d'assurance
Confirmer les réservations
Créer un plan pour les visiteurs
Attribuer les emplacements des concessionnaires
2 personnes
Vérifier les informations de paiement et de facturation
Envoyer les informations aux visiteurs
Envoyer les instructions aux exposants
Préparer les badges nominatifs
2 personnes
Imprimer les étiquettes des véhicules
2 personnes
Imprimer les panneaux de direction
Imprimer le matériel promotionnel
Imprimer les formulaires d’essai
Vérifier le stock de fournitures de bureau
Faire les courses
2 personnes
Refroidir les boissons
2 personnes
Préparer le service traiteur
3 personnes
Ouvrir le lieu
2 personnes
Contrôler le site
2 personnes
Barrer la route de circulation
3 personnes
Baliser les places de parking
3 personnes
Monter les tentes de réception
4 personnes
Installer les tables et les chaises
4 personnes
Aménager les stands des exposants
6 personnes
Conduire les véhicules jusqu'aux emplacements
8 personnes
Aligner les véhicules
4 personnes
Nettoyer les véhicules
6 personnes
Apposer les étiquettes des véhicules
3 personnes
Installer le comptoir d'information
2 personnes
Installer le comptoir d’inscription
2 personnes
Aménager le comptoir des essais de conduite
2 personnes
Installer la signalisation
3 personnes
Brancher l’éclairage
2 personnes
Tester le système de sonorisation
2 personnes
Remplir le point café
2 personnes
Préparer les en-cas
3 personnes
Vérifier les toilettes
Faire le briefing du personnel d'accueil
2 personnes
Donner le briefing aux guides de stationnement
2 personnes

Événement

Accueillir les participants
3 personnes
Enregistrer les visiteurs
3 personnes
Encadrer la circulation de stationnement
3 personnes
Informer les visiteurs
2 personnes
Assister les concessionnaires
2 personnes
Enregistrer les essais routiers
2 personnes
Vérifier les permis de conduire
2 personnes
Délivrer les essais routiers
2 personnes
Enregistrer les essais de conduite retour
2 personnes
Servir le café et le thé
2 personnes
Servir des amuse-bouches
3 personnes
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Vider les poubelles
2 personnes
Vérifier les toilettes à intervalles réguliers
Contrôler les véhicules entre-temps
2 personnes
Informer les derniers visiteurs
2 personnes
Reconduire les visiteurs
3 personnes

Suivi

Remettre les voitures d’essai en place
4 personnes
Verrouiller les véhicules
4 personnes
Sécuriser l'argent et les terminaux de paiement
2 personnes
Ranger les tables et les chaises
4 personnes
Ranger le service traiteur
3 personnes
Rassembler les déchets
3 personnes
Nettoyer le lieu
4 personnes
Démonter les tentes de fête
4 personnes
Retirer la signalétique
3 personnes
Débrancher l’équipement
2 personnes
Rassembler le matériel de location
3 personnes
Retourner les matériels de location
2 personnes
Ranger le stock restant
2 personnes
Enregistrer les objets trouvés
Rassembler les panneaux et étiquettes des exposants
2 personnes
Répondre aux e-mails des visiteurs
Archiver les photos et les vidéos

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tentes de réceptionqté 4
Bureau d’information
Tables d’inscriptionqté 3
Comptoirs des concessionnairesqté 12
Tables hautesqté 12
Tablesqté 10
Chaisesqté 60
Barrières de sécuritéqté 20
Parasolsqté 6

Équipement

Système de sonorisation
Microphones sans filqté 2
Ordinateurs portablesqté 3
Tablettesqté 4
Terminaux de paiementqté 3
Rallongesqté 8
Multiprisesqté 8
Chargeurs de batterieqté 6
Téléphones portablesqté 4
Talkies-walkiesqté 8
Lampes de pocheqté 6
Aspirateurqté 2

Cuisine

Machines à caféqté 3
Bouilloiresqté 2
Thermosqté 6
Glacièresqté 8
Conteneurs à glaceqté 4
Plateaux de serviceqté 8
Planches à découperqté 4
Couteauxqté 6

Vaisselle

Gobelets réutilisablesqté 250
Gobelets à caféqté 250
Assiettesqté 150
Couvertsqté 150
Cuillères à caféqté 100
Pichets de serviceqté 8

Décoration

Bannières des concessionnairesqté 12
Bannières de scèneqté 6
Drapeauxqté 20
Nappesqté 20
Badges nominatifsqté 100
Porte-badgesqté 100
Stylosqté 40

Éclairage

Guirlandes LEDqté 8
Lampes LEDqté 12
Projecteurs de chantierqté 4

Nettoyage

Poubellesqté 12
Balaisqté 4
Pelles à poussièreqté 4
Serpillièresqté 4
Seauxqté 4
Gants de nettoyageqté 12

Accessoires auto

Housses de voitureqté 20
Chiffons de nettoyageqté 50
Manomètres de pneusqté 4
Câbles de démarrageqté 4
Triangles de signalisationqté 8
Clés d'essaiqté 20
Dossiers d'essai routierqté 30

Catering

Courses

Conseils

Ouvrez les inscriptions suffisamment tôt pour recueillir les coordonnées des concessionnaires, les informations sur chaque véhicule et les besoins alimentaires. Prévoyez une date limite au moins 7 jours avant le salon afin de finaliser les plans et les documents.
Ne placez pas les voitures avant d'avoir vérifié les informations d'assurance et défini l'itinéraire d'essai. Gardez une copie des formulaires d'essai à l'accueil et prévoyez un responsable identifiable pour leur suivi.
Préparez séparément le plan visiteurs et le plan exposants. Envoyez les consignes aux concessionnaires au moins 3 jours avant l'ouverture, avec l'emplacement, l'horaire d'installation et les règles de circulation sur le parking.
Imprimez les badges, étiquettes de véhicules, panneaux directionnels et formulaires d'essai avant le jour J. Faites un contrôle physique du stock de bureau la veille : papier, stylos, ruban adhésif et chargeurs sont souvent oubliés.
Testez les terminaux de paiement, les ordinateurs, la sonorisation et les talkies-walkies avant l'arrivée du public. Refroidissez les boissons quelques heures à l'avance et vérifiez que les tables d'inscription, les barrières et les prises électriques sont installées au bon endroit.

Questions fréquentes

Quand ouvrir les inscriptions pour un salon de voitures d'occasion ?: Ouvrez le formulaire au moins 3 à 4 semaines avant le salon. Fixez une date de clôture 7 jours avant l'événement pour avoir le temps de traiter les inscriptions, confirmer les réservations et créer l'agencement du parking.
Combien de temps faut-il prévoir pour installer un salon automobile ?: Prévoyez au minimum 3 heures avant l'ouverture au public pour installer les stands, les tables d'inscription, les barrières, la signalétique et les équipements. Ajoutez du temps si plusieurs concessionnaires arrivent en même temps ou si les véhicules doivent être positionnés individuellement.
Quels documents faut-il préparer pour les essais de voitures d'occasion ?: Préparez un formulaire d'essai par véhicule ou par départ, ainsi que les informations d'assurance vérifiées avant le salon. Imprimez les documents au plus tard la veille et gardez une réserve d'environ 10 % pour les visiteurs supplémentaires ou les formulaires remplis incorrectement.
Quand envoyer les informations aux visiteurs et aux exposants ?: Envoyez les informations pratiques aux visiteurs 5 à 7 jours avant l'événement, puis un rappel la veille si nécessaire. Les exposants doivent recevoir leur emplacement, leurs horaires d'installation et les consignes de circulation au moins 3 jours avant.

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