Checklist pour organiser une journée d’information sur l’autisme
Une journée d’information sur l’autisme demande une préparation précise, surtout pour l’accueil, l’accessibilité et la gestion des temps calmes. Commencez par réserver la salle et construire le programme, puis confirmez les intervenants avant d’ouvrir les inscriptions. Prévoyez des informations pratiques détaillées sur le parking, l’itinéraire et les espaces de repos. Les derniers jours servent surtout à tester les présentations, préparer la signalétique et briefer les bénévoles.
Le plan, étape par étape
Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.
Préparatifs
Réserver la salle
Définir le programme
2 personnes
Contacter les intervenants
2 personnes
Confirmer les intervenants
Planifier les ateliers
2 personnes
Créer le formulaire d’inscription
Envoyer les invitations
2 personnes
Traiter les inscriptions
2 personnes
Recueillir les besoins alimentaires
Vérifier l'accessibilité
Envoyer les infos de parking
Rédiger l’itinéraire
Aménager l’espace de repos
2 personnes
Définir un itinéraire à faible stimulation
2 personnes
Imprimer le programme
2 personnes
Créer des badges nominatifs
2 personnes
Créer les panneaux d'information
2 personnes
Rassembler les présentations
Tester les présentations
2 personnes
Briefer les bénévoles
2 personnes
Faire les courses
2 personnes
Refroidir les boissons
2 personnes
Préparer les en-cas
3 personnes
Mettre en place le service traiteur
3 personnes
Installer les tables
4 personnes
Installer les chaises
4 personnes
Installer le comptoir d’inscription
2 personnes
Brancher la technique
2 personnes
Installer la signalisation
2 personnes
Vérifier la zone de repos
Effectuer le contrôle de sécurité
2 personnes
Événement
Tenir le comptoir d’accueil
3 personnes
Enregistrer les visiteurs
3 personnes
Distribuer le programme
2 personnes
Indiquer les salles aux visiteurs
2 personnes
Assurer la présentation d’ouverture
2 personnes
Accompagner les intervenants
2 personnes
Encadrer les ateliers
6 personnes
Tenir les tables d'information
8 personnes
Tenir la zone de repos
2 personnes
Répondre aux questions au point d'information
2 personnes
Servir le café et le thé
3 personnes
Servir des amuse-bouches
3 personnes
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Maintenir les tables de catering propres
2 personnes
Vider les poubelles
2 personnes
Vérifier les toilettes
2 personnes
Vérifier le niveau sonore
Annoncer les pauses
Animer la séance de questions de clôture
2 personnes
Reconduire les visiteurs
3 personnes
Suivi
Éteindre la technique
2 personnes
Rassembler le matériel
4 personnes
Faire la vaisselle
3 personnes
Trier les déchets
2 personnes
Ranger les tables et les chaises
4 personnes
Nettoyer les salles
4 personnes
Ranger la salle de repos
2 personnes
Rassembler les objets trouvés
Remettre le lieu en état
2 personnes
Restituer le matériel emprunté
2 personnes
Renvoyer les présentations
Ce qu'il vous faut
Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.
Mobilier
- Tablesqté 12
- Chaisesqté 150
- Tabourets de barqté 6
- Comptoir d'inscription
- Tables d’informationqté 8
- Tabouretsqté 12
- Fauteuils loungeqté 4
- Paravents de vestiaireqté 3
- Porte-manteauxqté 4
- Caisses de rangementqté 12
Équipement
- Ordinateur portableqté 2
- Vidéoprojecteur
- Écran de projection
- Câbles HDMIqté 3
- Rallongesqté 8
- Multiprisesqté 8
- Micro sans filqté 2
- Haut-parleursqté 2
- Cliqueur de présentationqté 2
- Stations de rechargeqté 3
Vaisselle
- Tasses à caféqté 150
- Verresqté 180
- Assiettesqté 180
- Couvertsqté 180
- Plateaux de serviceqté 16
- Cuillères de serviceqté 16
- Pichets à caféqté 6
- Thermosqté 8
- Carafes d’eauqté 8
Cuisine
- Glacièresqté 6
- Bacs à glaçonsqté 4
- Bouilloiresqté 4
- Filtres à caféqté 200
- Planches à découperqté 4
- Couteaux à painqté 4
- Pinces de serviceqté 8
- Verres doseursqté 4
Décoration
- Badges nominatifsqté 180
- Nappesqté 16
- Panneaux indicateursqté 20
- Plaques de porteqté 12
- Panneaux du programmeqté 8
- Chevalets de conférenceqté 6
- Papier pour chevaletqté 6
- Marqueursqté 24
- Stylosqté 100
- Ruban adhésifqté 8
- Pâte à modelerqté 6
- Numéros de tableqté 20
Espace de repos
- Poufsqté 6
- Couverturesqté 8
- Casques audioqté 10
- Bouchons d'oreillesqté 30
- Matériel antistressqté 20
- Lunettes de soleilqté 10
- Minuteries visuellesqté 4
- Rideaux occultantsqté 4
Éclairage
- Lampadairesqté 4
- Lampes LEDqté 8
- Filtres de lumièreqté 8
Nettoyage
- Distributeurs de savon pour les mainsqté 6
- Stations de désinfectionqté 6
- Poubellesqté 12
- Serpillièreqté 2
- Seauxqté 2
- Sets de balaiqté 2
- Chiffons de nettoyageqté 20
Sécurité
- Trousse de premiers secours
- Lampes de pocheqté 4
- Passe-câblesqté 10
- Autocollants pictogrammesqté 40
Catering
- Courses
Conseils
- Réservez la salle dès que la date est fixée et vérifiez plusieurs semaines avant l’événement que les accès, les sanitaires et les espaces de circulation conviennent aux participants à mobilité réduite.
- Définissez un espace de repos et un itinéraire à faible stimulation avant d’envoyer les invitations. Indiquez-les clairement sur le plan transmis aux inscrits et sur place.
- Ouvrez les inscriptions avec un formulaire qui demande les besoins alimentaires et les aménagements nécessaires. Relisez les réponses au moins 7 jours avant la journée pour pouvoir agir à temps.
- Testez chaque présentation avec l’ordinateur portable, le vidéoprojecteur, l’écran, les câbles HDMI, les rallonges et le micro sans fil. Faites ce test au moins la veille, pas au moment de l’accueil.
- Préparez l’accueil en séparant le comptoir d’inscription, les tables d’information et la zone de repos. Imprimez le programme, les badges et les panneaux avant le jour J, puis donnez aux bénévoles des consignes écrites.
Questions fréquentes
- Combien de temps à l’avance faut-il organiser une journée d’information sur l’autisme ?
- Prévoyez au moins 8 à 12 semaines. Ce délai permet de réserver la salle, confirmer les intervenants, ouvrir les inscriptions et régler les besoins d’accessibilité avant la dernière semaine.
- Quand faut-il confirmer les intervenants ?
- Confirmez chaque intervenant au plus tard 4 semaines avant l’événement. Demandez à ce moment-là le titre de son intervention, sa présentation et ses besoins techniques.
- Quand fermer les inscriptions pour une journée d’information sur l’autisme ?
- Fermez-les idéalement 5 à 7 jours avant la journée. Vous aurez ainsi le temps de traiter les demandes, les besoins alimentaires, les badges et le nombre de places.
- Que faut-il vérifier la veille de l’événement ?
- Vérifiez la salle, l’itinéraire, l’espace de repos, la signalétique, le matériel audiovisuel et les boissons. Faites un essai complet des présentations et préparez les documents d’accueil au moins la veille.
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