Zo organiseer je een atletiekwedstrijd

Begin met de wedstrijdonderdelen, het reglement en de beschikbare accommodatie. Daarna leg je de inschrijving vast, bevestig je officials en vrijwilligers en werk je toe naar een gepubliceerd schema met startlijsten. Controleer ruim vooraf alle sportmaterialen en apparatuur, van startblokken en horden tot tijdwaarneming en portofoons. Op de wedstrijddag draait alles om een duidelijke opbouw, een korte briefing en een vaste plek voor inschrijvingen, uitslagen en catering.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Wedstrijdonderdelen vaststellen
3 personen
2
Wedstrijdreglement controleren
2 personen
3
Uitnodigingen versturen
2 personen
4
Inschrijfformulier openen
5
Aanmeldingen verwerken
2 personen
6
Dieetwensen verzamelen
7
Vrijwilligers indelen
2 personen
8
Officials bevestigen
9
Reserveringen maken
10
Wedstrijdschema publiceren
2 personen
11
Startlijsten samenstellen
2 personen
12
Startnummers afdrukken
2 personen
13
Uitslagenformulieren afdrukken
2 personen
14
Deelnemersinformatie versturen
15
Prijzen en medailles bestellen
16
Boodschappenlijst controleren
2 personen
17
Boodschappen doen
3 personen
18
Wedstrijdmateriaal controleren
3 personen
19
Batterijen opladen
20
Startnummers sorteren
2 personen
21
Catering voorbereiden
4 personen
22
Koelboxen vullen
2 personen
23
Terrein inspecteren
3 personen
24
Tenten opbouwen
6 personen
25
Tafels en stoelen plaatsen
5 personen
26
Start- en finishzone markeren
4 personen
27
Atletiekonderdelen uitzetten
6 personen
28
Hordes en blokken klaarzetten
4 personen
29
Hoogspringinstallatie opbouwen
3 personen
30
Verspringbak gereedmaken
3 personen
31
Werpmaterialen klaarzetten
4 personen
32
Tijdwaarneming installeren
3 personen
33
Geluidsinstallatie testen
2 personen
34
Inschrijftafel inrichten
3 personen
35
Cateringbuffet inrichten
4 personen
36
Toiletten controleren
2 personen
37
Afvalpunten plaatsen
2 personen
38
Officials instrueren
3 personen
39
Vrijwilligers instrueren
3 personen

Event

40
Deelnemers ontvangen
6 personen
41
Startnummers uitdelen
3 personen
42
Na-inschrijvingen verwerken
2 personen
43
Warming-up begeleiden
2 personen
44
Openingsbriefing verzorgen
2 personen
45
Wedstrijdonderdelen begeleiden
12 personen
46
Tijden en afstanden registreren
5 personen
47
Startgroepen omroepen
2 personen
48
Publiek informeren
2 personen
49
Dranken bijvullen
3 personen
50
Koffie en thee serveren
3 personen
51
Broodjes en snacks serveren
4 personen
52
Buffet schoon en gevuld houden
2 personen
53
Afval tussentijds verwijderen
2 personen
54
Uitslagen controleren
3 personen
55
Prijzenceremonie uitvoeren
4 personen
56
Eindmededelingen doen
2 personen
57
Deelnemers uitzwaaien
4 personen

Nazorg

58
Wedstrijdmaterialen verzamelen
6 personen
59
Tijdwaarneming demonteren
3 personen
60
Geluidsinstallatie opruimen
2 personen
61
Tenten afbreken
6 personen
62
Tafels en stoelen opruimen
5 personen
63
Servies afwassen
3 personen
64
Terrein afvalvrij maken
6 personen
65
Cateringrestanten koelen
2 personen
66
Sanitair schoonmaken
2 personen
67
Materialen terugbrengen
3 personen
68
Huurmaterialen retourneren
2 personen
69
Uitslagen online publiceren
2 personen
70
Deelnemers nabericht sturen
71
Onkosten en bonnen verwerken
2 personen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Partytentenaantal 3
Tafelsaantal 12
Stoelenaantal 80
Klaptafelsaantal 4
Barkrukkenaantal 6
Kledingrekkenaantal 2

Sportmateriaal

Startblokkenaantal 8
Hordenaantal 20
Estafettestokjesaantal 12
Kogelsaantal 8
Sperenaantal 6
Discuswerpenaantal 6
Hoogspringlattenaantal 4
Hoogspringstaandersaantal 2
Valmattenaantal 2
Meetlintenaantal 6
Meetstokkenaantal 4
Startpistool
Startpistooldoppen
Pionnenaantal 40
Afzetlintaantal 6
Veldmarkeerstiftaantal 4

Apparatuur

Elektronische tijdwaarneming
Stopwatchesaantal 8
Laptopaantal 2
Printer
Portofoonsaantal 8
Geluidsinstallatie
Microfoonsaantal 2
Verlengkabelsaantal 6
Stekkerdozenaantal 6
Powerbanksaantal 6

Servies

Herbruikbare bekersaantal 250
Koffiekopjesaantal 80
Bordenaantal 100
Besteksetsaantal 100
Serveerschalenaantal 12
Schenk kannenaantal 8

Keuken

Koffiezetapparatenaantal 2
Waterkokersaantal 2
Koelboxenaantal 6
Thermoskannenaantal 6
Snijplankenaantal 4
Broodmessenaantal 4
Tangenaantal 8
Serveerlepelsaantal 8

Decoratie

Vlaggenlijnenaantal 8
Terreinbordenaantal 20
Programmapostersaantal 12
Pijlbordenaantal 12

Verlichting

Ledlampenaantal 8
Bouwlampenaantal 4

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 12
Bezemsetsaantal 4
Vuilnisgrijpersaantal 4
Dweilenaantal 4
Emmersaantal 4
Schoonmaakhandschoenenaantal 12

Veiligheid

EHBO-koffersaantal 2
IJscompressenaantal 12
Veiligheidshesjesaantal 20
Zaklampenaantal 6

Registratie

Startnummerhoudersaantal 350
Officialsbadgesaantal 30
Polsbandjesaantal 400
Klembordenaantal 20
Balpennenaantal 40

Prijzen

Medaillesaantal 120
Bekersaantal 12
Certificatenaantal 350

Kantoor

A4-papieraantal 2
Permanent markersaantal 20
Tapeaantal 12
Scharenaantal 6

Catering

Boodschappen

Tips

Leg eerst de onderdelen, categorieën en volgorde vast voordat je uitnodigingen verstuurt. Zo kun je het inschrijfformulier meteen compleet maken en voorkom je dat deelnemers later opnieuw moeten worden ingedeeld.
Sluit de inschrijving niet pas op de wedstrijddag. Verwerk de aanmeldingen vooraf, verzamel dieetwensen en publiceer het wedstrijdschema met startlijsten zodra de laatste wijzigingen zijn gecontroleerd.
Bevestig officials en vrijwilligers uiterlijk enkele weken vooraf en geef iedereen één duidelijke taak. Plan extra bezetting voor inschrijving, callroom, tijdwaarneming, veldonderdelen en uitslagen.
Test elektronische tijdwaarneming, laptop, printer, geluidsinstallatie en portofoons vóór de opbouw. Laad batterijen op en leg stopwatches, verlengkabels en reservebenodigdheden op één aangewezen plek.
Plan de terreinopbouw achteruit vanaf het eerste startmoment. Zet tenten, tafels en stoelen eerst neer, markeer loop- en werpzones daarna en controleer vervolgens per onderdeel startblokken, horden, meetmateriaal, valmatten en afzetlint.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet je een atletiekwedstrijd organiseren?: Begin bij voorkeur 8 tot 12 weken vooraf. Dan heb je tijd om onderdelen en reglement vast te stellen, inschrijvingen te openen, officials en vrijwilligers te bevestigen en prijzen en medailles te bestellen.
Wanneer moet je het wedstrijdschema en de startlijsten maken?: Maak een voorlopig schema zodra de inschrijving opent en werk het definitieve schema uit nadat de inschrijving sluit. Publiceer het bij voorkeur 3 tot 7 dagen voor de wedstrijd, zodat deelnemers wijzigingen kunnen melden.
Hoeveel officials en vrijwilligers heb je nodig voor een atletiekwedstrijd?: Dat hangt af van het aantal onderdelen en deelnemers, maar plan minimaal één verantwoordelijke per actief onderdeel en aparte mensen voor inschrijving, callroom, tijdwaarneming en uitslagen. Maak de indeling uiterlijk 2 weken vooraf en wijs een reserve aan per hoofdtaak.
Wat moet je op de wedstrijddag als eerste controleren?: Controleer vóór de eerste warming-up het terrein, de afzetting en alle wedstrijdmaterialen. Test ook de tijdwaarneming en geluidsinstallatie, sorteer de startnummers en houd minstens 60 minuten over voor een korte briefing.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.