Checklist para organizar una competición de atletismo

Organizar una competición de atletismo exige coordinar pruebas, participantes, oficiales, material y tiempos sin dejar decisiones para el último día. Empieza definiendo las disciplinas y revisando el reglamento; después abre las inscripciones y asigna responsables. Durante la última semana, publica el horario, prepara las listas de salida, los dorsales y los formularios de resultados. El día anterior, comprueba el recinto, carga las baterías y separa el material por zonas para que el montaje avance sin retrasos.

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El plan, paso a paso

Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.

Preparativos

Definir las pruebas de la competición
3 personas
Comprobar el reglamento del concurso
2 personas
Enviar invitaciones
2 personas
Abrir el formulario de inscripción
Gestionar inscripciones
2 personas
Recoger preferencias dietéticas
Asignar voluntarios
2 personas
Confirmar a los oficiales
Hacer reservas
Publicar el horario de la competición
2 personas
Elaborar las listas de salida
2 personas
Imprimir los dorsales
2 personas
Imprimir formularios de resultados
2 personas
Enviar información a los participantes
Encargar premios y medallas
Comprobar la lista de la compra
2 personas
Hacer la compra
3 personas
Comprobar el material de competición
3 personas
Cargar las baterías
Ordenar los dorsales
2 personas
Preparar el catering
4 personas
Llenar las neveras portátiles
2 personas
Inspeccionar el recinto
3 personas
Montar tiendas
6 personas
Colocar mesas y sillas
5 personas
Marcar la zona de salida y meta
4 personas
Montar las pruebas de atletismo
6 personas
Preparar obstáculos y bloques
4 personas
Montar la instalación de salto de altura
3 personas
Preparar la fosa de salto
3 personas
Preparar los materiales de lanzamiento
4 personas
Instalar el cronometraje
3 personas
Probar el sistema de sonido
2 personas
Montar la mesa de inscripciones
3 personas
Montar el buffet de catering
4 personas
Comprobar los baños
2 personas
Colocar puntos de recogida de basura
2 personas
Instruir a los oficiales
3 personas
Instruir a los voluntarios
3 personas

Evento

Recepción de participantes
6 personas
Repartir dorsales
3 personas
Gestionar inscripciones tardías
2 personas
Guiar el calentamiento
2 personas
Dar la sesión informativa de apertura
2 personas
Coordinar los componentes de la competición
12 personas
Registrar tiempos y distancias
5 personas
Anunciar los grupos de salida
2 personas
Informar al público
2 personas
Rellenar las bebidas
3 personas
Servir café y té
3 personas
Servir bocadillos y aperitivos
4 personas
Mantener el buffet limpio y abastecido
2 personas
Retirar la basura de vez en cuando
2 personas
Comprobar los resultados
3 personas
Realizar la ceremonia de premios
4 personas
Hacer los anuncios finales
2 personas
Despedir a los participantes
4 personas

Seguimiento

Reunir el material de competición
6 personas
Desmontar la cronometraje
3 personas
Recoger el equipo de sonido
2 personas
Desmontar las tiendas
6 personas
Recoger mesas y sillas
5 personas
Lavar la vajilla
3 personas
Dejar el recinto libre de residuos
6 personas
Enfriar los restos del catering
2 personas
Limpiar los sanitarios
2 personas
Devolver los materiales
3 personas
Devolver el material alquilado
2 personas
Publicar los resultados en línea
2 personas
Enviar mensaje de seguimiento a los participantes
Tramitar gastos y recibos
2 personas

Lo que necesitas

Agrupado como lo comprarías, con cantidades.

Mobiliario

Carpas de fiestacant. 3
Mesascant. 12
Sillascant. 80
Mesas plegablescant. 4
Taburetes de barcant. 6
Percheroscant. 2

Material deportivo

Bloques de salidacant. 8
Vallascant. 20
Testigos de relevocant. 12
Balascant. 8
Lanzascant. 6
Lanzamiento de discocant. 6
Listones de salto de alturacant. 4
Barras de salto de alturacant. 2
Colchonetas de caídacant. 2
Cintas métricascant. 6
Barras de medicióncant. 4
Pistola de salida
Tapones para pistola de salida
Conoscant. 40
Cinta de balizamientocant. 6
Rotulador de campocant. 4

Equipo

Cronometraje electrónico
Cronómetroscant. 8
Portátilcant. 2
Impresora
Walkie-talkiescant. 8
Equipo de sonido
Micrófonoscant. 2
Cables alargadorescant. 6
Regletascant. 6
Baterías externascant. 6

Vajilla

Vasos reutilizablescant. 250
Tazas de cafécant. 80
Platoscant. 100
Cubiertoscant. 100
Bandejas de servircant. 12
Jarras para servircant. 8

Cocina

Máquinas de cafécant. 2
Teterascant. 2
Neveras portátilescant. 6
Termoscant. 6
Tablas de cortarcant. 4
Cuchillos de pancant. 4
Pinzascant. 8
Cucharones de servircant. 8

Decoración

Guirnaldascant. 8
Carteles del recintocant. 20
Pósteres del programacant. 12
Carteles direccionalescant. 12

Iluminación

Lámparas LEDcant. 8
Lámparas de obracant. 4

Limpieza

Papeleracant. 12
Sets de escobacant. 4
Recogedores de basuracant. 4
Fregonascant. 4
Cuboscant. 4
Guantes de limpiezacant. 12

Seguridad

Botiquines de primeros auxilioscant. 2
Compresas de hielocant. 12
Chalecos reflectantescant. 20
Linternascant. 6

Registro

Portadorsalescant. 350
Credenciales de oficialescant. 30
Pulserascant. 400
Portapapelescant. 20
Bolígrafoscant. 40

Premios

Medallascant. 120
Vasoscant. 12
Certificadoscant. 350

Oficina

Papel A4cant. 2
Rotuladores permanentescant. 20
Cinta adhesivacant. 12
Tijerascant. 6

Catering

Compras

Consejos

Cierra las pruebas y revisa el reglamento antes de abrir las inscripciones. Así podrás publicar categorías, horarios provisionales y posibles límites de participación con al menos 4 semanas de antelación.
Confirma a los oficiales y asigna voluntarios entre 10 y 14 días antes. Entrega a cada persona una función concreta y un canal de comunicación, especialmente si hay varias zonas de competición.
Publica el horario y envía la información a los participantes entre 5 y 7 días antes. Incluye la hora de llegada, el procedimiento de recogida de dorsales, las listas de salida y cualquier indicación sobre preferencias dietéticas.
Prepara dorsales, formularios de resultados y premios en paquetes separados por prueba. Imprime al menos un juego adicional de formularios y ordena los dorsales antes del montaje para evitar búsquedas durante la competición.
Inspecciona el recinto el día anterior y separa el material de pista, lanzamientos y saltos. Comprueba bloques de salida, vallas, testigos, instrumentos de medición, cronometraje, walkie-talkies, baterías, cables y equipo de sonido antes de cargarlo.

Preguntas frecuentes

¿Con cuánta antelación hay que organizar una competición de atletismo?: Empieza entre 6 y 8 semanas antes si esperas varias pruebas y participantes. Deja cerrados el reglamento, los oficiales, las reservas y las inscripciones como máximo 2 semanas antes.
¿Cuándo se deben abrir las inscripciones para una competición de atletismo?: Ábrelas unas 4 semanas antes y fija el cierre entre 7 y 10 días antes de la competición. Ese margen permite revisar datos, preferencias dietéticas y listas de salida.
¿Cuándo publicar el horario y las listas de salida?: Publica el horario provisional entre 7 y 10 días antes y las listas de salida definitivas entre 2 y 4 días antes. Reserva tiempo para corregir bajas o cambios de prueba.
¿Qué hay que comprobar el día anterior a una competición de atletismo?: Revisa el recinto, monta las carpas y coloca mesas y sillas; después comprueba el material y carga las baterías. Haz esta revisión al menos 12 horas antes para poder sustituir lo que falte.

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