Atletiekwedstrijd organiseren: complete checklist

Een atletiekwedstrijd vraagt meer voorbereiding dan alleen onderdelen en deelnemers vastleggen. Je hebt een wedstrijdschema, reglement, officials, startlijsten en geschikt materiaal nodig, maar ook een werkbare inrichting van het terrein. Begin op tijd met de locatie en inschrijvingen en plan daarna de bezetting per onderdeel. Controleer in de laatste week het weer, de wedstrijdmaterialen en de startdocumenten. Met deze checklist houd je overzicht van de voorbereiding tot de wedstrijddag.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Wedstrijdlocatie reserveren
Wedstrijdonderdelen bepalen
2 personen
Wedstrijdreglement opstellen
2 personen
Wedstrijdschema maken
2 personen
Uitnodigingen versturen
Inschrijfformulier publiceren
Aanmeldingen verwerken
2 personen
Dieetwensen verzamelen
Officials en vrijwilligers inplannen
2 personen
Startlijsten samenstellen
2 personen
Startnummers toewijzen
2 personen
Deelnemers bevestigen
Prijzen bestellen
Medische contactgegevens verzamelen
Weersverwachting controleren
Boodschappen doen
2 personen
Startdocumenten printen
Wedstrijdmaterialen controleren
2 personen
Prijzen klaarzetten
Startpakketten samenstellen
3 personen
Terrein inspecteren
3 personen
Wedstrijdterrein afzetten
4 personen
Tenten opzetten
4 personen
Tafels en stoelen plaatsen
4 personen
Inschrijving inrichten
2 personen
Jurytafel inrichten
2 personen
Finishzone markeren
3 personen
Startzones markeren
3 personen
Verspringbak controleren
2 personen
Hoogspringmat controleren
2 personen
Werpmaterialen klaarleggen
3 personen
Tijdwaarneming testen
3 personen
Geluid testen
2 personen
Dranken koud zetten
2 personen
Koffiepunt inrichten
2 personen
Catering klaarzetten
3 personen
Vrijwilligers instrueren
2 personen
Jurybriefing uitvoeren
3 personen

Event

Inschrijftafel bemannen
2 personen
Deelnemers registreren
3 personen
Startnummers uitdelen
2 personen
Publiek ontvangen
2 personen
Openingsbriefing geven
2 personen
Startgroepen oproepen
2 personen
Wedstrijden begeleiden
8 personen
Tijden en resultaten noteren
4 personen
Wedstrijdmateriaal verplaatsen
4 personen
Veiligheid langs de baan bewaken
3 personen
Dranken serveren
3 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Koffie en thee serveren
2 personen
Hapjes aanvullen
2 personen
Afvalbakken legen
2 personen
Tussentijdse uitslagen publiceren
2 personen
Finales aankondigen
Prijzenceremonie begeleiden
3 personen
Einduitslagen uitdelen
2 personen
Deelnemers uitzwaaien
2 personen

Nazorg

Start- en finishmateriaal opruimen
4 personen
Sportmateriaal verzamelen
4 personen
Tenten afbreken
4 personen
Tafels en stoelen opruimen
4 personen
Servies afwassen
2 personen
Afval verzamelen
3 personen
Terrein schoonmaken
4 personen
Apparatuur uitschakelen
2 personen
Uitslagen archiveren
Deelnemers uitslagen mailen
Geleende materialen retourneren
2 personen
Overgebleven voorraad opbergen
2 personen
Wedstrijdlocatie opleveren
2 personen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Partytentenaantal 3
Inklaptafelsaantal 10
Stoelenaantal 40
Jurytafelsaantal 3
Kleedmattenaantal 4

Sportmateriaal

Startblokkenaantal 8
Hordenaantal 12
Estafettestokjesaantal 8
Kogelsaantal 4
Discuswerpenaantal 4
Speerwerpersaantal 4
Verspringharkenaantal 2
Meetlintenaantal 4
Meetstokkenaantal 4
Hoogspringlattenaantal 4
Hoogspringmattenaantal 2
Pionnenaantal 30
Markeringsschijvenaantal 40
Startpistool
Startpistoolkogelsaantal 30
Stopwatchesaantal 8
Rondebordenaantal 2
Windmetersaantal 2
Stroomhaspelsaantal 4
Verlengkabelsaantal 6
Portofoonsaantal 8
Fluitjesaantal 8
Clipboardsaantal 12
Pennenaantal 50
Startnummersaantal 250
Veiligheidsspeldenaantal 500
Wedstrijdhesjesaantal 30
Prijzenaantal 30
Medaillesaantal 60
Afzetlintaantal 8
Dranghekkenaantal 20
Pijlbordenaantal 12
Whiteboardsaantal 3
Whiteboardstiftenaantal 12
Rekenmachinesaantal 4

Apparatuur

Luidsprekersaantal 2
Microfoonaantal 2
Geluidsmixer
Laptopaantal 2
Printer
Powerbanksaantal 4

Servies

Herbruikbare bekersaantal 250
Koffiekopjesaantal 80
Bordenaantal 100
Besteksetsaantal 100
Serveerschalenaantal 12

Keuken

Koffiezetapparatenaantal 2
Waterkokersaantal 2
Koelboxenaantal 6
Thermoskannenaantal 6
Schenkkannenaantal 4

Verlichting

Bouwlampenaantal 4
Lichtsnoerenaantal 4

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 10
Bezemsetsaantal 3
Dweilenaantal 3
Emmersaantal 4
Schoonmaakhandschoenenaantal 8
Eerstehulpkoffersaantal 2
Blusdekensaantal 2

Catering

Boodschappen

Tips

Reserveer de wedstrijdlocatie zodra de wedstrijddatum vaststaat. Controleer daarbij of er ruimte is voor inschrijving, jurytafels, kleedmatten, tenten en publiek, zodat je niet pas op de wedstrijddag hoeft te improviseren.
Maak het wedstrijdschema pas definitief nadat de inschrijvingen zijn verwerkt. Plan per onderdeel voldoende wisseltijd voor materiaal, metingen en verplaatsingen tussen bijvoorbeeld horden, verspringen en werpnummers.
Plan officials en vrijwilligers per onderdeel én per tijdsblok. Zorg dat startcommissarissen, juryleden, tijdwaarnemers en helpers uiterlijk één week vooraf hun taak, meldtijd en contactpersoon kennen.
Controleer sportmateriaal minstens 7 dagen vooraf en opnieuw op de wedstrijddag. Test onder meer startblokken, horden, meetlinten, windmeters, stopwatches, startpistool en stroomhaspels; een ontbrekend klein onderdeel kan een heel blok stilleggen.
Richt de inschrijving minimaal 90 minuten voor de eerste start in. Leg startnummers, deelnemerslijsten, printer, laptop en startdocumenten klaar en zet prijzen, startpakketten en medische contactgegevens op een vaste plek.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik een atletiekwedstrijd organiseren?: Begin bij voorkeur 8 tot 12 weken vooraf met de locatie, onderdelen en het reglement. Plan de inschrijvingen en vrijwilligers uiterlijk 4 weken voor de wedstrijd; de definitieve startlijsten maak je in de laatste 7 dagen.
Hoeveel officials en vrijwilligers heb ik nodig voor een atletiekwedstrijd?: Reken minimaal op 1 wedstrijdleider, 1 startfunctionaris, 2 tot 3 tijdwaarnemers en per technisch onderdeel 3 tot 5 juryleden of helpers. Bij meerdere onderdelen tegelijk loopt de bezetting snel op, dus maak per tijdsblok een aparte planning.
Wanneer moet ik de deelnemers van een atletiekwedstrijd bevestigen?: Bevestig deelnemers uiterlijk 7 dagen voor de wedstrijd, nadat betalingen, medische contactgegevens en dieetwensen zijn verwerkt. Stuur daarna de onderdelen, starttijd, startnummer en praktische instructies in één bericht.
Hoe richt ik het terrein in voor een atletiekwedstrijd?: Zet tenten, tafels, stoelen en jurytafels minimaal 2 uur voor de eerste start klaar. Controleer daarna de looproutes, afzettingen, stroomkabels en de plaats van elk onderdeel; houd minstens 30 minuten over voor een laatste veiligheidsronde.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.