Checklist pour organiser une compétition d’athlétisme

Une compétition d’athlétisme demande de coordonner les épreuves, les inscriptions, les officiels et le matériel avant l’arrivée des participants. Cette checklist suit l’ordre pratique de préparation, depuis la réservation du site jusqu’à l’installation des zones de départ, de saut et de lancer. Elle couvre aussi les documents, les récompenses, les besoins alimentaires et les informations médicales. Utilise-la pour répartir les responsabilités et repérer les oublis avant le jour du concours.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

Réserver le lieu du concours
Définir les épreuves de la compétition
2 personnes
Établir le règlement du concours
2 personnes
Établir le planning des matchs
2 personnes
Envoyer les invitations
Publier le formulaire d'inscription
Traiter les inscriptions
2 personnes
Recueillir les besoins alimentaires
Planifier les officiels et les bénévoles
2 personnes
Établir les listes de départ
2 personnes
Attribuer les numéros de départ
2 personnes
Confirmer les participants
Commander les prix
Collecter les coordonnées médicales
Vérifier les prévisions météo
Faire les courses
2 personnes
Imprimer les documents de départ
Vérifier le matériel de compétition
2 personnes
Préparer les prix
Composer les kits de démarrage
3 personnes
Inspecter le site
3 personnes
Balisage du terrain de compétition
4 personnes
Monter les tentes
4 personnes
Installer les tables et les chaises
4 personnes
Mettre en place l’inscription
2 personnes
Installer la table du jury
2 personnes
Marquer la zone d’arrivée
3 personnes
Marquer les zones de départ
3 personnes
Vérifier le bac de saut en longueur
2 personnes
Vérifier le tapis de saut en hauteur
2 personnes
Préparer le matériel de lancer
3 personnes
Tester le chronométrage
3 personnes
Tester le son
2 personnes
Mettre les boissons au frais
2 personnes
Mettre en place le point café
2 personnes
Mettre en place le service traiteur
3 personnes
Briefer les bénévoles
2 personnes
Faire le briefing du jury
3 personnes

Événement

Tenir la table d’inscription
2 personnes
Enregistrer les participants
3 personnes
Distribuer les dossards
2 personnes
Accueillir le public
2 personnes
Donner le briefing d'ouverture
2 personnes
Appeler les groupes de départ
2 personnes
Encadrer les matchs
8 personnes
Noter les temps et les résultats
4 personnes
Déplacer le matériel de compétition
4 personnes
Surveiller la sécurité le long du parcours
3 personnes
Servir les boissons
3 personnes
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Servir le café et le thé
2 personnes
Ravitaillement des amuse-bouches
2 personnes
Vider les poubelles
2 personnes
Publier les résultats intermédiaires
2 personnes
Annoncer les finales
Encadrer la cérémonie de remise des prix
3 personnes
Distribuer les résultats finaux
2 personnes
Saluer les participants à leur départ
2 personnes

Suivi

Ranger le matériel de départ et d’arrivée
4 personnes
Rassembler le matériel sportif
4 personnes
Démonter les tentes
4 personnes
Ranger les tables et les chaises
4 personnes
Faire la vaisselle
2 personnes
Rassembler les déchets
3 personnes
Nettoyer le site
4 personnes
Éteindre l’équipement
2 personnes
Archiver les résultats
Envoyer les résultats aux participants
Restituer le matériel emprunté
2 personnes
Ranger le stock restant
2 personnes
Remettre le lieu de la compétition
2 personnes

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tentes de réceptionqté 3
Tables pliantesqté 10
Chaisesqté 40
Tables du juryqté 3
Tapis de changeqté 4

Matériel de sport

Blocs de départqté 8
Haiesqté 12
Témoins de relaisqté 8
Ballesqté 4
Lancer du disqueqté 4
Lanceurs de javelotqté 4
Râteaux de saut en longueurqté 2
Mètres rubansqté 4
Piquets de mesureqté 4
Barres de saut en hauteurqté 4
Tapis de saut en hauteurqté 2
Cônesqté 30
Disques de marquageqté 40
Pistolet de départ
Projectiles pour pistolet de départqté 30
Chronomètresqté 8
Assiettes rondesqté 2
Anémomètresqté 2
Enrouleurs électriquesqté 4
Rallongesqté 6
Talkies-walkiesqté 8
Siffletsqté 8
Presse-papiersqté 12
Stylosqté 50
Numéros de départqté 250
Épingles de sûretéqté 500
Maillots de compétitionqté 30
Prixqté 30
Médaillesqté 60
Ruban de balisageqté 8
Barrières de fouleqté 20
Panneaux indicateursqté 12
Tableaux blancsqté 3
Marqueurs pour tableau blancqté 12
Calculatricesqté 4

Équipement

Haut-parleursqté 2
Microphoneqté 2
Console de mixage
Ordinateur portableqté 2
Imprimante
Batteries externesqté 4

Vaisselle

Gobelets réutilisablesqté 250
Tasses à caféqté 80
Assiettesqté 100
Couvertsqté 100
Plateaux de serviceqté 12

Cuisine

Machines à caféqté 2
Bouilloiresqté 2
Glacièresqté 6
Thermosqté 6
Carafesqté 4

Éclairage

Projecteurs de chantierqté 4
Guirlandes lumineusesqté 4

Nettoyage

Poubellesqté 10
Sets de balaiqté 3
Serpillièresqté 3
Seauxqté 4
Gants de nettoyageqté 8
Trousses de premiers secoursqté 2
Couvertures anti-feuqté 2

Catering

Courses

Conseils

Fixe les épreuves et le règlement avant d’ouvrir les inscriptions : les listes de départ, les horaires et les besoins en officiels en dépendent directement.
Prévois un responsable par zone de compétition. Les courses, les sauts et les lancers nécessitent chacun du matériel, des mesures et une saisie des résultats spécifiques.
Traite les inscriptions avant d’établir les listes de départ et attribue les numéros suffisamment tôt pour imprimer les documents et préparer les kits de démarrage.
Vérifie les prévisions météo au moins 48 heures avant le concours, puis contrôle l’état du terrain et des tentes le jour précédent. Prévois aussi les rallonges et enrouleurs électriques pour les équipements installés à distance.
Ne commande pas les prix au dernier moment : compte les catégories et les classements prévus, puis prépare les récompenses et les tables de jury avant l’ouverture de l’inscription.

Questions fréquentes

Quand ouvrir les inscriptions pour une compétition d’athlétisme ?: Ouvre le formulaire au moins 4 à 6 semaines avant la compétition. Ferme-le environ 7 jours avant afin de traiter les inscriptions, recueillir les besoins alimentaires et finaliser les listes de départ.
Combien d’officiels faut-il prévoir pour une compétition d’athlétisme ?: Prévois au minimum 1 responsable par épreuve et 2 à 3 bénévoles pour l’accueil, les résultats et l’orientation. Ajoute des personnes pour les zones de lancer et de saut si plusieurs concours se déroulent en parallèle.
Quand préparer le matériel d’une compétition d’athlétisme ?: Vérifie les blocs de départ, haies, témoins, chronomètres et instruments de mesure 2 à 3 jours avant. Installe le balisage, les tables, les chaises et les tentes la veille lorsque le site le permet.
Que faut-il faire la veille d’une compétition d’athlétisme ?: Inspecte le terrain, confirme les participants et les officiels, imprime les documents de départ et prépare les prix. Vérifie aussi la météo, les branchements électriques, la sonorisation et le point d’inscription avant l’arrivée du public.

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