Atelierroute organiseren: checklist en planning

Een atelierroute staat of valt met duidelijke informatie per locatie. Leg eerst de deelnemende ateliers, route en openingstijden vast; daarna volgen programma, communicatie en materialen. Bezoekers moeten onderweg snel zien waar ze zijn, wanneer een atelier open is en wie ze kunnen aanspreken. Plan daarom niet alleen de kunstwerken en rondleidingen, maar ook routekaarten, bewegwijzering, vrijwilligers, techniek en catering. Met deze checklist werk je van de eerste afspraken naar een soepel verloop op de dag zelf.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Deelnemende ateliers vastleggen
2 personen
Route en locaties verzamelen
2 personen
Openingstijden per atelier afstemmen
2 personen
Deelnemersinformatie versturen
Aanmeldingen verwerken
Dieetwensen verzamelen
Fotomateriaal van kunstenaars verzamelen
2 personen
Routekaart ontwerpen
2 personen
Routekaart laten drukken
Programma online publiceren
Uitnodigingen versturen
2 personen
Persbericht versturen
Socialmediaberichten plannen
Opening en rondleidingen plannen
2 personen
Reserveringen voor materialen maken
Vrijwilligers indelen
2 personen
Contactlijst voor organisatoren maken
Veiligheidsinstructies opstellen
2 personen
Plattegronden per atelier maken
2 personen
Bewegwijzering ontwerpen
Naambadges voorbereiden
Bewegwijzering printen
Presentatiemateriaal controleren
2 personen
Kunstwerken en labels inventariseren
2 personen
Cateringbestelling plaatsen
Routekaartjes sorteren
2 personen
Materialen per locatie verdelen
3 personen
Dranken en boodschappen inkopen
2 personen
Dranken gekoeld opslaan
2 personen
Catering voorbereiden
3 personen

Event

Opbouwlocatie openen
2 personen
Ontvangstbalie opstellen
2 personen
Tafels en stoelen plaatsen
4 personen
Kunstwerken en labels plaatsen
4 personen
Verlichting controleren
2 personen
Bewegwijzering ophangen
3 personen
Routekaarten klaarleggen
2 personen
Geluidsapparatuur testen
2 personen
Koffie- en theepunt inrichten
2 personen
Hapjes op schalen leggen
3 personen
Vrijwilligers instrueren
2 personen
Ateliers telefonisch controleren
2 personen
Ontvangstbalie bemannen
2 personen
Bezoekers registreren
2 personen
Routekaarten uitdelen
2 personen
Bezoekers naar ateliers verwijzen
2 personen
Opening begeleiden
2 personen
Rondleidingen begeleiden
3 personen
Workshops begeleiden
4 personen
Koffie en thee serveren
2 personen
Hapjes serveren
2 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Servies verzamelen
2 personen
Afvalbakken legen
2 personen
Toiletten controleren
Programmawijzigingen communiceren
Avondprogramma aankondigen
Lichtniveau voor avond instellen
2 personen
Bezoekers naar uitgang begeleiden
2 personen
Laatste ateliercontrole uitvoeren
2 personen
Ontvangstbalie afsluiten
2 personen

Nazorg

Kunstwerken veiligstellen
4 personen
Decoratie verwijderen
3 personen
Tafels en stoelen afbouwen
4 personen
Servies afwassen
2 personen
Locatie schoonmaken
3 personen
Afval afvoeren
2 personen
Geleende materialen verzamelen
2 personen
Materialen retourneren
2 personen
Routeborden verwijderen
2 personen
Ongebruikte catering opruimen
2 personen
Gevonden voorwerpen registreren
Kunstenaars informeren over afhalen
Bezoekersgegevens archiveren
Bedankberichten versturen
Foto's en bestanden archiveren

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Informatietafelsaantal 4
Klapstoelenaantal 30
Tafelkledenaantal 6
Krukkenaantal 12

Servies

Koffiekopjesaantal 60
Glazenaantal 100
Bordenaantal 100
Vorkenaantal 100
Messenaantal 100
Lepelsaantal 80
Serveerschalenaantal 12
Serveertangenaantal 8

Apparatuur

Koffiezetapparatenaantal 2
Waterkokersaantal 2
Koelboxenaantal 4
Verlengsnoerenaantal 8
Stekkerdozenaantal 8
Laptopsaantal 2
Portofoonsaantal 6
Mobiele speakersaantal 2
Microfoonsaantal 2
Presentatieschermenaantal 2
Projectorenaantal 2

Verlichting

Ledlampenaantal 12
Lichtstandaardenaantal 8
Batterijlampenaantal 10

Decoratie

Routepijlenaantal 30
Informatiebordenaantal 20
Fotolijstenaantal 20
Naamkaartjesaantal 80
Naambadgehoudersaantal 60
Kleefgumaantal 10
Wasknijpersaantal 100
Touwrollenaantal 4
Bloemenvazenaantal 8

Keuken

Waterkannenaantal 8
Thermoskannenaantal 6
Snijplankenaantal 4
Koksmesaantal 2
Broodmessenaantal 2
Serveertablettenaantal 6
Koelzakkenaantal 4
Etikettenaantal 100
Voedselbakkenaantal 12
Aluminiumfolieaantal 2
Vershoudfolieaantal 2

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 8
Emmersaantal 4
Schoonmaakdoekenaantal 20
Bezemsetsaantal 3
Dweilenaantal 3
Handzeepdispensersaantal 6

Catering

Boodschappen

Tips

Leg deelnemende ateliers en hun openingstijden uiterlijk 8 weken vooraf vast. Vraag per locatie meteen het adres, contactpersoon, maximale groepsgrootte en beschikbare tijden voor rondleidingen op.
Maak één routekaart met alle locaties en controleer die minstens 3 weken voor de route op loopvolgorde, straatnamen en herkenbare punten. Laat daarna de gedrukte kaarten en routepijlen op tijd maken.
Verzamel fotomateriaal, kunstenaarsinformatie en dieetwensen in één overzicht. Gebruik dezelfde gegevens voor het online programma, uitnodigingen, persbericht en informatieborden, zodat bezoekers geen tegenstrijdige tijden zien.
Deel vrijwilligers per locatie en tijdsblok in en geef iedere coördinator een contactlijst. Test portofoons, mobiele speakers, microfoons, projectoren en presentatieschermen minimaal 1 week vooraf op de plekken waar ze worden gebruikt.
Tel bezoekersvoorzieningen per locatie in plaats van alleen voor het totaal: informatiestafel, stoelen of krukken, verlichting, koffieapparatuur en servies. Reserveer catering uiterlijk 7 dagen vooraf en wijs aan wie aanvult, opruimt en de routepijlen controleert.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik een atelierroute organiseren?: Begin bij voorkeur 10 tot 12 weken vooraf met het vastleggen van ateliers en locaties. Houd minimaal 3 weken over voor routekaart, programma, pers en drukwerk.
Wanneer moet het programma van een atelierroute online staan?: Publiceer het programma uiterlijk 3 weken voor de route, zodra openingstijden, adressen en rondleidingen zijn bevestigd. Werk wijzigingen daarna direct bij en controleer de informatie nogmaals 3 dagen vooraf.
Hoeveel vrijwilligers heb ik nodig voor een atelierroute?: Plan minimaal 1 aanspreekpunt per drukke locatie en 1 routecoördinator per 4 tot 6 locaties. Werk met tijdsblokken van ongeveer 3 uur, zodat vrijwilligers ook pauze kunnen nemen.
Wanneer moet ik bewegwijzering en routekaarten regelen?: Ontwerp de bewegwijzering en routekaart uiterlijk 4 weken vooraf en laat ze 2 tot 3 weken vooraf printen. Controleer op de dag ervoor of ieder atelier routepijlen en informatieborden heeft.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.