Atelierroute organisieren: die vollständige Checkliste

Eine Atelierroute verbindet mehrere Ausstellungsorte, Künstlerinnen und Künstler sowie Besucher an einem Tag oder über ein Wochenende. Damit niemand vor verschlossenen Türen steht, stimmst du Öffnungszeiten, Route und Informationen frühzeitig ab. Plane außerdem Anmeldungen, Führungen, Pressearbeit und Helfer nicht erst in der letzten Woche. Diese Checkliste führt dich von der ersten Atelierauswahl bis zur Beschilderung, Ausstattung und Bewirtung vor Ort.

Dieses Event kostenlos mit Lizzt organisieren

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

Teilnehmende Ateliers festlegen
2 Personen
Route und Orte zusammenstellen
2 Personen
Öffnungszeiten je Atelier abstimmen
2 Personen
Teilnehmerinformationen versenden
Anmeldungen bearbeiten
Ernährungswünsche erfassen
Fotomaterial von Künstlern sammeln
2 Personen
Routenkarte gestalten
2 Personen
Streckenkarte drucken lassen
Programm online veröffentlichen
Einladungen verschicken
2 Personen
Pressemitteilung versenden
Social-Media-Beiträge planen
Eröffnung und Führungen planen
2 Personen
Materialreservierungen erstellen
Freiwillige einteilen
2 Personen
Kontaktliste für Organisatoren erstellen
Sicherheitsanweisungen erstellen
2 Personen
Grundrisse pro Atelier erstellen
2 Personen
Beschilderung entwerfen
Namensschilder vorbereiten
Beschilderung drucken
Präsentationsmaterial kontrollieren
2 Personen
Kunstwerke und Beschriftungen inventarisieren
2 Personen
Cateringbestellung aufgeben
Routenplaketten sortieren
2 Personen
Materialien pro Standort verteilen
3 Personen
Getränke und Einkäufe besorgen
2 Personen
Getränke gekühlt lagern
2 Personen
Catering vorbereiten
3 Personen

Event

Aufbauort öffnen
2 Personen
Empfangstresen aufbauen
2 Personen
Tische und Stühle aufstellen
4 Personen
Kunstwerke und Beschriftungen anbringen
4 Personen
Beleuchtung kontrollieren
2 Personen
Beschilderung anbringen
3 Personen
Streckenkarten bereitlegen
2 Personen
Tonanlage testen
2 Personen
Kaffee- und Teebereich einrichten
2 Personen
Häppchen auf Platten anrichten
3 Personen
Freiwillige einweisen
2 Personen
Ateliers telefonisch abklären
2 Personen
Empfangstheke besetzen
2 Personen
Besucher registrieren
2 Personen
Routenpläne austeilen
2 Personen
Besucher zu Ateliers leiten
2 Personen
Eröffnungsbegleitung
2 Personen
Führungen begleiten
3 Personen
Workshops betreuen
4 Personen
Kaffee und Tee servieren
2 Personen
Snacks servieren
2 Personen
Getränke nachfüllen
2 Personen
Geschirr sammeln
2 Personen
Mülleimer leeren
2 Personen
Toiletten kontrollieren
Programmänderungen kommunizieren
Abendprogramm ankündigen
Lichtniveau für den Abend einstellen
2 Personen
Besucher zum Ausgang begleiten
2 Personen
Letzte Atelierkontrolle durchführen
2 Personen
Empfangstresen abschließen
2 Personen

Nachbereitung

Kunstwerke sichern
4 Personen
Dekoration entfernen
3 Personen
Tische und Stühle abbauen
4 Personen
Geschirr abwaschen
2 Personen
Location reinigen
3 Personen
Abfall entsorgen
2 Personen
Geliehene Materialien einsammeln
2 Personen
Materialien zurückgeben
2 Personen
Wegweiser entfernen
2 Personen
Nicht verwendetes Catering aufräumen
2 Personen
Fundgegenstände registrieren
Künstler über die Abholung informieren
Besucherdaten archivieren
Dankesnachrichten versenden
Fotos und Dateien archivieren

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

InformationstischeAnz. 4
KlappstühleAnz. 30
TischdeckenAnz. 6
HockerAnz. 12

Geschirr

KaffeetassenAnz. 60
GläserAnz. 100
TellerAnz. 100
GabelnAnz. 100
MesserAnz. 100
LöffelAnz. 80
ServierschalenAnz. 12
ServierzangenAnz. 8

Ausstattung

KaffeemaschinenAnz. 2
WasserkocherAnz. 2
KühlboxenAnz. 4
VerlängerungskabelAnz. 8
VerlängerungskabelAnz. 8
LaptopsAnz. 2
FunkgeräteAnz. 6
Mobile LautsprecherAnz. 2
MikrofoneAnz. 2
PräsentationsbildschirmeAnz. 2
ProjektorenAnz. 2

Beleuchtung

LED-LampenAnz. 12
LichtständerAnz. 8
BatterielampenAnz. 10

Dekoration

WegweiserAnz. 30
InfotafelnAnz. 20
BilderrahmenAnz. 20
NamensschilderAnz. 80
NamensschildhalterAnz. 60
KlebestiftAnz. 10
WäscheklammernAnz. 100
SeilrollenAnz. 4
BlumenvasenAnz. 8

Küche

WasserkannenAnz. 8
ThermoskannenAnz. 6
SchneidebretterAnz. 4
KochmesserAnz. 2
BrotmesserAnz. 2
ServiertablettsAnz. 6
KühltaschenAnz. 4
EtikettenAnz. 100
LebensmittelboxenAnz. 12
AluminiumfolieAnz. 2
FrischhaltefolieAnz. 2

Reinigung

AbfallbehälterAnz. 8
EimerAnz. 4
PutzlappenAnz. 20
BesensetsAnz. 3
WischmopsAnz. 3
HandseifenspenderAnz. 6

Catering

Einkäufe

Tipps

Lege die teilnehmenden Ateliers und die Route mindestens 8 bis 12 Wochen vor dem Termin fest. Prüfe dabei Wege, Parkmöglichkeiten und die Zeit, die Besucher zwischen den Orten benötigen.
Stimme die Öffnungszeiten jedes Ateliers schriftlich ab und veröffentliche nur bestätigte Zeiten. Verschicke Teilnehmerinformationen spätestens 10 bis 14 Tage vorher, damit Rückfragen und Anmeldungen noch bearbeitet werden können.
Bereite für jeden Standort einen eigenen Grundriss und eine kurze Sicherheitsanweisung vor. Markiere Eingänge, Ausgänge, Führungsbereiche und die Position von Informationstischen, Sitzplätzen und Präsentationstechnik.
Produziere Routenkarte, Wegweiser und Infotafeln mit identischer Schreibweise der Ateliers. Lass die Streckenkarten mindestens 2 Wochen vor der Route drucken und kontrolliere ein Probeexemplar auf Lesbarkeit.
Plane Technik und Verpflegung pro Atelier statt nur für die Gesamtveranstaltung. Prüfe Laptops, Lautsprecher, Mikrofone, Projektoren, LED-Lampen und Verlängerungskabel am Vortag; bestelle Kaffee, Wasser und Geschirr mit einer Reserve von etwa 10 Prozent.

Häufige Fragen

Wie früh muss man eine Atelierroute planen?: Beginne idealerweise 8 bis 12 Wochen vorher mit der Auswahl der Ateliers und der Routenplanung. Sechs Wochen vorher sollten Öffnungszeiten, Führungen, Helfer und Kommunikationsplan feststehen.
Wie viele Wochen vorher sollte die Atelierroute beworben werden?: Veröffentliche das Programm etwa 4 bis 6 Wochen vorher online und verschicke Einladungen in diesem Zeitraum. Die Pressemitteilung kann 2 bis 3 Wochen vor dem Termin versendet werden; Social-Media-Beiträge lassen sich anschließend gezielt bis zum Veranstaltungstag planen.
Wann muss die Beschilderung für eine Atelierroute fertig sein?: Entwirf die Beschilderung mindestens 3 Wochen vor dem Termin und gib sie spätestens 2 Wochen vorher in den Druck. Sortiere Wegweiser, Infotafeln und Namensschilder am Vortag nach Atelier und Anbringungsort.
Wie viel Ausstattung braucht man pro Atelier?: Plane pro Atelier mindestens einen Informationstisch, passende Sitzgelegenheiten, eine gut sichtbare Beschilderung und die benötigte Präsentationstechnik ein. Für Getränke solltest du pro erwarteter Personengruppe etwa 10 Prozent Reserve bei Geschirr und Getränken vorsehen.

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