Checklist pour organiser un parcours des ateliers

Un parcours des ateliers repose sur une coordination précise entre les artistes, les lieux et le public. Commencez par confirmer les ateliers participants, leurs adresses et leurs horaires d’ouverture, puis construisez un itinéraire simple à suivre. Les inscriptions, les besoins alimentaires, les bénévoles et le matériel doivent être verrouillés avant la communication finale. Cette checklist vous aide à avancer dans le bon ordre, jusqu’à l’accueil du public et à la vérification de chaque atelier.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

Recenser les ateliers participants
2 personnes
Rassembler l’itinéraire et les lieux
2 personnes
Coordonner les horaires d’ouverture par atelier
2 personnes
Envoyer les informations aux participants
Traiter les inscriptions
Recueillir les besoins alimentaires
Rassembler des photos des artistes
2 personnes
Concevoir la carte d'itinéraire
2 personnes
Faire imprimer la carte de l'itinéraire
Publier le programme en ligne
Envoyer les invitations
2 personnes
Envoyer le communiqué de presse
Planifier les publications sur les réseaux sociaux
Prévoir l’ouverture et les visites guidées
2 personnes
Faire les réservations de matériel
Répartir les bénévoles
2 personnes
Créer une liste de contacts pour les organisateurs
Rédiger les consignes de sécurité
2 personnes
Créer des plans par atelier
2 personnes
Concevoir la signalétique
Préparer les badges nominatifs
Imprimer la signalisation
Vérifier le matériel de présentation
2 personnes
Inventorier les œuvres et les étiquettes
2 personnes
Passer la commande traiteur
Trier les cartes d’itinéraire
2 personnes
Répartir le matériel par site
3 personnes
Acheter les boissons et les courses
2 personnes
Stocker les boissons au frais
2 personnes
Préparer le service traiteur
3 personnes

Événement

Ouvrir le lieu de montage
2 personnes
Installer le comptoir d’accueil
2 personnes
Installer les tables et les chaises
4 personnes
Installer les œuvres et les étiquettes
4 personnes
Vérifier l'éclairage
2 personnes
Installer la signalétique
3 personnes
Préparer les cartes d’itinéraire
2 personnes
Tester le matériel sonore
2 personnes
Installer le point café et thé
2 personnes
Disposer les amuse-bouches sur des plateaux
3 personnes
Briefer les bénévoles
2 personnes
Vérifier les ateliers par téléphone
2 personnes
Tenir le comptoir d’accueil
2 personnes
Enregistrer les visiteurs
2 personnes
Distribuer les cartes d’itinéraire
2 personnes
Orienter les visiteurs vers les ateliers
2 personnes
Accompagner l'ouverture
2 personnes
Accompagner les visites guidées
3 personnes
Encadrer les ateliers
4 personnes
Servir le café et le thé
2 personnes
Servir des amuse-bouches
2 personnes
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Rassembler la vaisselle
2 personnes
Vider les poubelles
2 personnes
Vérifier les toilettes
Communiquer les changements de programme
Annoncer le programme du soir
Régler l'éclairage pour la soirée
2 personnes
Accompagner les visiteurs vers la sortie
2 personnes
Effectuer la dernière vérification de l’atelier
2 personnes
Fermer le comptoir d’accueil
2 personnes

Suivi

Mettre les œuvres en sécurité
4 personnes
Retirer la décoration
3 personnes
Démonter les tables et les chaises
4 personnes
Faire la vaisselle
2 personnes
Nettoyer le lieu
3 personnes
Évacuer les déchets
2 personnes
Rassembler le matériel emprunté
2 personnes
Retourner les matériels
2 personnes
Retirer les panneaux de signalisation
2 personnes
Ranger la restauration non utilisée
2 personnes
Enregistrer les objets trouvés
Informer les artistes du retrait
Archiver les données des visiteurs
Envoyer les messages de remerciement
Archiver les photos et les fichiers

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tables d’informationqté 4
Chaises pliantesqté 30
Nappesqté 6
Tabouretsqté 12

Vaisselle

Tasses à caféqté 60
Verresqté 100
Assiettesqté 100
Fourchettesqté 100
Couteauxqté 100
Cuillèresqté 80
Plateaux de serviceqté 12
Pinces de serviceqté 8

Équipement

Machines à caféqté 2
Bouilloiresqté 2
Glacièresqté 4
Rallongesqté 8
Multiprisesqté 8
Ordinateurs portablesqté 2
Talkies-walkiesqté 6
Enceintes mobilesqté 2
Microphonesqté 2
Écrans de présentationqté 2
Projecteursqté 2

Éclairage

Lampes LEDqté 12
Pieds d’éclairageqté 8
Lampes à batterieqté 10

Décoration

Flèches de directionqté 30
Panneaux d'informationqté 20
Cadres photoqté 20
Badges nominatifsqté 80
Supports de badges nominatifsqté 60
Pâte adhésiveqté 10
Pinces à lingeqté 100
Rouleaux de cordeqté 4
Vases à fleursqté 8

Cuisine

Carafes d’eauqté 8
Thermosqté 6
Planches à découperqté 4
Couteau de chefqté 2
Couteaux à painqté 2
Plateaux de serviceqté 6
Sacs isothermesqté 4
Étiquettesqté 100
Bacs alimentairesqté 12
Papier aluminiumqté 2
Film alimentaireqté 2

Nettoyage

Poubellesqté 8
Seauxqté 4
Chiffons de nettoyageqté 20
Sets de balaiqté 3
Serpillièresqté 3
Distributeurs de savon pour les mainsqté 6

Catering

Courses

Conseils

Vérifiez les horaires d’ouverture atelier par atelier au moins 4 semaines avant l’événement. Un seul décalage peut rendre la carte d’itinéraire et le programme en ligne incohérents.
Finalisez la carte après avoir rassemblé toutes les adresses, puis faites-la imprimer au moins 10 jours avant le parcours. Prévoyez aussi des flèches et des panneaux d’information visibles sur place.
Fermez les inscriptions et recueillez les besoins alimentaires 7 jours avant l’événement. Ce délai laisse le temps d’ajuster la commande traiteur et de transmettre les informations aux organisateurs.
Répartissez les bénévoles par atelier et par créneau, avec un contact principal pour chaque lieu. Préparez la liste de contacts et les talkies-walkies au plus tard la veille.
Testez le matériel de présentation dans chaque atelier avant l’ouverture : ordinateurs, écrans, projecteurs, enceintes, microphones et rallonges. Contrôlez aussi l’éclairage des espaces et la lisibilité des badges nominatifs.

Questions fréquentes

Quand commencer à organiser un parcours des ateliers ?: Commencez idéalement 8 à 12 semaines avant la date prévue. Les premiers éléments à confirmer sont les ateliers participants, les lieux, les horaires et l’itinéraire.
Quand envoyer les invitations pour un parcours des ateliers ?: Envoyez une première invitation 4 à 6 semaines avant l’événement, puis un rappel environ 7 jours avant. Le rappel doit préciser les horaires, les adresses, l’itinéraire et les modalités d’inscription.
Combien de temps avant faut-il imprimer la carte de l’itinéraire ?: Faites imprimer la carte au moins 10 jours avant l’ouverture du parcours. Gardez 2 jours supplémentaires pour corriger une adresse, un horaire ou une erreur de mise en page avant la distribution.
Quand répartir les bénévoles sur les différents ateliers ?: Répartissez-les 10 à 14 jours avant l’événement, une fois les horaires d’ouverture confirmés. Envoyez à chacun son atelier, son créneau, les consignes de sécurité et le numéro du responsable au plus tard 3 jours avant.

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