Checklist para organizar una ruta de talleres

Una ruta de talleres necesita más que una lista de espacios participantes. Hay que cerrar horarios, ubicaciones, inscripciones y recorridos para que el público pueda pasar de un taller a otro sin dudas. Esta checklist reúne la preparación del programa, la comunicación, el material, la señalización y la coordinación del día. Empieza por confirmar los talleres y termina con una revisión presencial de cada ubicación antes de abrir.

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El plan, paso a paso

Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.

Preparativos

Registrar los talleres participantes
2 personas
Recopilar la ruta y las ubicaciones
2 personas
Coordinar los horarios de apertura por taller
2 personas
Enviar información a los participantes
Gestionar inscripciones
Recoger preferencias dietéticas
Recopilar material fotográfico de los artistas
2 personas
Diseñar el mapa de ruta
2 personas
Imprimir el mapa de ruta
Publicar el programa en línea
Enviar invitaciones
2 personas
Enviar nota de prensa
Planificar las publicaciones en redes sociales
Planificar la apertura y las visitas guiadas
2 personas
Hacer reservas de material
Asignar voluntarios
2 personas
Crear una lista de contactos para los organizadores
Redactar las instrucciones de seguridad
2 personas
Hacer planos por taller
2 personas
Diseñar la señalización
Preparar acreditaciones
Imprimir señalización
Comprobar el material de presentación
2 personas
Inventariar las obras de arte y las etiquetas
2 personas
Realizar el pedido de catering
Clasificar los mapas de ruta
2 personas
Distribuir los materiales por ubicación
3 personas
Comprar bebidas y víveres
2 personas
Guardar las bebidas refrigeradas
2 personas
Preparar el catering
3 personas

Evento

Abrir el lugar de montaje
2 personas
Montar el mostrador de recepción
2 personas
Colocar mesas y sillas
4 personas
Colocar las obras de arte y las etiquetas
4 personas
Comprobar la iluminación
2 personas
Colgar señalización
3 personas
Preparar los mapas de ruta
2 personas
Probar el equipo de sonido
2 personas
Montar el punto de café y té
2 personas
Poner los aperitivos en bandejas
3 personas
Instruir a los voluntarios
2 personas
Comprobar los talleres por teléfono
2 personas
Atender la recepción
2 personas
Registrar a los visitantes
2 personas
Repartir mapas de ruta
2 personas
Guiar a los visitantes a los talleres
2 personas
Acompañar la inauguración
2 personas
Guiar visitas
3 personas
Guiar talleres
4 personas
Servir café y té
2 personas
Servir aperitivos
2 personas
Rellenar las bebidas
2 personas
Recoger la vajilla
2 personas
Vaciar los contenedores de basura
2 personas
Comprobar los baños
Comunicar los cambios del programa
Anunciar el programa de la noche
Ajustar el nivel de luz para la noche
2 personas
Guiar a los visitantes hacia la salida
2 personas
Realizar la última revisión del taller
2 personas
Cerrar el mostrador de recepción
2 personas

Seguimiento

Asegurar las obras de arte
4 personas
Retirar la decoración
3 personas
Desmontar mesas y sillas
4 personas
Lavar la vajilla
2 personas
Limpiar el lugar
3 personas
Retirar los residuos
2 personas
Recoger el material prestado
2 personas
Devolver los materiales
2 personas
Retirar los carteles de ruta
2 personas
Retirar el catering no utilizado
2 personas
Registrar objetos perdidos
Informar a los artistas sobre la recogida
Archivar los datos de los visitantes
Enviar mensajes de agradecimiento
Archivar fotos y archivos

Lo que necesitas

Agrupado como lo comprarías, con cantidades.

Mobiliario

Mesas informativascant. 4
Sillas plegablescant. 30
Mantelescant. 6
Taburetescant. 12

Vajilla

Tazas de cafécant. 60
Vasoscant. 100
Platoscant. 100
Tenedorescant. 100
Cuchilloscant. 100
Cucharascant. 80
Bandejas de servircant. 12
Pinzas de servircant. 8

Equipo

Máquinas de cafécant. 2
Teterascant. 2
Neveras portátilescant. 4
Cables alargadorescant. 8
Regletascant. 8
Portátilescant. 2
Walkie-talkiescant. 6
Altavoces móvilescant. 2
Micrófonoscant. 2
Pantallas de presentacióncant. 2
Proyectorescant. 2

Iluminación

Lámparas LEDcant. 12
Soportes de luzcant. 8
Lámparas de bateríacant. 10

Decoración

Flechas de rutacant. 30
Paneles informativoscant. 20
Marcos de fotoscant. 20
Tarjetas de nombrecant. 80
Portanombrescant. 60
Masilla adhesivacant. 10
Pinzas de la ropacant. 100
Rollos de cuerdacant. 4
Jarrones para florescant. 8

Cocina

Jarras de aguacant. 8
Termoscant. 6
Tablas de cortarcant. 4
Cuchillo de chefcant. 2
Cuchillos de pancant. 2
Bandejas de serviciocant. 6
Bolsas isotérmicascant. 4
Etiquetascant. 100
Bandejas de comidacant. 12
Papel de aluminiocant. 2
Film transparentecant. 2

Limpieza

Papeleracant. 8
Cuboscant. 4
Paños de limpiezacant. 20
Sets de escobacant. 3
Fregonascant. 3
Dispensadores de jabón de manoscant. 6

Catering

Compras

Consejos

Confirma primero los talleres participantes, sus direcciones y los horarios de apertura. Cualquier cambio posterior afecta al mapa, al programa en línea, las invitaciones y la señalización.
Cierra las inscripciones y las preferencias dietéticas con varios días de margen. Así puedes ajustar el catering y enviar a cada participante la información correcta antes de la ruta.
Prepara un mapa general y un plano por taller. Comprueba el recorrido a pie entre ubicaciones y coloca flechas visibles en los cruces donde una persona pueda equivocarse.
Asigna voluntarios a puntos concretos y entrégales una lista de contactos, acreditaciones e instrucciones de seguridad. Incluye al menos una persona responsable de resolver cambios de última hora.
Revisa el material y las obras antes de la apertura: etiquetas, pantallas, proyectores, micrófonos, cables y lámparas deben probarse en su ubicación definitiva. No dejes la impresión de mapas y señalización para el mismo día.

Preguntas frecuentes

¿Con cuánta antelación hay que organizar una ruta de talleres?: Empieza al menos 6 semanas antes para registrar los talleres, recopilar ubicaciones y coordinar horarios. Reserva las últimas 2 semanas para inscripciones, comunicación, impresión y una visita de comprobación.
¿Cuándo hay que cerrar los horarios de los talleres?: Procura cerrar los horarios entre 4 y 6 semanas antes de la ruta. El mapa, el programa en línea, las invitaciones y la señalización dependen de esa información.
¿Cuándo se imprime el mapa de la ruta?: Imprime el mapa cuando las ubicaciones y los horarios estén confirmados, normalmente entre 7 y 10 días antes. Guarda una versión digital para corregir rápidamente un cambio de última hora.
¿Qué material hay que comprobar antes de abrir los talleres?: Haz una revisión completa el día anterior: mesas, sillas, acreditaciones, etiquetas, equipos de presentación, cables, iluminación y señalización. Prueba también micrófonos, altavoces, proyectores y máquinas de café en el lugar donde se utilizarán.

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