Checklist voor een arenaconcert organiseren

Een arenaconcert vraagt om een planning waarin vergunningen, techniek, veiligheid en publieksstromen op elkaar aansluiten. Begin met artiesten, locatie, verzekering en vergunningen; leg daarna geluid, licht, beveiliging en EHBO vast. Open de ticketverkoop pas wanneer capaciteit, routing en toegangscontrole zijn uitgewerkt. In de laatste weken draait het om riders, crewpassen, polsbandjes, scanners, catering en een draaiboek waarmee iedereen op de dag zelf weet wat er wanneer gebeurt.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Artiesten contracteren
2 personen
Locatie en zaal reserveren
2 personen
Evenementvergunning aanvragen
Verzekeringen afsluiten
Geluid en licht boeken
2 personen
Beveiliging vastleggen
EHBO-team vastleggen
Catering voor crew boeken
Ticketverkoop openen
2 personen
Uitnodigingen versturen
2 personen
Aanmeldingen verwerken
2 personen
Dieetwensen verzamelen
Artiesteninformatie verzenden
Draaiboek voor crew maken
2 personen
Publieksrouting uitwerken
2 personen
Nooduitgangen controleren
2 personen
Toegankelijkheid controleren
2 personen
Parkeerinformatie publiceren
Programma publiceren
Crewpassen voorbereiden
2 personen
Polsbandjes sorteren
2 personen
Ticketscanners testen
2 personen
Technische rider controleren
2 personen
Cateringhoeveelheden bevestigen
Boodschappen doen
4 personen
Dranken koelen
4 personen
Artiestenontvangst voorbereiden
3 personen
Podium opbouwen
12 personen
Geluidsinstallatie plaatsen
10 personen
Lichtinstallatie plaatsen
8 personen
Bar en uitgiftepunten opbouwen
8 personen
Stoelen en tafels plaatsen
8 personen
Beveiligingshekken plaatsen
6 personen
Entreebalies inrichten
5 personen
Signing en routeborden plaatsen
4 personen
Backstage inrichten
5 personen
Garderobe inrichten
4 personen
EHBO-post inrichten
3 personen
Toiletten controleren
2 personen
Merchandisebalie inrichten
3 personen

Event

Artiesten ontvangen
3 personen
Soundcheck uitvoeren
8 personen
Lichtshow testen
4 personen
Crewmaaltijd serveren
4 personen
Publieksingang openen
10 personen
Tickets scannen
12 personen
Polsbandjes uitdelen
6 personen
Garderobe bemannen
6 personen
Publiek naar plaatsen begeleiden
8 personen
Dranken en snacks serveren
16 personen
Dranken bijvullen
6 personen
Merchandise verkopen
4 personen
Publieksstromen begeleiden
12 personen
Toegankelijke plaatsen begeleiden
3 personen
Voorprogramma begeleiden
4 personen
Hoofdact aankondigen
2 personen
Podiumwissels uitvoeren
10 personen
Artiesten backstage verzorgen
4 personen
EHBO en incidenten afhandelen
6 personen
Toiletten tussentijds schoonmaken
4 personen
Publieksuitgang begeleiden
12 personen
Garderobe uitgifte verzorgen
6 personen

Nazorg

Geluid en licht uitschakelen
6 personen
Bar en catering afbouwen
8 personen
Afval verzamelen
8 personen
Stoelen en tafels opruimen
8 personen
Beveiligingshekken verwijderen
6 personen
Backstage schoonmaken
4 personen
Zaal schoonmaken
10 personen
Podium demonteren
12 personen
Techniek inladen
10 personen
Overgebleven voorraad tellen
2 personen
Gevonden voorwerpen registreren
2 personen
Materialen retourneren
4 personen
Locatiesleutels inleveren
Leveranciersfacturen verzamelen
Bezoekersberichten beantwoorden
2 personen
Bedankbericht versturen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Podiumdelenaantal 24
Podiumtrappenaantal 2
Artiestentafelsaantal 12
Crewtafelsaantal 20
Crewstoelenaantal 120
Barkrukkenaantal 40
Garderoberekkenaantal 20
Rolcontainersaantal 20
Afzethekkenaantal 80
Dranghekkenaantal 120
Tafels voor entreeaantal 12
Stoelen voor crewaantal 80

Apparatuur

Luidsprekersaantal 16
Subwoofersaantal 8
Mengtafelsaantal 3
Draadloze microfoonsaantal 12
Microfoonstatievenaantal 14
DI-boxenaantal 12
Podiummonitorenaantal 10
Kabelhaspelsaantal 12
Stroomverdelersaantal 20
Portofoonsaantal 30
Ticketscannersaantal 16
Betaalterminalsaantal 12

Verlichting

LED-spotsaantal 24
Movingheadsaantal 16
Lichtstatievenaantal 6
Volgspotsaantal 2
Lichtcontrollersaantal 2
Kabelbruggenaantal 24

Servies

Herbruikbare bekersaantal 6000
Wijnglazenaantal 120
Bordenaantal 200
Besteksetsaantal 200

Keuken

Koelwagensaantal 2
Koelboxenaantal 12
Koffiezetapparatenaantal 4
Waterkokersaantal 4
Warmhoudbakkenaantal 8
Snijplankenaantal 8
Messenaantal 12
Serveerschalenaantal 30

Decoratie

Achterdoek
Merchandisebordenaantal 6
Routebordenaantal 30
Entreebannersaantal 8
Crewpassenaantal 180
Polsbandjesaantal 6000

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 60
Handgelstationsaantal 24
Schoonmaakkarrenaantal 6
Dweilenaantal 12
Emmersaantal 12
Werkhandschoenenaantal 30
Puincontainersaantal 4

Catering

Boodschappen

Tips

Plan technische en veiligheidscontroles niet op dezelfde dag als de eerste publieksinloop. Test ticketscanners, betaalterminals, portofoons, microfoons en lichtcontrollers vooraf met de volledige stroom- en kabelconfiguratie.
Vraag dieetwensen uiterlijk 7 dagen voor het concert uit bij artiesten en crew. Bevestig daarna de cateringhoeveelheden en plan aparte maaltijden voor crew en artiesten.
Maak de publieksrouting zichtbaar vanaf parkeerplaats en entree tot zaal, garderobe en nooduitgangen. Controleer vóór opening of dranghekken, afzethekken en kabelbruggen geen doorgangen of toegankelijke routes blokkeren.
Gebruik de technische rider als controlelijst voor podiumdelen, podiumtrappen, luidsprekers, subwoofers, mengtafels, DI-boxen en podiummonitoren. Leg afwijkingen uiterlijk tijdens de laatste technische bespreking schriftelijk vast.
Sorteer crewpassen en polsbandjes per functie en toegangsgebied, niet alleen per persoon. Test alle scanners en wijs vóór de deuren opengaan één verantwoordelijke aan voor entreeproblemen en één voor publieksrouting.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik een arenaconcert organiseren?: Begin minimaal 6 maanden vooraf met artiesten, locatie, verzekering en vergunningen. Plan de technische productie, beveiliging en EHBO uiterlijk 3 maanden voor de concertdatum; ticketverkoop kan daarna openen zodra capaciteit en routing vaststaan.
Wanneer moet ik een evenementenvergunning voor een arenaconcert aanvragen?: Dien de aanvraag in volgens de termijn van de betreffende gemeente, bij voorkeur minimaal 12 weken vóór het concert. Controleer direct welke tekeningen, veiligheidsplannen, publiekscapaciteit en verkeersinformatie nodig zijn.
Hoeveel crewcatering heb ik nodig voor een arenaconcert?: Tel per eetmoment alle crewleden, artiesten en technici op en bestel voor iedere persoon één volledige maaltijd plus ongeveer 10% reserve. Leg dieetwensen uiterlijk 7 dagen vooraf vast, zodat de cateraar de aantallen en alternatieven kan bevestigen.
Wanneer moet ik ticketscanners en betaalterminals testen?: Test ze minimaal 1 week vóór het concert en nogmaals tijdens de opbouw met de definitieve netwerk- en stroomvoorziening. Houd op de dag zelf reserveapparatuur en een handmatige controleprocedure klaar voor storingen bij de entree.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.