Arena-Konzert organisieren: die vollständige Checkliste

Ein Arena-Konzert braucht früh klare Zuständigkeiten, weil Genehmigungen, Technik, Sicherheit und Einlass voneinander abhängen. Beginne mit Künstler, Veranstaltungsort und Genehmigungen, bevor du Tickets öffnest oder Technik buchst. In den letzten Wochen zählen belastbare Mengen, geprüfte Notausgänge, getestete Ticketscanner und verständliche Informationen für Besucher. Diese Checkliste führt dich durch die Reihenfolge und zeigt, welche Punkte kurz vor dem Konzert häufig zu spät auffallen.

Dieses Event kostenlos mit Lizzt organisieren

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

Künstler buchen
2 Personen
Veranstaltungsort und Saal reservieren
2 Personen
Eventgenehmigung beantragen
Versicherungen abschließen
Ton und Licht buchen
2 Personen
Sicherheitsdienst festlegen
Erste-Hilfe-Team festlegen
Catering für das Team buchen
Ticketverkauf öffnen
2 Personen
Einladungen verschicken
2 Personen
Anmeldungen bearbeiten
2 Personen
Ernährungswünsche erfassen
Künstlerinformationen versenden
Crew-Drehbuch erstellen
2 Personen
Besucherlenkung ausarbeiten
2 Personen
Notausgänge kontrollieren
2 Personen
Barrierefreiheit prüfen
2 Personen
Parkinformationen veröffentlichen
Programm veröffentlichen
Crewausweise vorbereiten
2 Personen
Armbänder sortieren
2 Personen
Ticketscanner testen
2 Personen
Technischen Rider prüfen
2 Personen
Cateringmengen bestätigen
Einkaufen gehen
4 Personen
Getränke kühlen
4 Personen
Künstlerempfang vorbereiten
3 Personen
Bühne aufbauen
12 Personen
Beschallungsanlage aufstellen
10 Personen
Lichtanlage aufbauen
8 Personen
Bar und Ausgabestellen aufbauen
8 Personen
Stühle und Tische aufstellen
8 Personen
Sicherheitsgitter aufstellen
6 Personen
Eingangstheken einrichten
5 Personen
Beschilderung und Wegweiser anbringen
4 Personen
Backstage einrichten
5 Personen
Garderobe einrichten
4 Personen
Erste-Hilfe-Station einrichten
3 Personen
Toiletten kontrollieren
2 Personen
Merchandise-Schalter einrichten
3 Personen

Event

Künstler empfangen
3 Personen
Soundcheck durchführen
8 Personen
Lichtshow testen
4 Personen
Crew-Mahlzeit servieren
4 Personen
Publikumseingang öffnen
10 Personen
Tickets scannen
12 Personen
Armbänder verteilen
6 Personen
Garderobe besetzen
6 Personen
Publikum zu den Plätzen begleiten
8 Personen
Getränke und Snacks servieren
16 Personen
Getränke nachfüllen
6 Personen
Merchandise verkaufen
4 Personen
Publikumsströme lenken
12 Personen
Barrierefreie Plätze begleiten
3 Personen
Vorprogramm betreuen
4 Personen
Hauptact ankündigen
2 Personen
Bühnenwechsel durchführen
10 Personen
Künstler backstage betreuen
4 Personen
Erste Hilfe und Vorfälle abwickeln
6 Personen
Toiletten zwischendurch reinigen
4 Personen
Publikumsausgang begleiten
12 Personen
Ausgabe an der Garderobe organisieren
6 Personen

Nachbereitung

Ton und Licht ausschalten
6 Personen
Bar und Catering abbauen
8 Personen
Abfall sammeln
8 Personen
Stühle und Tische wegräumen
8 Personen
Sicherheitsabsperrungen entfernen
6 Personen
Backstage reinigen
4 Personen
Saal reinigen
10 Personen
Bühne abbauen
12 Personen
Technik einladen
10 Personen
Verbliebenen Bestand zählen
2 Personen
Fundgegenstände registrieren
2 Personen
Materialien zurückgeben
4 Personen
Locationschlüssel abgeben
Lieferantenrechnungen sammeln
Besucheranfragen beantworten
2 Personen
Dankesnachricht versenden

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

BühnenelementeAnz. 24
BühnentreppenAnz. 2
KünstlertischeAnz. 12
CrewtischeAnz. 20
CrewstühleAnz. 120
BarhockerAnz. 40
GarderobenständerAnz. 20
RollcontainerAnz. 20
AbsperrgitterAnz. 80
AbsperrgitterAnz. 120
Tische für den EingangAnz. 12
Stühle für CrewAnz. 80

Ausstattung

LautsprecherAnz. 16
SubwooferAnz. 8
MischpulteAnz. 3
FunkmikrofoneAnz. 12
MikrofonständerAnz. 14
DI-BoxenAnz. 12
BühnemonitoreAnz. 10
KabeltrommelnAnz. 12
StromverteilerAnz. 20
FunkgeräteAnz. 30
TicketscannerAnz. 16
KartenterminalsAnz. 12

Beleuchtung

LED-SpotsAnz. 24
MovingheadsAnz. 16
LichtstativeAnz. 6
FollowspotsAnz. 2
LichtcontrollerAnz. 2
KabelbrückenAnz. 24

Geschirr

Wiederverwendbare BecherAnz. 6000
WeingläserAnz. 120
TellerAnz. 200
BestecksetsAnz. 200

Küche

KühlwagenAnz. 2
KühlboxenAnz. 12
KaffeemaschinenAnz. 4
WasserkocherAnz. 4
WarmhaltebehälterAnz. 8
SchneidebretterAnz. 8
MesserAnz. 12
ServierschalenAnz. 30

Dekoration

Hintergrundvorhang
Merchandise-SchilderAnz. 6
WegweiserAnz. 30
EingangsbannerAnz. 8
CrewausweiseAnz. 180
ArmbänderAnz. 6000

Reinigung

AbfallbehälterAnz. 60
HanddesinfektionsstationenAnz. 24
ReinigungswagenAnz. 6
WischmopsAnz. 12
EimerAnz. 12
ArbeitshandschuheAnz. 30
BauschuttcontainerAnz. 4

Catering

Einkäufe

Tipps

Beantrage die Eventgenehmigung und schließe Versicherungen mehrere Wochen vor dem Konzert ab. Ohne diese Unterlagen lassen sich Sicherheitsdienst, Erste-Hilfe-Team und Ablaufplanung nicht zuverlässig finalisieren.
Prüfe den technischen Rider direkt nach der Künstlerbuchung. Plane Ton, Licht, Stromverteiler, Kabelbrücken und Bühnenmonitore erst danach verbindlich, damit am Aufbautag keine Anforderungen fehlen.
Öffne den Ticketverkauf erst, wenn Saalplan, Besucherlenkung und barrierefreie Zugänge feststehen. Veröffentliche Parkinformationen, Programm und Einlasshinweise spätestens 7 Tage vor dem Konzert.
Bestätige Cateringmengen und Ernährungswünsche spätestens 3 Tage vorher. Rechne Crew, Künstler und Technik getrennt und lege fest, wann welche Gruppe versorgt wird.
Teste Ticketscanner, Kartenterminals und Funkgeräte am Vortag mit dem tatsächlichen Netzwerk und Ladezustand. Sortiere Crewausweise und Armbänder nach Einsatzbereich, damit der Einlass nicht durch Rückfragen ausgebremst wird.

Häufige Fragen

Wie lange vorher muss ich ein Arena-Konzert planen?: Starte mindestens 6 Monate vorher mit Künstler, Veranstaltungsort und Saalreservierung. Genehmigungen, Versicherungen, Sicherheitsdienst und Technik sollten mehrere Wochen vor dem Termin verbindlich feststehen.
Wann soll der Ticketverkauf für ein Arena-Konzert starten?: Öffne den Verkauf erst, wenn Kapazität, Saalplan, Besucherlenkung und barrierefreie Wege geprüft sind. Plane dafür mindestens 8 bis 12 Wochen vor dem Konzert, sofern Künstler und Termin feststehen.
Wann müssen Ton und Licht für ein Arena-Konzert gebucht werden?: Buche Ton und Licht direkt nach Prüfung des technischen Riders, idealerweise 8 bis 12 Wochen vor dem Konzert. So bleiben Zeit für Stromplanung, Bühnenaufbau und technische Änderungen.
Wann sollte ich Ticketscanner und Kartenterminals testen?: Führe einen vollständigen Test am Vortag und einen kurzen Funktionstest am Veranstaltungstag durch. Prüfe dabei Netzwerk, Stromversorgung, Ladezustand und einen echten Scan- beziehungsweise Zahlungsvorgang.

Starte diesen Plan in Lizzt

Jede Aufgabe und jeder Artikel von dieser Seite, fertig in deinem eigenen Event. Lade Leute ein, verteilt die Arbeit und seht, wer was erledigt hat.