Organiser un concert en arène, étape par étape

Un concert en arène demande une coordination précise entre artistes, salle, technique, sécurité et accueil du public. Commence par réserver le lieu et les artistes, puis enchaîne les autorisations, assurances et prestataires. Les dernières semaines servent à verrouiller la fiche technique, les accès, la billetterie et le plan de travail de l’équipe. Cette checklist regroupe 78 tâches et 56 fournitures pour suivre l’organisation dans le bon ordre, jusqu’aux tests du jour J.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

Engager les artistes
2 personnes
Réserver le lieu et la salle
2 personnes
Demander un permis d’événement
Souscrire les assurances
Réserver son et lumière
2 personnes
Mettre la sécurité en place
Constituer l'équipe de premiers secours
Réserver la restauration pour le crew
Ouvrir la billetterie
2 personnes
Envoyer les invitations
2 personnes
Traiter les inscriptions
2 personnes
Recueillir les besoins alimentaires
Envoyer les informations sur les artistes
Créer le plan de travail pour l’équipe
2 personnes
Élaborer l'orientation du public
2 personnes
Vérifier les sorties de secours
2 personnes
Vérifier l’accessibilité
2 personnes
Publier les informations de stationnement
Publier le programme
Préparer les badges du crew
2 personnes
Trier les bracelets
2 personnes
Tester les scanners de billets
2 personnes
Vérifier la fiche technique
2 personnes
Confirmer les quantités de traiteur
Faire les courses
4 personnes
Refroidir les boissons
4 personnes
Préparer l’accueil des artistes
3 personnes
Monter la scène
12 personnes
Installer le système de sonorisation
10 personnes
Installer l'éclairage
8 personnes
Monter le bar et les points de distribution
8 personnes
Installer les chaises et les tables
8 personnes
Installer des barrières de sécurité
6 personnes
Aménager les guichets d’entrée
5 personnes
Installer la signalisation et les panneaux de route
4 personnes
Aménager les coulisses
5 personnes
Aménager le vestiaire
4 personnes
Installer le poste de premiers secours
3 personnes
Vérifier les toilettes
2 personnes
Installer le comptoir de merchandising
3 personnes

Événement

Accueillir les artistes
3 personnes
Effectuer les réglages sonores
8 personnes
Tester le show lumière
4 personnes
Servir le repas de l’équipe
4 personnes
Ouvrir l'entrée du public
10 personnes
Scanner les tickets
12 personnes
Distribuer les bracelets
6 personnes
Tenir le vestiaire
6 personnes
Guider le public vers les places
8 personnes
Servir les boissons et les snacks
16 personnes
Réapprovisionner les boissons
6 personnes
Vendre les produits dérivés
4 personnes
Gérer les flux de public
12 personnes
Accompagner les places accessibles
3 personnes
Encadrer le pré-programme
4 personnes
Annoncer la tête d'affiche
2 personnes
Effectuer les changements de scène
10 personnes
Prendre soin des artistes en backstage
4 personnes
Gérer les premiers secours et les incidents
6 personnes
Nettoyer les toilettes entre-temps
4 personnes
Accompagner la sortie du public
12 personnes
Assurer la remise au vestiaire
6 personnes

Suivi

Éteindre le son et la lumière
6 personnes
Démonter le bar et le traiteur
8 personnes
Rassembler les déchets
8 personnes
Ranger les chaises et les tables
8 personnes
Retirer les barrières de sécurité
6 personnes
Nettoyer les coulisses
4 personnes
Nettoyer la salle
10 personnes
Démonter le podium
12 personnes
Chargement du matériel technique
10 personnes
Compter le stock restant
2 personnes
Enregistrer les objets trouvés
2 personnes
Retourner les matériels
4 personnes
Restituer les clés du lieu
Rassembler les factures des fournisseurs
Répondre aux messages des visiteurs
2 personnes
Envoyer un message de remerciement

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Éléments de podiumqté 24
Escaliers de scèneqté 2
Tables des artistesqté 12
Tables du crewqté 20
Chaises de l'équipeqté 120
Tabourets de barqté 40
Portantsqté 20
Roll-containersqté 20
Barrières de sécuritéqté 80
Barrières de fouleqté 120
Tables pour l’entréeqté 12
Chaises pour l’équipeqté 80

Équipement

Haut-parleursqté 16
Subwoofersqté 8
Tables de mixageqté 3
Microphones sans filqté 12
Pieds de microqté 14
Boîtiers DIqté 12
Moniteurs de scèneqté 10
Rallonges à enrouleurqté 12
Répartiteurs électriquesqté 20
Talkies-walkiesqté 30
Scanners de billetsqté 16
Terminaux de paiementqté 12

Éclairage

Projecteurs LEDqté 24
Moving headsqté 16
Pieds d’éclairageqté 6
Spots suiveursqté 2
Contrôleurs d’éclairageqté 2
Passages de câblesqté 24

Vaisselle

Gobelets réutilisablesqté 6000
Verres à vinqté 120
Assiettesqté 200
Couvertsqté 200

Cuisine

Camions frigorifiquesqté 2
Glacièresqté 12
Machines à caféqté 4
Bouilloiresqté 4
Bacs de maintien au chaudqté 8
Planches à découperqté 8
Couteauxqté 12
Plateaux de serviceqté 30

Décoration

Fond de scène
Panneaux de merchandisingqté 6
Panneaux de directionqté 30
Bannières d’entréeqté 8
Badges crewqté 180
Braceletsqté 6000

Nettoyage

Poubellesqté 60
Stations de gel hydroalcooliqueqté 24
Chariots de ménageqté 6
Serpillièresqté 12
Seauxqté 12
Gants de travailqté 30
Bennes à gravatsqté 4

Catering

Courses

Conseils

Réserve la sonorisation et l’éclairage dès que la salle et la fiche technique sont confirmées. Vérifie notamment les haut-parleurs, subwoofers, retours de scène, microphones, boîtiers DI et projecteurs nécessaires à chaque artiste.
Ne laisse pas les autorisations et assurances à la dernière minute : prévois une vérification au moins 4 à 6 semaines avant l’événement. Contrôle aussi les sorties de secours, l’accessibilité et le dispositif de sécurité avec la salle.
Teste les scanners de billets et les terminaux de paiement avant l’ouverture des portes, puis prévois un contrôle le jour même. Une table d’entrée, des chaises d’équipe et une solution de secours évitent de bloquer l’accueil en cas de panne.
Prépare le plan de travail avec des horaires précis pour le montage, les balances, les changements de plateau, les repas du crew et le démontage. Les talkies-walkies et les badges permettent d’identifier rapidement les responsables dans l’arène.
Publie les informations pratiques avant les dernières inscriptions : programme, stationnement, accès et consignes d’orientation. Trie les bracelets et confirme les quantités du traiteur après avoir recueilli les besoins alimentaires des artistes et de l’équipe.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser un concert en arène ?: Prévois généralement 4 à 6 mois pour un concert avec plusieurs artistes, une grande salle et des prestataires techniques. Les autorisations, assurances et réservations doivent idéalement être lancées au moins 6 à 8 semaines avant la date.
Quand réserver le son et la lumière pour un concert ?: Réserve le son et la lumière dès que le lieu, la date et la fiche technique sont connus, idéalement 3 à 4 mois à l’avance. Cela laisse le temps de confirmer les besoins en microphones, retours, consoles, éclairage et alimentation électrique.
Combien de temps avant un concert ouvrir la billetterie ?: Ouvre la billetterie dès que la date, la salle et les informations essentielles sont confirmées, souvent 8 à 12 semaines avant le concert. Publie ensuite le programme, les informations de stationnement et les consignes d’accès avant les dernières semaines.
Que vérifier le jour d’un concert en arène ?: Contrôle les sorties de secours, l’accessibilité, les barrières, les câbles, les badges, les scanners de billets et les terminaux de paiement avant l’ouverture des portes. Prévois au moins 2 heures pour le contrôle final et la coordination entre sécurité, premiers secours, technique et accueil.

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