Checklist para organizar un concierto en un estadio

Organizar un concierto en un estadio exige coordinar artistas, permisos, proveedores, público y equipo técnico con mucha antelación. La planificación debe empezar por la sede, los contratos y los seguros, y terminar con las pruebas de accesos, sonido, iluminación y circulación. También hay que cerrar pronto la información de estacionamiento, la accesibilidad y las necesidades dietéticas del equipo. Usa esta checklist para avanzar por fases y llegar al día del concierto con responsables y horarios definidos.

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El plan, paso a paso

Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.

Preparativos

Contratar artistas
2 personas
Reservar la sede y la sala
2 personas
Solicitar el permiso del evento
Contratar seguros
Reservar sonido e iluminación
2 personas
Definir seguridad
Contratar al equipo de primeros auxilios
Reservar catering para el equipo
Abrir la venta de entradas
2 personas
Enviar invitaciones
2 personas
Gestionar inscripciones
2 personas
Recoger preferencias dietéticas
Enviar la información de los artistas
Crear el plan de trabajo para el equipo
2 personas
Definir la circulación del público
2 personas
Comprobar las salidas de emergencia
2 personas
Comprobar la accesibilidad
2 personas
Publicar información de estacionamiento
Publicar el programa
Preparar acreditaciones del equipo
2 personas
Clasificar las pulseras
2 personas
Probar los escáneres de entradas
2 personas
Comprobar la hoja técnica
2 personas
Confirmar las cantidades de catering
Hacer la compra
4 personas
Enfriar bebidas
4 personas
Preparar la recepción de artistas
3 personas
Montar el escenario
12 personas
Instalar el sistema de sonido
10 personas
Montar la instalación de iluminación
8 personas
Montar el bar y los puntos de servicio
8 personas
Colocar sillas y mesas
8 personas
Colocar vallas de seguridad
6 personas
Montar mostradores de entrada
5 personas
Colocar la señalización y los carteles de ruta
4 personas
Montar backstage
5 personas
Montar el guardarropa
4 personas
Montar un puesto de primeros auxilios
3 personas
Comprobar los baños
2 personas
Montar el mostrador de merchandising
3 personas

Evento

Recibir a los artistas
3 personas
Hacer la prueba de sonido
8 personas
Probar el espectáculo de luces
4 personas
Servir la comida del equipo
4 personas
Abrir la entrada para el público
10 personas
Escanear entradas
12 personas
Repartir pulseras
6 personas
Atender el guardarropa
6 personas
Guiar al público a sus asientos
8 personas
Servir bebidas y aperitivos
16 personas
Rellenar las bebidas
6 personas
Vender merchandising
4 personas
Guiar los flujos de público
12 personas
Acompañar los asientos accesibles
3 personas
Coordinar el programa previo
4 personas
Anunciar el acto principal
2 personas
Realizar cambios de escenario
10 personas
Atender a los artistas en backstage
4 personas
Gestionar primeros auxilios e incidencias
6 personas
Limpiar los baños durante el evento
4 personas
Guiar la salida del público
12 personas
Gestionar la entrega del guardarropa
6 personas

Seguimiento

Apagar el sonido y las luces
6 personas
Desmontar el bar y el catering
8 personas
Recoger la basura
8 personas
Retirar sillas y mesas
8 personas
Retirar las vallas de seguridad
6 personas
Limpiar el backstage
4 personas
Limpiar la sala
10 personas
Desmontar el escenario
12 personas
Cargar la técnica
10 personas
Contar el stock restante
2 personas
Registrar objetos perdidos
2 personas
Devolver los materiales
4 personas
Entregar las llaves del lugar
Recoger facturas de proveedores
Responder a los mensajes de los visitantes
2 personas
Enviar mensaje de agradecimiento

Lo que necesitas

Agrupado como lo comprarías, con cantidades.

Mobiliario

Piezas de escenariocant. 24
Escaleras del escenariocant. 2
Mesas para artistascant. 12
Mesas para el equipocant. 20
Sillas para el equipocant. 120
Taburetes de barcant. 40
Percheroscant. 20
Contenedores rodantescant. 20
Vallas de separacióncant. 80
Vallas de control de multitudescant. 120
Mesas para la entradacant. 12
Sillas para el equipocant. 80

Equipo

Altavocescant. 16
Subwooferscant. 8
Mesas de mezclacant. 3
Micrófonos inalámbricoscant. 12
Soportes de micrófonocant. 14
Cajas DIcant. 12
Monitores de escenariocant. 10
Enrollacablescant. 12
Distribuidores de corrientecant. 20
Walkie-talkiescant. 30
Escáneres de entradascant. 16
Terminales de pagocant. 12

Iluminación

Focos LEDcant. 24
Cabezas móvilescant. 16
Trípodes de iluminacióncant. 6
Focos móvilescant. 2
Controladores de iluminacióncant. 2
Puentes de cablecant. 24

Vajilla

Vasos reutilizablescant. 6000
Copas de vinocant. 120
Platoscant. 200
Cubiertoscant. 200

Cocina

Camiones frigoríficoscant. 2
Neveras portátilescant. 12
Máquinas de cafécant. 4
Teterascant. 4
Bandejas para mantener calientecant. 8
Tablas de cortarcant. 8
Cuchilloscant. 12
Bandejas de servircant. 30

Decoración

Telón de fondo
Carteles de merchandisingcant. 6
Señales de rutacant. 30
Banners de entradacant. 8
Pases de equipocant. 180
Pulserascant. 6000

Limpieza

Papeleracant. 60
Puestos de gel hidroalcohólicocant. 24
Carros de limpiezacant. 6
Fregonascant. 12
Cuboscant. 12
Guantes de trabajocant. 30
Contenedores de escombroscant. 4

Catering

Compras

Consejos

Cierra la sede, los permisos y los seguros antes de anunciar la venta de entradas. La capacidad del estadio, las salidas de emergencia y las condiciones de acceso pueden cambiar la distribución del público y el plan de seguridad.
Pide la hoja técnica de cada artista con varias semanas de margen y compárala con el material reservado. Comprueba especialmente mesas de mezcla, monitores, micrófonos, cajas DI, subwoofers y distribuidores de corriente.
Define la circulación del público antes de preparar la entrada. Señala vallas, salidas, puntos accesibles, mesas de acreditación y zonas de control; después prueba los escáneres y los terminales de pago antes de abrir las puertas.
Prepara un plan de trabajo con horarios de montaje, pruebas, apertura, cambios de artistas y desmontaje. Entrega acreditaciones, walkie-talkies y pulseras clasificadas al equipo antes del inicio del turno, no durante la entrada del público.
Confirma el catering según las inscripciones y las preferencias dietéticas, y haz la compra con cantidades revisadas. Reserva comida para artistas y equipo por separado, incluyendo mesas, sillas y un margen para turnos prolongados.

Preguntas frecuentes

¿Con cuánta antelación hay que organizar un concierto en un estadio?: Empieza entre 6 y 12 meses antes, sobre todo si participan varios artistas o necesitas permisos específicos. La sede, los contratos, los seguros y los proveedores técnicos deben quedar encaminados antes de abrir la venta de entradas.
¿Cuándo se deben solicitar los permisos para un concierto en un estadio?: Solicítalos al menos 8 a 12 semanas antes del evento, o antes si la autoridad local exige documentación adicional. No publiques el programa definitivo hasta confirmar los permisos, la seguridad y las salidas de emergencia.
¿Cuándo hay que probar los escáneres de entradas?: Haz una prueba completa entre 24 y 48 horas antes y repítela el mismo día, antes de abrir las puertas. Comprueba entradas válidas, duplicadas, canceladas y la conexión de todos los puntos de acceso.
¿Cuánta comida hay que reservar para el equipo del concierto?: Calcula una comida por persona y añade entre un 10 y un 15 % de margen para turnos largos, sustituciones y artistas adicionales. Cierra las cantidades después de recoger las preferencias dietéticas y antes de hacer la compra.

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