Aquariumbeurs organiseren: complete checklist

Een aquariumbeurs vraagt meer voorbereiding dan alleen tafels en aquariums klaarzetten. Je moet standhouders tijdig vastleggen, transport en stroom afstemmen en bezoekers duidelijke informatie geven. Begin met datum en locatie, werk daarna via inschrijvingen en standindeling naar de opbouwdag toe. Controleer vooral water, filters, verlichting, verlengkabels en betalingen voordat de eerste bezoeker binnenkomt. Met deze checklist houd je de organisatie per fase overzichtelijk.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Beursdatum en locatie vastleggen
2 personen
Standhouders benaderen
2 personen
Inschrijfformulier openen
Uitnodigingen versturen
2 personen
Aanmeldingen verwerken
2 personen
Dieetwensen verzamelen
Standindeling maken
2 personen
Reserveringen maken
Bezoekersinformatie publiceren
Plattegrond voor bezoekers maken
Standhouders bevestigen
Parkeerinformatie versturen
Vrijwilligers indelen
2 personen
Aquariumtransport afstemmen
2 personen
Verkooptafels labelen
2 personen
Polsbandjes en tickets tellen
Contant geld voorbereiden
2 personen
Programmaborden afdrukken
Boodschappen doen
2 personen
Bederfelijke producten koelen
Registratietafel voorbereiden
2 personen
Tafels opstellen
4 personen
Stoelen plaatsen
3 personen
Aquariumbakken plaatsen
4 personen
Aquariumstellingen controleren
3 personen
Filters en luchtpompen aansluiten
3 personen
Aquariumverlichting aansluiten
2 personen
Waterkwaliteit controleren
2 personen
Vissen rustig acclimatiseren
3 personen
Standhouders ontvangen
3 personen
Standhouders naar plaatsen begeleiden
3 personen
Informatieborden ophangen
2 personen
Decoratie ophangen
2 personen
Koffiepunt inrichten
2 personen
Consumpties koud zetten
2 personen
Kassa en pinapparaat testen
2 personen

Event

Entreebalie bemannen
2 personen
Bezoekers welkom heten
2 personen
Tickets en polsbandjes uitgeven
2 personen
Standhouders ondersteunen
2 personen
Aquariumtemperaturen controleren
2 personen
Waterkwaliteit opnieuw controleren
2 personen
Koffie en thee serveren
2 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Hapjes aanvullen
2 personen
Afvalbakken legen
2 personen
Toiletten controleren
Looppaden vrijhouden
2 personen
Laatste bezoekers informeren
2 personen
Verkoop van vissen afronden
2 personen

Nazorg

Vissen en planten veilig verpakken
4 personen
Aquariums leegmaken
4 personen
Filters en pompen uitschakelen
2 personen
Servies afwassen
2 personen
Koelboxen leegmaken
2 personen
Tafels en stoelen opruimen
4 personen
Standmateriaal uitladen
4 personen
Afval verzamelen en afvoeren
3 personen
Locatie schoonmaken
3 personen
Aquariumspullen reinigen
3 personen
Geleende materialen retourneren
2 personen
Kassaopbrengst controleren
2 personen
Gevonden voorwerpen registreren
Standhouders nabellen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Tafelsaantal 24
Stoelenaantal 80
Aquariumstellingenaantal 20
Registratietafel
Krukkenaantal 6
Garderoberekkenaantal 2
Afzetpalenaantal 12
Opbergboxenaantal 12

Apparatuur

Aquariumbakkenaantal 24
Binnenfiltersaantal 24
Luchtpompenaantal 12
Luchtslangenaantal 100
Luchtstenenaantal 24
Aquariumverlichtingaantal 24
Stekkerdozenaantal 16
Verlengkabelsaantal 16
Thermometersaantal 24
Waterkwaliteitstestersaantal 4
Waterpompenaantal 4
Handlampenaantal 6
Pinautomatenaantal 2
Kassa'saantal 2
Koelboxenaantal 6
Waterdichte verlengkabelhoezenaantal 16
Kabelgotenaantal 30
Wateropvangbakkenaantal 24
Vistransportbakkenaantal 30
Visnettenaantal 12
Watercontainersaantal 12
Aquariumhevelsaantal 6
Waterthermometersaantal 12
Digitale weegschalenaantal 4
Tafellampenaantal 12
Gereedschapskoffersaantal 3
Tie-wrapsaantal 200
Waterdichte tapeaantal 8
Reservezekeringenaantal 20
Portofoonsaantal 8

Keuken

Koffiezetapparatenaantal 2
Waterkokersaantal 2
Thermoskannenaantal 6
Schenkkanaantal 4
Koelkrattenaantal 4

Servies

Herbruikbare bekersaantal 150
Koffiekopjesaantal 80
Bordenaantal 100
Besteksetsaantal 100
Opscheptangenaantal 8
Waterglazenaantal 100
Schaaltjesaantal 60

Decoratie

Tafelkledenaantal 24
Standnummersaantal 24
Informatiebordenaantal 10
Programmabordenaantal 6
Pijlbordenaantal 12
Aquariumpostersaantal 12
Naamkaartjesaantal 40
Kleefhakenaantal 30
Tafelnummersaantal 24
Pennenbakjesaantal 8
Printpapieraantal 2
Kleurenprinter
Plakbanddispensersaantal 6
Scharenaantal 8
Markeerstiftenaantal 24

Schoonmaak

Emmersaantal 8
Dweilenaantal 4
Bezemsaantal 3
Vloertrekkersaantal 3
Microvezeldoekenaantal 30
Afvalbakkenaantal 12
Toiletborstelsaantal 2
Waterzuigersaantal 2
Handvegersaantal 4
Stofblikkenaantal 4
Waarschuwingsbordenaantal 6

Verlichting

LED-bouwlampenaantal 8
Snoerverlichtingaantal 6

Catering

Boodschappen
Herbruikbare dienbladenaantal 8
Afsluitbare voorraadbakkenaantal 12

Tips

Leg aquariumtransport uiterlijk twee weken vooraf vast. Spreek af wie de bakken, stellingen en apparatuur vervoert en controleer op de opbouwdag of elke stand over filters, luchtpompen, luchtslangen en verlichting beschikt.
Maak de standindeling zodra de aanmeldingen grotendeels binnen zijn, bij voorkeur drie weken voor de beurs. Houd rekening met verkooptafels, loopruimte, stroompunten en de plaats van de registratietafel.
Tel polsbandjes en tickets de avond ervoor en bereid contant geld per kassa voor. Test pinautomaten en controleer of stekkerdozen en verlengkabels lang genoeg zijn voor de volledige zaal.
Plan de opbouw minstens drie uur voor opening. Zet eerst tafels, stoelen en aquariumstellingen neer; plaats daarna aquariumbakken, waterpompen, binnenfilters, luchtstenen en verlichting.
Koel bederfelijke producten pas na het boodschappen doen en controleer de koelboxen en koelkratten op voldoende ruimte. Zet programmaborden, plattegrond en parkeerinformatie vóór opening bij de ingang en online klaar.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik een aquariumbeurs organiseren?: Begin minimaal 8 tot 12 weken vooraf met datum, locatie en standhouders. Open het inschrijfformulier daarna direct, zodat je ongeveer 3 weken voor de beurs de standindeling kunt maken.
Hoeveel tijd heb je nodig voor de opbouw van een aquariumbeurs?: Reken op minimaal 3 uur voor een kleine beurs en langer wanneer er veel aquariumbakken en stellingen worden geplaatst. Test filters, luchtpompen, verlichting en stroom vóór de bezoekers binnenkomen.
Wanneer moet ik standhouders voor een aquariumbeurs bevestigen?: Bevestig standhouders uiterlijk 2 tot 3 weken voor de beurs. Stuur daarna de standplaats, parkeerinformatie, aankomsttijd en afspraken over aquariumtransport in één bericht.
Wat moet ik op de dag van een aquariumbeurs controleren?: Controleer minstens 60 minuten voor opening de registratie, tickets, betalingen, stroom, verlichting en waterapparatuur. Loop ook alle stands na en kijk of plattegrond, programmaborden en bezoekersinformatie zichtbaar zijn.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.