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Aquaristikmesse organisieren: Checkliste für die Vorbereitung

Eine Aquaristikmesse braucht mehr als Stände und Aquarien. Du koordinierst Standbetreiber, Besucheranmeldungen, Becken, Technik, Kassen und den Transport empfindlicher Tiere und Anlagen. Beginne mit Termin und Ort, bestätige danach Aussteller und Reservierungen und plane die Aufbauzeit rückwärts vom Einlass. Besonders häufig fehlen am Messetag beschriftete Verkaufstische, geprüfte Aquariengestelle, gezählte Armbänder oder ausreichend Verlängerungskabel.

Dieses Event kostenlos mit Lizzt organisieren

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

  • Messetermin und -ort festlegen

    2 Personen

  • Standbetreiber ansprechen

    2 Personen

  • Anmeldeformular öffnen

  • Einladungen verschicken

    2 Personen

  • Anmeldungen bearbeiten

    2 Personen

  • Ernährungswünsche erfassen

  • Standaufteilung erstellen

    2 Personen

  • Reservierungen vornehmen

  • Besucherinformationen veröffentlichen

  • Besucherplan erstellen

  • Standbetreiber bestätigen

  • Parkinformationen versenden

  • Freiwillige einteilen

    2 Personen

  • Aquariumtransport abstimmen

    2 Personen

  • Verkaufstische beschriften

    2 Personen

  • Armbänder und Tickets zählen

  • Bargeld vorbereiten

    2 Personen

  • Programmtafeln drucken

  • Einkaufen gehen

    2 Personen

  • Verderbliche Produkte kühlen

  • Registrierungstisch vorbereiten

    2 Personen

  • Tische aufstellen

    4 Personen

  • Stühle aufstellen

    3 Personen

  • Aquarienbecken aufstellen

    4 Personen

  • Aquariengestelle prüfen

    3 Personen

  • Filter und Luftpumpen anschließen

    3 Personen

  • Aquarienbeleuchtung anschließen

    2 Personen

  • Wasserqualität prüfen

    2 Personen

  • Fische ruhig akklimatisieren

    3 Personen

  • Aussteller empfangen

    3 Personen

  • Standbetreiber zu ihren Plätzen begleiten

    3 Personen

  • Informationstafeln aufhängen

    2 Personen

  • Dekoration aufhängen

    2 Personen

  • Kaffeebereich einrichten

    2 Personen

  • Getränke kalt stellen

    2 Personen

  • Kasse und Kartenlesegerät testen

    2 Personen

Event

  • Eingangstheke besetzen

    2 Personen

  • Besucher begrüßen

    2 Personen

  • Tickets und Armbänder ausgeben

    2 Personen

  • Standbetreiber unterstützen

    2 Personen

  • Aquarientemperaturen kontrollieren

    2 Personen

  • Wasserqualität erneut überprüfen

    2 Personen

  • Kaffee und Tee servieren

    2 Personen

  • Getränke nachfüllen

    2 Personen

  • Snacks auffüllen

    2 Personen

  • Mülleimer leeren

    2 Personen

  • Toiletten kontrollieren

  • Fluchtwege freihalten

    2 Personen

  • Letzte Besucher informieren

    2 Personen

  • Verkauf von Fischen abschließen

    2 Personen

Nachbereitung

  • Fische und Pflanzen sicher verpacken

    4 Personen

  • Aquarien leeren

    4 Personen

  • Filter und Pumpen ausschalten

    2 Personen

  • Geschirr abwaschen

    2 Personen

  • Kühlboxen leeren

    2 Personen

  • Tische und Stühle aufräumen

    4 Personen

  • Standmaterial ausladen

    4 Personen

  • Abfall sammeln und entsorgen

    3 Personen

  • Location reinigen

    3 Personen

  • Aquarienzubehör reinigen

    3 Personen

  • Geliehene Materialien zurückgeben

    2 Personen

  • Kasseneinnahmen prüfen

    2 Personen

  • Fundgegenstände registrieren

  • Aussteller nachtelefonieren

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

  • TischeAnz. 24
  • StühleAnz. 80
  • AquariengestelleAnz. 20
  • Registrierungstisch
  • HockerAnz. 6
  • GarderobenständerAnz. 2
  • AbsperrpfostenAnz. 12
  • AufbewahrungsboxenAnz. 12

Ausstattung

  • AquarienbeckenAnz. 24
  • InnenfilterAnz. 24
  • LuftpumpenAnz. 12
  • LuftschläucheAnz. 100
  • LuftsteineAnz. 24
  • AquarienbeleuchtungAnz. 24
  • VerlängerungskabelAnz. 16
  • VerlängerungskabelAnz. 16
  • ThermometerAnz. 24
  • WasserqualitätstesterAnz. 4
  • WasserpumpenAnz. 4
  • HandlampenAnz. 6
  • KartenterminalsAnz. 2
  • KassenAnz. 2
  • KühlboxenAnz. 6
  • Wasserdichte Verlängerungskabel-AbdeckungenAnz. 16
  • KabelkanäleAnz. 30
  • WasserauffangbehälterAnz. 24
  • Fisch-TransportbehälterAnz. 30
  • FischernetzeAnz. 12
  • WasserbehälterAnz. 12
  • AquariumschläucheAnz. 6
  • WasserthermometerAnz. 12
  • Digitale WaagenAnz. 4
  • TischlampenAnz. 12
  • WerkzeugkofferAnz. 3
  • KabelbinderAnz. 200
  • Wasserdichtes KlebebandAnz. 8
  • ErsatzsicherungenAnz. 20
  • FunkgeräteAnz. 8

Küche

  • KaffeemaschinenAnz. 2
  • WasserkocherAnz. 2
  • ThermoskannenAnz. 6
  • KaraffeAnz. 4
  • KühlkistenAnz. 4

Geschirr

  • Wiederverwendbare BecherAnz. 150
  • KaffeetassenAnz. 80
  • TellerAnz. 100
  • BestecksetsAnz. 100
  • ServierzangenAnz. 8
  • WassergläserAnz. 100
  • SchälchenAnz. 60

Dekoration

  • TischdeckenAnz. 24
  • StandnummernAnz. 24
  • InfotafelnAnz. 10
  • ProgrammschilderAnz. 6
  • WegweiserAnz. 12
  • AquarienposterAnz. 12
  • NamensschilderAnz. 40
  • KlebehakenAnz. 30
  • TischnummernAnz. 24
  • StiftehalterAnz. 8
  • DruckpapierAnz. 2
  • Farbdrucker
  • KlebebandspenderAnz. 6
  • ScherenAnz. 8
  • MarkerAnz. 24

Reinigung

  • EimerAnz. 8
  • WischmopsAnz. 4
  • BesenAnz. 3
  • BodenabzieherAnz. 3
  • MikrofasertücherAnz. 30
  • AbfallbehälterAnz. 12
  • ToilettenbürstenAnz. 2
  • WassersaugerAnz. 2
  • HandfegerAnz. 4
  • BlechdosenAnz. 4
  • WarnschilderAnz. 6

Beleuchtung

  • LED-BaustrahlerAnz. 8
  • LichterkettenAnz. 6

Catering

  • Einkäufe
  • Wiederverwendbare TablettsAnz. 8
  • Verschließbare VorratsbehälterAnz. 12

Tipps

  • Lege Termin und Ort zuerst fest und verschicke Besucherinformationen, Parkhinweise und Einladungen erst, wenn Einlasszeit, Adresse und Anmeldemöglichkeit verbindlich sind. So vermeidest du mehrere Korrekturrunden.
  • Plane den Aufbau mindestens mehrere Stunden vor dem Einlass. Tische, Stühle und Aquariengestelle müssen stehen, bevor Becken, Innenfilter, Luftpumpen, Beleuchtung und Verlängerungskabel angeschlossen werden.
  • Stimme den Aquariumtransport einzeln mit den Standbetreibern ab. Lege fest, wann Becken, Gestelle und empfindliche Technik eintreffen und wer vor Ort Wasserpumpen, Luftschläuche und Luftsteine prüft.
  • Zähle Armbänder und Tickets vor dem Aufbau und bereite Bargeld sowie Kartenterminals getrennt für die Kassen vor. Ein Registrierungstisch mit Besucherplan und aktuellen Anmeldungen beschleunigt den Einlass deutlich.
  • Plane Verpflegung nicht erst am Messetag: Kühlboxen und Kühlkisten für verderbliche Produkte, Kaffeemaschinen, Wasserkocher, Thermoskannen sowie Becher, Tassen, Teller und Besteck müssen vor dem Einkauf feststehen.

Häufige Fragen

Wie früh sollte man eine Aquaristikmesse organisieren?
Beginne idealerweise 8 bis 12 Wochen vor dem Messetermin. In den ersten 2 Wochen legst du Ort und Termin fest, danach folgen Standbetreiber, Anmeldungen, Reservierungen und Besucherinformationen.
Wann sollten die Standbetreiber für eine Aquaristikmesse bestätigt werden?
Bestätige die Standbetreiber spätestens 3 bis 4 Wochen vor der Messe. Zu diesem Zeitpunkt sollte auch die Standaufteilung erstellt sein, damit Tische, Aquariengestelle und Anschlüsse passend eingeplant werden können.
Wie viel Aufbauzeit braucht eine Aquaristikmesse?
Plane mindestens 4 bis 6 Stunden für den Aufbau ein, bei vielen Becken oder aufwendiger Technik eher mehr. Zuerst kommen Mobiliar und Gestelle, anschließend Becken, Filter, Belüftung, Beleuchtung und die Registrierung.
Was muss am Tag vor einer Aquaristikmesse vorbereitet werden?
Am Vortag solltest du Tickets und Armbänder zählen, Programmtafeln drucken, Bargeld vorbereiten und verderbliche Produkte kühlen. Prüfe außerdem Aquariengestelle, Wasserqualitätstester, Thermometer, Pumpen und Verlängerungskabel, damit am Messetag nur noch aufgebaut und angeschlossen werden muss.

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