Checklist para organizar una feria de acuarios
Una feria de acuarios necesita coordinación mucho antes de abrir las puertas. Primero se fijan la fecha y el lugar, se contacta con los expositores y se controlan las inscripciones; después se organiza el plano de puestos, el transporte y la información para visitantes. El montaje exige revisar soportes, tanques, filtros, bombas, mangueras, iluminación y conexiones eléctricas. Esta checklist reúne 64 tareas y 81 materiales para avanzar en el orden correcto, sin dejar la preparación técnica para el último día.
El plan, paso a paso
Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.
Preparativos
Fijar la fecha y ubicación de la feria
2 personas
Contactar con los expositores
2 personas
Abrir el formulario de inscripción
Enviar invitaciones
2 personas
Gestionar inscripciones
2 personas
Recoger preferencias dietéticas
Hacer el plano de puestos
2 personas
Hacer reservas
Publicar información para visitantes
Crear un mapa para los visitantes
Fijar los soportes de los puestos
Enviar la información de aparcamiento
Asignar voluntarios
2 personas
Coordinar el transporte de acuarios
2 personas
Etiquetar las mesas de venta
2 personas
Contar pulseras y entradas
Preparar efectivo
2 personas
Imprimir carteles del programa
Hacer la compra
2 personas
Refrigerar los productos perecederos
Preparar la mesa de registro
2 personas
Montar mesas
4 personas
Colocar las sillas
3 personas
Colocar los tanques del acuario
4 personas
Comprobar los soportes del acuario
3 personas
Conectar filtros y bombas de aire
3 personas
Conectar la iluminación del acuario
2 personas
Controlar la calidad del agua
2 personas
Aclimatar a los peces con calma
3 personas
Recibir a los expositores
3 personas
Guiar a los expositores a sus puestos
3 personas
Colocar carteles informativos
2 personas
Colgar la decoración
2 personas
Montar el punto de café
2 personas
Poner las consumiciones a enfriar
2 personas
Probar la caja y el datáfono
2 personas
Evento
Atender la entrada
2 personas
Dar la bienvenida a los visitantes
2 personas
Entregar entradas y pulseras
2 personas
Apoyar a los expositores
2 personas
Controlar las temperaturas del acuario
2 personas
Volver a comprobar la calidad del agua
2 personas
Servir café y té
2 personas
Rellenar las bebidas
2 personas
Reponer los aperitivos
2 personas
Vaciar los contenedores de basura
2 personas
Comprobar los baños
Mantener despejados los pasillos
2 personas
Informar a los últimos visitantes
2 personas
Cerrar la venta de peces
2 personas
Seguimiento
Empaquetar peces y plantas de forma segura
4 personas
Vaciar acuarios
4 personas
Apagar filtros y bombas
2 personas
Lavar la vajilla
2 personas
Vaciar las neveras portátiles
2 personas
Recoger mesas y sillas
4 personas
Descargar el material del stand
4 personas
Recoger y retirar la basura
3 personas
Limpiar el lugar
3 personas
Limpiar los artículos del acuario
3 personas
Devolver el material prestado
2 personas
Comprobar la recaudación de la taquilla
2 personas
Registrar objetos perdidos
Llamar de nuevo a los expositores
Lo que necesitas
Agrupado como lo comprarías, con cantidades.
Mobiliario
- Mesascant. 24
- Sillascant. 80
- Soportes para acuariocant. 20
- Mesa de registro
- Taburetescant. 6
- Percheroscant. 2
- Postes separadorescant. 12
- Cajas de almacenajecant. 12
Equipo
- Tanques de acuariocant. 24
- Filtros interiorescant. 24
- Bombas de airecant. 12
- Mangueras de airecant. 100
- Piedras difusorascant. 24
- Iluminación del acuariocant. 24
- Regletascant. 16
- Cables alargadorescant. 16
- Termómetroscant. 24
- Testadores de calidad del aguacant. 4
- Bombas de aguacant. 4
- Linternas de manocant. 6
- Cajeros automáticoscant. 2
- Cajas registradorascant. 2
- Neveras portátilescant. 6
- Fundas impermeables para alargadorescant. 16
- Canaletas para cablescant. 30
- Bandejas de recogida de aguacant. 24
- Bandejas de transporte para pecescant. 30
- Redes de pescacant. 12
- Contenedores de aguacant. 12
- Sifones para acuariocant. 6
- Termómetros de aguacant. 12
- Básculas digitalescant. 4
- Lámparas de mesacant. 12
- Maletines de herramientascant. 3
- Bridascant. 200
- Cinta impermeablecant. 8
- Fusibles de repuestocant. 20
- Walkie-talkiescant. 8
Cocina
- Máquinas de cafécant. 2
- Teterascant. 2
- Termoscant. 6
- Jarracant. 4
- Cajas isotérmicascant. 4
Vajilla
- Vasos reutilizablescant. 150
- Tazas de cafécant. 80
- Platoscant. 100
- Cubiertoscant. 100
- Pinzas para servircant. 8
- Vasos para aguacant. 100
- Cuencoscant. 60
Decoración
- Mantelescant. 24
- Números de standcant. 24
- Paneles informativoscant. 10
- Carteles del programacant. 6
- Carteles direccionalescant. 12
- Pósteres de acuariocant. 12
- Tarjetas de nombrecant. 40
- Ganchos adhesivoscant. 30
- Números de mesacant. 24
- Portalápicescant. 8
- Papel de impresióncant. 2
- Impresora de color
- Dispensadores de cinta adhesivacant. 6
- Tijerascant. 8
- Rotuladores fosforescentescant. 24
Limpieza
- Cuboscant. 8
- Fregonascant. 4
- Escobascant. 3
- Limpiacristalescant. 3
- Paños de microfibracant. 30
- Papeleracant. 12
- Escobillas de bañocant. 2
- Aspiradores de aguacant. 2
- Escobas de manocant. 4
- Recogedores de polvocant. 4
- Señales de advertenciacant. 6
Iluminación
- Focos LED de obracant. 8
- Guirnalda de lucescant. 6
Catering
- Compras
- Bandejas reutilizablescant. 8
- Contenedores de almacenaje con tapacant. 12
Consejos
- Cierra el plano de puestos al menos 7 días antes y reserva espacio para la mesa de registro, los pasillos y los soportes de acuario. Así puedes etiquetar las mesas de venta sin rehacer la distribución.
- Confirma el transporte de los acuarios entre 48 y 72 horas antes. Comprueba que cada expositor tenga claro la hora de descarga y que los soportes estén preparados antes de colocar los tanques.
- Haz una prueba eléctrica durante el montaje: conecta filtros, bombas de aire, iluminación y regletas, y deja los cables alargadores fuera de las zonas de paso. Lleva linternas para revisar los puestos si la iluminación general es insuficiente.
- Cuenta pulseras, entradas y efectivo el día anterior, y prepara la mesa de registro con antelación. Si esperas una llegada concentrada, asigna al menos 2 personas a recibir visitantes y resolver inscripciones.
- Compra los productos perecederos como máximo 24 horas antes y refrigéralos de inmediato. Recoge las preferencias dietéticas antes de cerrar la compra para no improvisar comida o bebida durante la feria.
Preguntas frecuentes
- ¿Con cuánta antelación hay que organizar una feria de acuarios?
- Empieza al menos 8 semanas antes para fijar fecha y ubicación, contactar con expositores y abrir las inscripciones. Cierra el plano de puestos y la información para visitantes aproximadamente 7 días antes.
- ¿Cuándo se debe confirmar el transporte de los acuarios?
- Confírmalo entre 48 y 72 horas antes del evento, indicando horarios de carga, descarga y acceso. El día del montaje revisa que cada tanque tenga su soporte y que los equipos necesarios estén en el puesto correspondiente.
- ¿Qué hay que comprobar al montar los tanques de acuario?
- Comprueba que los soportes estén firmes, que los tanques queden nivelados y que filtros, bombas, mangueras, piedras difusoras e iluminación funcionen. Haz esta prueba antes de la apertura, dejando al menos 2 horas para corregir problemas.
- ¿Cuándo preparar la mesa de registro y el efectivo?
- Prepara la mesa de registro el día anterior o durante el primer bloque de montaje. Cuenta las entradas y pulseras con 24 horas de antelación y deja el efectivo listo antes de que llegue el primer visitante.
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