Organiser un salon de l’aquarium sans rien oublier

Un salon de l’aquarium demande une organisation précise, car les exposants, les visiteurs et les animaux dépendent d’une installation prête à temps. Cette checklist suit le déroulement du projet, de la réservation du lieu jusqu’à l’accueil du public. Elle couvre les inscriptions, les stands, le transport des bacs, l’électricité, les bénévoles et la caisse. Commence les premières démarches plusieurs semaines avant l’événement pour garder du temps en cas de changement.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

Fixer la date et le lieu du salon
2 personnes
Contacter les exposants
2 personnes
Ouvrir le formulaire d’inscription
Envoyer les invitations
2 personnes
Traiter les inscriptions
2 personnes
Recueillir les besoins alimentaires
Préparer le plan du stand
2 personnes
Faire les réservations
Publier les informations aux visiteurs
Créer un plan pour les visiteurs
Confirmer les exposants
Envoyer les infos de parking
Répartir les bénévoles
2 personnes
Coordonner le transport de l’aquarium
2 personnes
Étiqueter les tables de vente
2 personnes
Compter les bracelets et les billets
Préparer l’argent liquide
2 personnes
Imprimer les panneaux du programme
Faire les courses
2 personnes
Réfrigérer les produits périssables
Préparer la table d'inscription
2 personnes
Installer les tables
4 personnes
Installer les chaises
3 personnes
Installer les bacs d’aquarium
4 personnes
Vérifier les supports d’aquarium
3 personnes
Brancher les filtres et les pompes à air
3 personnes
Brancher l’éclairage de l’aquarium
2 personnes
Contrôler la qualité de l’eau
2 personnes
Acclimater les poissons en douceur
3 personnes
Accueillir les exposants
3 personnes
Guider les exposants vers leurs emplacements
3 personnes
Accrocher les panneaux d’information
2 personnes
Installer la décoration
2 personnes
Mettre en place le point café
2 personnes
Mettre les boissons au frais
2 personnes
Tester la caisse et le terminal de paiement
2 personnes

Événement

Tenir le comptoir d'accueil
2 personnes
Accueillir les visiteurs
2 personnes
Distribuer les billets et les bracelets
2 personnes
Soutenir les exposants
2 personnes
Vérifier les températures des aquariums
2 personnes
Revérifier la qualité de l’eau
2 personnes
Servir le café et le thé
2 personnes
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Ravitaillement des amuse-bouches
2 personnes
Vider les poubelles
2 personnes
Vérifier les toilettes
Dégager les allées
2 personnes
Informer les derniers visiteurs
2 personnes
Finaliser la vente des poissons
2 personnes

Suivi

Emballer les poissons et les plantes en toute sécurité
4 personnes
Vider les aquariums
4 personnes
Éteindre les filtres et les pompes
2 personnes
Faire la vaisselle
2 personnes
Vider les glacières
2 personnes
Ranger les tables et les chaises
4 personnes
Décharger le matériel de stand
4 personnes
Collecter et évacuer les déchets
3 personnes
Nettoyer le lieu
3 personnes
Nettoyer le matériel d’aquarium
3 personnes
Restituer le matériel emprunté
2 personnes
Vérifier le chiffre de la caisse
2 personnes
Enregistrer les objets trouvés
Relancer les exposants

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tablesqté 24
Chaisesqté 80
Structures d'aquariumqté 20
Table d'inscription
Tabouretsqté 6
Portantsqté 2
Poteaux de balisageqté 12
Boîtes de rangementqté 12

Équipement

Bacs d'aquariumqté 24
Filtres intérieursqté 24
Pompes à airqté 12
Tuyaux d’airqté 100
Pierres à airqté 24
Éclairage de l’aquariumqté 24
Multiprisesqté 16
Rallongesqté 16
Thermomètresqté 24
Testeurs de qualité de l’eauqté 4
Pompes à eauqté 4
Lampes de pocheqté 6
Distributeurs automatiquesqté 2
Caissesqté 2
Glacièresqté 6
Capuchons étanches pour rallongesqté 16
Goulottes de câblesqté 30
Bacs de récupération d’eauqté 24
Bacs de transport pour poissonsqté 30
Filets de pêcheqté 12
Conteneurs d'eauqté 12
Siphons d’aquariumqté 6
Thermomètres d’eauqté 12
Balances numériquesqté 4
Lampes de tableqté 12
Boîtes à outilsqté 3
Attaches-câblesqté 200
Ruban imperméableqté 8
Fusibles de secoursqté 20
Talkies-walkiesqté 8

Cuisine

Machines à caféqté 2
Bouilloiresqté 2
Thermosqté 6
Carafeqté 4
Caisses réfrigéréesqté 4

Vaisselle

Gobelets réutilisablesqté 150
Tasses à caféqté 80
Assiettesqté 100
Couvertsqté 100
Pince de serviceqté 8
Verres à eauqté 100
Petits bolsqté 60

Décoration

Nappesqté 24
Numéros de standqté 24
Panneaux d'informationqté 10
Panneaux du programmeqté 6
Panneaux indicateursqté 12
Affiches d'aquariumqté 12
Badges nominatifsqté 40
Crochets adhésifsqté 30
Numéros de tableqté 24
Pots à stylosqté 8
Papier d’impressionqté 2
Imprimante couleur
Dévidoirs de ruban adhésifqté 6
Ciseauxqté 8
Marqueursqté 24

Nettoyage

Seauxqté 8
Serpillièresqté 4
Balaisqté 3
Raclettes de solqté 3
Chiffons microfibresqté 30
Poubellesqté 12
Brosses de toilettesqté 2
Aspirateurs à eauqté 2
Balais à mainqté 4
Pelles à poussièreqté 4
Panneaux d'avertissementqté 6

Éclairage

Projecteurs de chantier LEDqté 8
Guirlandes lumineusesqté 6

Catering

Courses
Plateaux réutilisablesqté 8
Bacs de stockage fermablesqté 12

Conseils

Fixe la date et le lieu au moins 8 semaines à l’avance. Vérifie dès cette étape l’accès pour le transport des aquariums, la puissance électrique disponible et l’espace prévu pour les tables.
Ouvre les inscriptions des exposants environ 6 semaines avant le salon et demande leurs besoins alimentaires, leur matériel et leurs contraintes de stand. Confirme ensuite chaque exposant par écrit au plus tard 10 jours avant l’événement.
Prépare le plan des stands avec des tables identifiées et des supports d’aquarium adaptés. Garde une zone libre pour la circulation des visiteurs et prévois un emplacement clairement signalé pour l’inscription.
Coordonne le transport des aquariums au moins 7 jours avant le montage. Le jour J, vérifie les supports, les rallonges, les multiprises, les pompes à air, les filtres et les thermomètres avant de remplir ou de brancher les bacs.
Répartis les bénévoles par créneaux de 2 à 3 heures. Prépare séparément les bracelets, les billets, la monnaie, les panneaux du programme et les informations de parking afin que l’accueil puisse fonctionner dès l’ouverture.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser un salon de l’aquarium ?: Prévois idéalement 8 à 12 semaines. Les exposants, les inscriptions, le lieu et le transport des aquariums demandent davantage de délai qu’un simple événement en salle.
Quand confirmer les exposants d’un salon de l’aquarium ?: Confirme-les environ 10 jours avant le salon, une fois les inscriptions traitées et le plan des stands établi. Envoie avec la confirmation les horaires, l’accès, le parking et l’emplacement attribué.
Que faut-il vérifier avant d’installer les aquariums ?: Contrôle les supports, les bacs, les filtres, les pompes à air, les tuyaux, l’éclairage et les thermomètres. Fais cette vérification pendant le montage, au moins 2 heures avant l’ouverture au public.
Combien de bénévoles prévoir pour un salon de l’aquarium ?: Prévois au minimum 1 personne à l’inscription, 1 pour orienter les visiteurs et 1 responsable de la salle par tranche de 2 à 3 heures. Ajoute une personne dédiée au transport ou aux problèmes techniques si les bacs sont nombreux.

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Chaque tâche et chaque article de cette page, prêts dans votre propre événement. Invitez du monde, répartissez le travail et voyez qui a fait quoi.