Apotheek open dag organiseren: checklist

Een apotheek open dag vraagt meer voorbereiding dan alleen uitnodigingen en koffie. Je moet bezoekers aanmelden, ruimtes veilig en representatief maken en demonstraties zoals bloeddruk meten goed voorbereiden. Begin met datum en programma, regel daarna communicatie en materialen en werk in de laatste week de voorraad, catering en opstelling af. Met deze checklist houd je overzicht over de 57 taken en 41 spullen die bij het plan horen.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Datum en programma vastleggen
2 personen
Open dag aanmelden bij team
Uitnodigingen ontwerpen
Uitnodigingen versturen
2 personen
Open dag online publiceren
Aanmeldingen verwerken
Dieetwensen verzamelen
Aanmeldingen bevestigen
Cateringhoeveelheden bepalen
2 personen
Boodschappenlijst controleren
Promotiemateriaal drukken
Route- en parkeerinformatie maken
Reserveringen voor materialen maken
Boodschappen doen
2 personen
Houdbaarheden controleren
Koelproducten inkopen
Apotheekruimtes opruimen
3 personen
Voorraad achter balie afschermen
2 personen
Werkplekken vrijmaken
2 personen
Presentaties voorbereiden
2 personen
Folders en demonstratiemateriaal klaarleggen
2 personen
Gezondheidsquiz samenstellen
Naamkaartjes voorbereiden
Tafels opstellen
3 personen
Stoelen plaatsen
2 personen
Ontvangstbalie inrichten
2 personen
Voorlichtingsstands inrichten
4 personen
Versiering ophangen
2 personen
Geluid en presentatie testen
2 personen
Dranken koud zetten
2 personen
Koffie- en theepunt inrichten
2 personen
Hapjes voorbereiden
3 personen
Servies en bestek klaarzetten
2 personen
Toiletten controleren
Veiligheids- en vluchtroutes controleren
2 personen
Team kort instrueren
3 personen

Event

Bezoekers ontvangen
3 personen
Programma toelichten
Voorlichtingsstands bemannen
4 personen
Gezondheidsmetingen begeleiden
2 personen
Productdemonstraties geven
2 personen
Gezondheidsquiz begeleiden
Hapjes serveren
2 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Koffie en thee serveren
2 personen
Gebruikt servies verzamelen
2 personen
Afval tussentijds verwijderen
Bezoekers uitzwaaien
3 personen

Nazorg

Materialen afbouwen
4 personen
Servies afwassen
2 personen
Restanten veilig opbergen
2 personen
Ruimtes schoonmaken
3 personen
Afval verzamelen en afvoeren
2 personen
Koelproducten controleren
Geleende materialen retourneren
2 personen
Restmateriaal sorteren
2 personen
Ongebruikte folders opbergen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Tafelsaantal 8
Stoelenaantal 50
Statafelsaantal 3
Tafelkledenaantal 8
Folderrekkenaantal 4
Afzetpalenaantal 6

Servies

Herbruikbare glazenaantal 80
Herbruikbare koffiekopjesaantal 50
Bordenaantal 80
Besteksetsaantal 80
Serveerbladenaantal 8
Schenk kannenaantal 6

Apparatuur

Laptop
Beamer
Projectiescherm
Draagbare speaker
Microfoon
Verlengkabelsaantal 4
Stekkerdozenaantal 4
Bloeddrukmetersaantal 2
Weegschalenaantal 2
Meetlintenaantal 2

Keuken

Koffiezetapparatenaantal 2
Waterkokersaantal 2
Thermoskannenaantal 4
Koelboxenaantal 3
IJslepelsaantal 2

Decoratie

Ballonnenaantal 100
Ballonnenstandaardsaantal 4
Vlaggenlijnenaantal 6
Informatiebordenaantal 8
Pijlen voor bewegwijzeringaantal 12
Naamkaartjesaantal 60

Verlichting

Ledlampenaantal 8
Snoerverlichtingaantal 4

Schoonmaak

Emmersaantal 3
Dweilenaantal 3
Bezem en blikaantal 2
Stoffer en blikaantal 2
Afvalbakkenaantal 6

Catering

Boodschappen

Tips

Leg datum, programma en interne aanmelding eerst vast. Plan daarna pas uitnodigingen en online publicatie, zodat bezoekers meteen juiste tijden, route- en parkeerinformatie krijgen.
Verwerk aanmeldingen in één overzicht en vraag dieetwensen direct uit. Bevestig de inschrijving uiterlijk enkele dagen voor de open dag, zodat je cateringhoeveelheden en zitplaatsen kunt bepalen.
Maak werkplekken vrij, scherm de voorraad achter de balie af en zet afzetpalen klaar waar bezoekers niet mogen komen. Loop de bezoekersroute vooraf één keer met een collega na.
Test laptop, beamer, projectiescherm, speaker en microfoon uiterlijk de dag ervoor op de plek waar je ze gebruikt. Controleer ook verlengkabels en stekkerdozen; een presentatie die alleen op een bureau werkt, is ter plaatse geen zekerheid.
Koop houdbare boodschappen eerder in en haal koelproducten pas kort voor de open dag. Zet koffiezetapparaten, waterkokers, thermoskannen en koelboxen de avond ervoor klaar en controleer of demonstratiematerialen zoals bloeddrukmeters en weegschalen compleet zijn.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik een apotheek open dag organiseren?: Leg datum en programma bij voorkeur 6 tot 8 weken vooraf vast. Verstuur uitnodigingen en publiceer de open dag ongeveer 4 weken van tevoren, zodat bezoekers tijd hebben om zich aan te melden.
Hoeveel koffie en drinken heb ik nodig voor een apotheek open dag?: Reken voor het eerste uur op 2 tot 3 drankjes per bezoeker en stem de totale hoeveelheid af op de bevestigde aanmeldingen. Koop houdbare voorraad eerder en haal koelproducten 1 tot 2 dagen vooraf in.
Wanneer moet ik de apotheekruimtes klaarmaken?: Ruim de apotheekruimtes en maak werkplekken uiterlijk de dag vóór de open dag vrij. Scherm voorraad achter de balie en andere niet-publieke zones direct daarna af, zodat dit op de ochtend zelf niet meer hoeft.
Wanneer test ik de apparatuur voor een apotheek open dag?: Test laptop, beamer, projectiescherm, speaker en microfoon uiterlijk 24 uur vooraf. Controleer tijdens die test ook verlengkabels, stekkerdozen en de plek van de presentatie, quiz en demonstraties.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.