Checklist para organizar una jornada de puertas abiertas en la farmacia

Una jornada de puertas abiertas en la farmacia requiere coordinar atención al público, demostraciones y una recepción cómoda sin bloquear el trabajo diario. Empieza por fijar la fecha, el programa y el equipo responsable; después gestiona invitaciones, inscripciones y preferencias dietéticas. En los últimos días tendrás que cerrar las cantidades del catering, revisar el material y preparar salas, equipos y folletos. Esta checklist reúne 57 tareas y 41 elementos para seguir el montaje sin dejar decisiones para el último momento.

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El plan, paso a paso

Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.

Preparativos

Fijar la fecha y el programa
2 personas
Inscribir la jornada de puertas abiertas con el equipo
Diseñar invitaciones
Enviar invitaciones
2 personas
Publicar la jornada de puertas abiertas en línea
Gestionar inscripciones
Recoger preferencias dietéticas
Confirmar inscripciones
Determinar las cantidades del catering
2 personas
Comprobar la lista de la compra
Imprimir material promocional
Preparar la información de ruta y aparcamiento
Hacer reservas de material
Hacer la compra
2 personas
Comprobar fechas de caducidad
Comprar productos refrigerados
Ordenar las salas de la farmacia
3 personas
Asegurar el stock detrás del mostrador
2 personas
Liberar espacios de trabajo
2 personas
Preparar presentaciones
2 personas
Preparar folletos y material de demostración
2 personas
Preparar un quiz de salud
Preparar tarjetas de nombre
Montar mesas
3 personas
Colocar las sillas
2 personas
Montar el mostrador de recepción
2 personas
Montar puestos informativos
4 personas
Colgar la decoración
2 personas
Probar el sonido y la presentación
2 personas
Enfriar las bebidas
2 personas
Montar el punto de café y té
2 personas
Preparar aperitivos
3 personas
Preparar la vajilla y los cubiertos
2 personas
Comprobar los baños
Comprobar las rutas de seguridad y evacuación
2 personas
Instruir brevemente al equipo
3 personas

Evento

Recibir a los visitantes
3 personas
Presentar el programa
Atender los puestos informativos
4 personas
Acompañar las mediciones de salud
2 personas
Realizar demostraciones de producto
2 personas
Coordinar el quiz de salud
Servir aperitivos
2 personas
Rellenar las bebidas
2 personas
Servir café y té
2 personas
Recoger la vajilla usada
2 personas
Retirar la basura de vez en cuando
Despedir a los visitantes
3 personas

Seguimiento

Desmontar materiales
4 personas
Lavar la vajilla
2 personas
Guardar los restos de forma segura
2 personas
Limpiar espacios
3 personas
Recoger y retirar la basura
2 personas
Comprobar los productos refrigerados
Devolver el material prestado
2 personas
Clasificar el material sobrante
2 personas
Guardar los folletos no utilizados

Lo que necesitas

Agrupado como lo comprarías, con cantidades.

Mobiliario

Mesascant. 8
Sillascant. 50
Mesas altascant. 3
Mantelescant. 8
Expositores para folletoscant. 4
Postes separadorescant. 6

Vajilla

Vasos reutilizablescant. 80
Tazas de café reutilizablescant. 50
Platoscant. 80
Cubiertoscant. 80
Bandejas de serviciocant. 8
Jarras para servircant. 6

Equipo

Portátil
Proyector
Pantalla de proyección
Altavoz portátil
Micrófono
Cables alargadorescant. 4
Regletascant. 4
Tensiómetroscant. 2
Básculascant. 2
Cintas métricascant. 2

Cocina

Máquinas de cafécant. 2
Teterascant. 2
Termoscant. 4
Neveras portátilescant. 3
Cucharillas para heladocant. 2

Decoración

Globoscant. 100
Soportes para globoscant. 4
Guirnaldascant. 6
Paneles informativoscant. 8
Flechas para señalizacióncant. 12
Tarjetas de nombrecant. 60

Iluminación

Lámparas LEDcant. 8
Guirnalda de lucescant. 4

Limpieza

Cuboscant. 3
Fregonascant. 3
Escoba y recogedorcant. 2
Recogedor y escobacant. 2
Papeleracant. 6

Catering

Compras

Consejos

Cierra el programa y reparte responsables al menos 3 semanas antes. Así puedes enviar las invitaciones con tiempo y calcular mejor cuántas personas acudirán.
Pide las preferencias dietéticas durante la inscripción y confirma el número final 3 o 4 días antes. Compra los productos refrigerados después de esa confirmación, no al inicio de la planificación.
Reserva con antelación el proyector, la pantalla, el micrófono y el altavoz portátil. Prueba la presentación completa con cables, regletas y alargadores como mínimo el día anterior.
Separa la zona de atención habitual de las mesas, sillas y demostraciones. Deja libres los espacios de trabajo y comprueba que el stock detrás del mostrador siga accesible durante la visita.
Prepara folletos, tarjetas de nombre, material de demostración y el quiz de salud antes del montaje. Coloca expositores, vasos, tazas, jarras y bandejas juntos para no interrumpir la recepción buscando piezas sueltas.

Preguntas frecuentes

¿Cuándo hay que enviar las invitaciones para una jornada de puertas abiertas en la farmacia?: Envíalas entre 3 y 4 semanas antes de la fecha prevista. Deja al menos 3 días para confirmar inscripciones y ajustar catering, sillas y material de demostración.
¿Cuánta comida y bebida necesito para la jornada de puertas abiertas?: Calcula las cantidades a partir de las inscripciones confirmadas y añade aproximadamente un 10 % de margen. Cierra ese cálculo 3 o 4 días antes, cuando ya hayas recogido las preferencias dietéticas.
¿Cuándo se debe preparar la farmacia para el evento?: Ordena las salas y libera los espacios de trabajo el día anterior. El mismo día coloca mesas, sillas, manteles, expositores y equipos después de comprobar que el mostrador y el stock siguen operativos.
¿Qué equipos conviene probar antes de una jornada de puertas abiertas en la farmacia?: Prueba portátil, proyector, pantalla, altavoz, micrófono y conexiones al menos 24 horas antes. Comprueba también tensiómetros, básculas y cintas métricas si forman parte de las demostraciones.

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