Checklist pour organiser une journée portes ouvertes en pharmacie

Une journée portes ouvertes en pharmacie demande plus qu’un espace rangé et quelques démonstrations. Il faut coordonner les invitations, les inscriptions, l’accueil, le matériel de mesure, les présentations et le catering, tout en gardant les zones de travail sécurisées. Cette checklist vous aide à avancer dans le bon ordre, depuis la fixation de la date jusqu’à l’installation des tables et des chaises. Elle vous évite aussi les oublis fréquents, comme les besoins alimentaires, les rallonges ou les produits frais à conserver au froid.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

Fixer la date et le programme
2 personnes
Inscrire la journée portes ouvertes auprès de l’équipe
Concevoir les invitations
Envoyer les invitations
2 personnes
Publier la journée portes ouvertes en ligne
Traiter les inscriptions
Recueillir les besoins alimentaires
Confirmer les inscriptions
Déterminer les quantités de catering
2 personnes
Vérifier la liste des courses
Imprimer le matériel promotionnel
Préparer les informations sur l’itinéraire et le stationnement
Faire les réservations de matériel
Faire les courses
2 personnes
Vérifier les dates de péremption
Acheter des produits frais à conserver au froid
Ranger les locaux de la pharmacie
3 personnes
Sécuriser le stock derrière le comptoir
2 personnes
Libérer les postes de travail
2 personnes
Préparer les présentations
2 personnes
Préparer les prospectus et le matériel de démonstration
2 personnes
Élaborer un quiz sur la santé
Préparer les badges nominatifs
Installer les tables
3 personnes
Installer les chaises
2 personnes
Aménager le comptoir d’accueil
2 personnes
Aménager les stands d'information
4 personnes
Suspendre la décoration
2 personnes
Tester le son et la présentation
2 personnes
Mettre les boissons au frais
2 personnes
Installer le point café et thé
2 personnes
Préparer les en-cas
3 personnes
Préparer la vaisselle et les couverts
2 personnes
Vérifier les toilettes
Vérifier les consignes de sécurité et les issues de secours
2 personnes
Briefer rapidement l’équipe
3 personnes

Événement

Accueillir les visiteurs
3 personnes
Présenter le programme
Tenir les stands d'information
4 personnes
Accompagner les mesures de santé
2 personnes
Faire des démonstrations de produits
2 personnes
Animer le quiz santé
Servir des amuse-bouches
2 personnes
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Servir le café et le thé
2 personnes
Rassembler la vaisselle utilisée
2 personnes
Évacuer les déchets au fur et à mesure
Saluer les visiteurs à leur départ
3 personnes

Suivi

Démonter le matériel
4 personnes
Faire la vaisselle
2 personnes
Stocker les restes en toute sécurité
2 personnes
Nettoyer les espaces
3 personnes
Collecter et évacuer les déchets
2 personnes
Contrôler les produits réfrigérés
Restituer le matériel emprunté
2 personnes
Trier les déchets
2 personnes
Ranger les prospectus non utilisés

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tablesqté 8
Chaisesqté 50
Tables hautesqté 3
Nappesqté 8
Présentoirs à dépliantsqté 4
Poteaux de balisageqté 6

Vaisselle

Verres réutilisablesqté 80
Tasses à café réutilisablesqté 50
Assiettesqté 80
Couvertsqté 80
Plateaux de serviceqté 8
Pichets de serviceqté 6

Équipement

Ordinateur portable
Vidéoprojecteur
Écran de projection
Enceinte portable
Microphone
Rallongesqté 4
Multiprisesqté 4
Tensiomètresqté 2
Balancesqté 2
Mètres rubansqté 2

Cuisine

Machines à caféqté 2
Bouilloiresqté 2
Thermosqté 4
Glacièresqté 3
Cuillères à glaceqté 2

Décoration

Ballonsqté 100
Pieds de ballonsqté 4
Guirlandes de fanionsqté 6
Panneaux d'informationqté 8
Flèches de signalisationqté 12
Badges nominatifsqté 60

Éclairage

Lampes LEDqté 8
Guirlandes lumineusesqté 4

Nettoyage

Seauxqté 3
Serpillièresqté 3
Balai et pelleqté 2
Balayette et pelleqté 2
Poubellesqté 6

Catering

Courses

Conseils

Fixez la date et le programme au moins 4 à 6 semaines à l’avance. Prévoyez dans le déroulé un temps distinct pour l’accueil, les présentations, le quiz santé et les démonstrations avec les tensiomètres ou les balances.
Clôturez les inscriptions 7 à 10 jours avant la journée. Utilisez le nombre confirmé de participants pour calculer le catering, les verres, les tasses, les assiettes et les badges nominatifs.
Préparez les invitations et la publication en ligne avec les informations d’itinéraire et de stationnement. Envoyez une confirmation finale 3 à 5 jours avant, surtout si le nombre de places ou les horaires sont limités.
Faites les achats non périssables quelques jours avant, puis achetez les produits frais la veille ou le matin même selon les possibilités de conservation. Vérifiez les dates de péremption avant de ranger les aliments dans les glacières ou au réfrigérateur.
Réservez le matériel et testez les présentations au moins 24 heures avant. Vérifiez l’ordinateur portable, le vidéoprojecteur, l’écran, l’enceinte, le microphone, les rallonges et les multiprises, puis sécurisez le stock derrière le comptoir avant l’arrivée du public.

Questions fréquentes

Quand envoyer les invitations pour une journée portes ouvertes en pharmacie ?: Envoyez-les idéalement 4 à 6 semaines avant la date prévue. Relancez les personnes qui n’ont pas répondu environ 10 jours avant, puis confirmez les inscriptions 3 à 5 jours avant l’événement.
Combien de temps faut-il prévoir pour installer une journée portes ouvertes en pharmacie ?: Prévoyez au moins 2 à 3 heures pour installer les tables, les chaises, les tables hautes, les présentoirs et le matériel de démonstration. Faites le test audiovisuel au minimum 24 heures avant pour avoir le temps de remplacer un équipement défectueux.
Quand acheter le catering pour une journée portes ouvertes en pharmacie ?: Achetez les produits non périssables 2 à 4 jours avant et les produits frais la veille ou le jour même, selon les conditions de conservation. Déterminez les quantités à partir des inscriptions confirmées, puis ajoutez une marge de 5 à 10 %.
Que faut-il vérifier la veille d’une journée portes ouvertes en pharmacie ?: Vérifiez les dates de péremption, les inscriptions, les besoins alimentaires, le matériel réservé et le fonctionnement des appareils de mesure. Contrôlez aussi que les locaux sont rangés, que les postes de travail sont libérés et que le stock derrière le comptoir est sécurisé.

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