Aperitiefconcert organiseren: een complete checklist

Een aperitiefconcert combineert live muziek met drankjes en hapjes, waardoor de timing strak moet kloppen. Leg eerst datum, locatie, muzikanten en programma vast; daarna volgen uitnodigingen, aanmeldingen en technische afspraken. Plan in de laatste week de boodschappen, het glaswerk, de apparatuur en de ontvangstmaterialen. Deze checklist bevat 76 taken en 56 spullen, zodat je niet pas vlak voor het eerste nummer ontdekt dat een kabel, stoel of dieetwens ontbreekt.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Datum en locatie bevestigen
Muzikanten vastleggen
Programma en speeltijden maken
Uitnodigingen versturen
2 personen
Aanmeldingen verwerken
Dieetwensen verzamelen
Muziekrechten controleren
Reserveringen maken
Vervoer voor instrumenten regelen
Technische wensen verzamelen
Draaiboek afdrukken
Bezoekerslijst afdrukken
Naamkaartjes voorbereiden
2 personen
Menukaarten afdrukken
Routebordjes maken
Boodschappenlijst controleren
Houdbare boodschappen doen
2 personen
Dranken bestellen
Servies en glaswerk controleren
2 personen
Apparatuur testen
2 personen
Verse boodschappen doen
2 personen
Hapjes voorbereiden
3 personen
Fruit en kruiden wassen
2 personen
Dranken koelen
2 personen
Hapjes gekoeld opslaan
2 personen
Locatie controleren
2 personen
Leveringen ontvangen
2 personen
Tafels opstellen
3 personen
Stoelen klaarzetten
3 personen
Buffettafels inrichten
2 personen
Podiumzone vrijmaken
2 personen
Geluidsapparatuur opstellen
2 personen
Microfoons aansluiten
2 personen
Muzikanten opstellen
2 personen
Geluidscheck uitvoeren
3 personen
Licht en verlichting testen
2 personen
Decoratie ophangen
2 personen
Ontvangsttafel inrichten
2 personen
Servies en bestek klaarzetten
2 personen
Dranken koud zetten
2 personen
Hapjes op schalen leggen
3 personen
Programma zichtbaar ophangen
Toiletten controleren

Event

Ontvangst bezoekers
3 personen
Welkomstdrank serveren
3 personen
Aanmeldingen afvinken
2 personen
Hapjes serveren
3 personen
Eerste concertblok begeleiden
2 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Buffet bijvullen
2 personen
Gebruikt glaswerk inzamelen
2 personen
Pauze aankondigen
Muzikanten voorzien van water
Tweede concertblok begeleiden
2 personen
Derde concertblok begeleiden
2 personen
Warme hapjes serveren
3 personen
Publieksvragen verzamelen
Artiesten bedanken
Afscheidsdrank serveren
2 personen
Bezoekers uitgeleiden
2 personen
Laatste glaswerk inzamelen
2 personen

Nazorg

Eten en drank afdekken
2 personen
Geluidsapparatuur uitschakelen
2 personen
Apparatuur demonteren
2 personen
Afval verzamelen
3 personen
Servies afwassen
3 personen
Tafels en stoelen opruimen
3 personen
Locatie schoonmaken
3 personen
Decoratie verwijderen
2 personen
Overgebleven voedsel koelen
2 personen
Sleutels en materialen veiligstellen
Geleende materialen retourneren
2 personen
Overgebleven dranken opslaan
Afval naar inzamelpunt brengen
2 personen
Verloren voorwerpen verzamelen
Facturen en bonnen verzamelen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Cocktailtafelsaantal 8
Buffettafelsaantal 4
Stoelenaantal 90
Ontvangsttafel
Krukkenaantal 8

Apparatuur

Actieve speakersaantal 2
Mengpaneel
Microfoonsaantal 3
Microfoonstatievenaantal 3
Muziekstandaardsaantal 6
Muzikantenstoelenaantal 6
DI-boxenaantal 2
XLR-kabelsaantal 8
Jackkabelsaantal 6
Stekkerdozenaantal 6
Verlengkabelsaantal 8
Gaffer tapeaantal 3
Laptop

Verlichting

Sfeerlampenaantal 8
Lichtsnoerenaantal 4
LED-schijnwerpersaantal 4
Reservebatterijenaantal 24

Servies

Wijnglazenaantal 100
Waterglazenaantal 100
Champagneglazenaantal 90
Koffiekopjesaantal 50
Gebaksbordjesaantal 100
Dinerbordenaantal 100
Besteksetsaantal 100
Serveerschalenaantal 12
Serveertangenaantal 8
Waterkaraffenaantal 8

Keuken

Koelboxenaantal 4
IJsblokbakkenaantal 4
Snijplankenaantal 4
Koksmesaantal 3
Maatbekersaantal 3
Schenkkanaantal 4
Thermoskannenaantal 4
Flessenopenersaantal 4
Kurketrekkersaantal 3
Afvalbakkenaantal 6

Decoratie

Tafelkledenaantal 12
Tafellopersaantal 8
Bloemstukkenaantal 8
Menukaarthoudersaantal 12
Welkomstbord
Routebordjesaantal 6
Naamkaartjesaantal 90

Schoonmaak

Emmersaantal 3
Dweilenaantal 3
Bezemsetsaantal 2
Stoffer en blikaantal 2
Schoonmaakdoekenaantal 12
Afvalzakhoudersaantal 6

Catering

Boodschappen

Tips

Leg technische wensen uiterlijk twee weken vooraf vast. Noteer per muzikant welke microfoon, DI-box, aansluiting, muziekstandaard en stoel nodig zijn; test de volledige set uiterlijk de dag ervoor.
Verwerk dieetwensen zodra de aanmeldingen binnenkomen en tel hapjes per persoon na. Houd aparte serveerschalen of duidelijke menukaarten klaar, zodat gasten niet aan de buffettafel hoeven te raden.
Plan de opbouw ruim vóór de ontvangst. Zet cocktailtafels en buffettafels klaar, controleer stoelen en krukken en laat minstens 60 minuten over voor het testen van speakers, mengpaneel en microfoons.
Koel dranken en bewaar gekoelde hapjes pas op het laatste moment op de juiste plek. Doe houdbare boodschappen eerder, maar plan verse boodschappen en het wassen van fruit en kruiden op de dag zelf.
Druk draaiboek, bezoekerslijst, naamkaartjes, menukaarten en routebordjes uiterlijk één dag vooraf af. Neem voor techniek reservebatterijen, verlengkabels en gaffer tape mee; die worden vaak pas gemist zodra de opbouw begint.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik een aperitiefconcert organiseren?: Leg datum, locatie en muzikanten bij voorkeur 6 tot 8 weken vooraf vast. Verstuur uitnodigingen ongeveer 4 weken vooraf en verzamel dieetwensen en aanmeldingen tot uiterlijk 7 dagen voor het concert.
Wanneer moet ik de techniek voor een aperitiefconcert testen?: Verzamel technische wensen uiterlijk 2 weken vooraf en controleer alle aansluitingen minstens 1 dag vooraf. Reserveer op de concertdag minimaal 60 minuten voor speakers, microfoons, mengpaneel, kabels en geluidsniveau.
Hoeveel drank heb ik nodig voor een aperitiefconcert?: Reken voor het eerste uur op 2 tot 3 drankjes per persoon en daarna ongeveer 1 drankje per uur. Tel daarnaast water mee en bestel extra wanneer de ontvangst langer duurt of gasten geen alcohol drinken.
Wanneer doe ik de boodschappen voor een aperitiefconcert?: Koop houdbare producten enkele dagen vooraf en bestel dranken op tijd voor levering of afhaling. Haal verse boodschappen op de dag zelf of maximaal 1 dag vooraf; koel dranken en hapjes pas zodra de opslagruimte klaarstaat.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.