Organiser un concert d’apéritif sans rien oublier

Un concert d’apéritif demande de coordonner la musique, l’accueil et le service des boissons au même moment. Cette checklist vous aide à avancer dans le bon ordre, de la confirmation du lieu jusqu’aux derniers préparatifs. Prévoyez notamment la sonorisation, le transport des instruments, les besoins alimentaires des invités et la vaisselle adaptée. Les tâches sont regroupées pour savoir quoi régler plusieurs semaines avant, puis la veille et le jour du concert.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

Confirmer la date et le lieu
Réserver les musiciens
Établir le programme et les horaires de jeu
Envoyer les invitations
2 personnes
Traiter les inscriptions
Recueillir les besoins alimentaires
Vérifier les droits musicaux
Faire les réservations
Organiser le transport des instruments
Recueillir les besoins techniques
Imprimer le déroulé
Imprimer la liste des visiteurs
Préparer les badges nominatifs
2 personnes
Imprimer les menus
Créer des panneaux de direction
Vérifier la liste des courses
Faire les courses pour les produits non périssables
2 personnes
Commander des boissons
Vérifier la vaisselle et le verrerie
2 personnes
Tester l'équipement
2 personnes
Faire les courses de produits frais
2 personnes
Préparer les en-cas
3 personnes
Laver les fruits et les herbes
2 personnes
Refroidir les boissons
2 personnes
Stocker les snacks au frais
2 personnes
Vérifier le lieu
2 personnes
Réception des livraisons
2 personnes
Installer les tables
3 personnes
Installer les chaises
3 personnes
Installer les tables de buffet
2 personnes
Dégager la zone du podium
2 personnes
Installer l’équipement sonore
2 personnes
Brancher les microphones
2 personnes
Mettre les musiciens en place
2 personnes
Effectuer la vérification du son
3 personnes
Tester l’éclairage et les lumières
2 personnes
Installer la décoration
2 personnes
Aménager la table d'accueil
2 personnes
Préparer la vaisselle et les couverts
2 personnes
Mettre les boissons au frais
2 personnes
Disposer les amuse-bouches sur des plateaux
3 personnes
Afficher le programme bien en vue
Vérifier les toilettes

Événement

Accueil des visiteurs
3 personnes
Servir la boisson de bienvenue
3 personnes
Cocher les inscriptions
2 personnes
Servir des amuse-bouches
3 personnes
Encadrer le premier bloc de concert
2 personnes
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Réapprovisionner le buffet
2 personnes
Collecter la verrerie utilisée
2 personnes
Annoncer la pause
Fournir de l'eau aux musiciens
Encadrer le deuxième bloc de concert
2 personnes
Accompagner le troisième bloc de concert
2 personnes
Servir les amuse-bouches chauds
3 personnes
Recueillir les questions du public
Remercier les artistes
Servir la boisson d’adieu
2 personnes
Reconduire les visiteurs
2 personnes
Collecter les derniers verres
2 personnes

Suivi

Couvrir la nourriture et les boissons
2 personnes
Éteindre le matériel sonore
2 personnes
Démonter l’équipement
2 personnes
Rassembler les déchets
3 personnes
Faire la vaisselle
3 personnes
Ranger les tables et les chaises
3 personnes
Nettoyer le lieu
3 personnes
Retirer la décoration
2 personnes
Refroidir les restes
2 personnes
Sécuriser les clés et le matériel
Restituer le matériel emprunté
2 personnes
Stocker les boissons restantes
Apporter les déchets au point de collecte
2 personnes
Rassembler les objets perdus
Rassembler les factures et les reçus

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tables cocktailqté 8
Tables de buffetqté 4
Chaisesqté 90
Table d’accueil
Tabouretsqté 8

Équipement

Intervenants actifsqté 2
Table de mixage
Microphonesqté 3
Pieds de microqté 3
Pieds de microqté 6
Chaises de musicienqté 6
Boîtiers DIqté 2
Câbles XLRqté 8
Câbles jackqté 6
Multiprisesqté 6
Rallongesqté 8
Ruban gafferqté 3
Ordinateur portable

Éclairage

Lampes d'ambianceqté 8
Guirlandes lumineusesqté 4
Projecteurs LEDqté 4
Piles de rechangeqté 24

Vaisselle

Verres à vinqté 100
Verres à eauqté 100
Verres à champagneqté 90
Tasses à caféqté 50
Assiettes à pâtisserieqté 100
Assiettes de dînerqté 100
Couvertsqté 100
Plateaux de serviceqté 12
Pinces de serviceqté 8
Carafes d'eauqté 8

Cuisine

Glacièresqté 4
Bacs à glaçonsqté 4
Planches à découperqté 4
Couteau de chefqté 3
Verres doseursqté 3
Carafeqté 4
Thermosqté 4
Tire-bouchonsqté 4
Tire-bouchonsqté 3
Poubellesqté 6

Décoration

Nappesqté 12
Chemins de tableqté 8
Compositions floralesqté 8
Porte-menusqté 12
Panneau d’accueil
Panneaux d’orientationqté 6
Badges nominatifsqté 90

Nettoyage

Seauxqté 3
Serpillièresqté 3
Sets de balaiqté 2
Balayette et pelleqté 2
Chiffons de nettoyageqté 12
Supports de sacs poubelleqté 6

Catering

Courses

Conseils

Bloquez la date et le lieu avant d’envoyer les invitations, puis réservez les musiciens avec un programme précisant les horaires de jeu et les pauses. Cela évite de promettre un début de concert avant que la logistique soit confirmée.
Demandez les inscriptions et les besoins alimentaires au plus tard 7 jours avant. Vous aurez ainsi le temps d’ajuster les en-cas, les menus et les quantités de boissons au nombre réel de participants.
Traitez la technique séparément de la musique : recueillez les besoins des intervenants, testez la table de mixage, les microphones, les boîtiers DI, les câbles et les rallonges avant l’arrivée du public. Gardez du ruban gaffer et des piles de rechange sur place.
Prévoyez un parcours clair pour les invités avec une table d’accueil, des badges nominatifs et des panneaux de direction. Imprimez le déroulé et la liste des visiteurs avant le jour J, plutôt que de dépendre d’un écran ou d’une imprimante sur place.
Refroidissez les boissons et stockez les snacks au frais la veille ou le matin même. Vérifiez aussi les verres à vin, à eau et à champagne, les tasses, les assiettes, les couverts et les plateaux avant de commencer le service.

Questions fréquentes

Quand réserver les musiciens pour un concert d’apéritif ?: Réservez-les dès que la date et le lieu sont confirmés, idéalement plusieurs semaines avant l’événement. Le programme et les horaires de jeu peuvent ensuite être établis avec eux.
Combien de temps avant envoyer les invitations ?: Envoyez les invitations au moins 3 à 4 semaines avant le concert. Fixez une date limite d’inscription environ 7 jours avant afin de finaliser les besoins alimentaires et les quantités à acheter.
Quand tester la sonorisation d’un concert d’apéritif ?: Faites un test complet au plus tard la veille, puis prévoyez une vérification le jour même avant l’arrivée des invités. Contrôlez les microphones, câbles, multiprises, rallonges et niveaux de la table de mixage.
Que préparer la veille d’un concert d’apéritif ?: La veille, imprimez le déroulé et la liste des visiteurs, préparez les badges et les panneaux, vérifiez la vaisselle et mettez les boissons au frais. Les produits frais et les en-cas peuvent être préparés le jour même selon leur conservation.

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Chaque tâche et chaque article de cette page, prêts dans votre propre événement. Invitez du monde, répartissez le travail et voyez qui a fait quoi.