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Aperitifkonzert organisieren: die vollständige Checkliste

Ein Aperitifkonzert verbindet Livemusik mit Getränken, kleinen Speisen und Gesprächen – dafür müssen Ablauf und Empfang genau zusammenspielen. Lege zuerst Datum, Ort, Musiker und Spielzeiten fest, bevor du Einladungen verschickst. Danach folgen Anmeldungen, Ernährungswünsche, Musikrechte und Reservierungen. In der letzten Woche prüfst du Tonanlage, Sitzplätze, Gläser und Beschilderung; frische Einkäufe, gekühlte Getränke und vorbereitete Snacks kommen erst kurz vor dem Konzert dazu.

Dieses Event kostenlos mit Lizzt organisieren

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

  • Datum und Ort bestätigen

  • Musiker festlegen

  • Programm und Spielzeiten erstellen

  • Einladungen verschicken

    2 Personen

  • Anmeldungen bearbeiten

  • Ernährungswünsche erfassen

  • Musikrechte prüfen

  • Reservierungen vornehmen

  • Transport für Instrumente organisieren

  • Technische Anforderungen sammeln

  • Drehbuch ausdrucken

  • Besucherliste ausdrucken

  • Namensschilder vorbereiten

    2 Personen

  • Menükarten drucken

  • Wegweiser erstellen

  • Einkaufsliste prüfen

  • Haltbare Lebensmittel einkaufen

    2 Personen

  • Getränke bestellen

  • Geschirr und Glaswaren prüfen

    2 Personen

  • Geräte testen

    2 Personen

  • Frische Einkäufe erledigen

    2 Personen

  • Snacks vorbereiten

    3 Personen

  • Obst und Kräuter waschen

    2 Personen

  • Getränke kühlen

    2 Personen

  • Snacks gekühlt lagern

    2 Personen

  • Ort überprüfen

    2 Personen

  • Lieferungen entgegennehmen

    2 Personen

  • Tische aufstellen

    3 Personen

  • Stühle aufstellen

    3 Personen

  • Buffettische einrichten

    2 Personen

  • Bühnenbereich freimachen

    2 Personen

  • Tonanlage aufstellen

    2 Personen

  • Mikrofone anschließen

    2 Personen

  • Musiker aufstellen

    2 Personen

  • Soundcheck durchführen

    3 Personen

  • Licht und Beleuchtung testen

    2 Personen

  • Dekoration aufhängen

    2 Personen

  • Empfangstisch einrichten

    2 Personen

  • Geschirr und Besteck bereitstellen

    2 Personen

  • Getränke kalt stellen

    2 Personen

  • Häppchen auf Platten anrichten

    3 Personen

  • Programm sichtbar aufhängen

  • Toiletten kontrollieren

Event

  • Besucher empfangen

    3 Personen

  • Begrüßungsgetränk servieren

    3 Personen

  • Anmeldungen abhaken

    2 Personen

  • Snacks servieren

    3 Personen

  • Ersten Konzertblock begleiten

    2 Personen

  • Getränke nachfüllen

    2 Personen

  • Buffet nachfüllen

    2 Personen

  • Gebrauchtes Glas sammeln

    2 Personen

  • Pause ankündigen

  • Musiker mit Wasser versorgen

  • Zweiten Konzertblock begleiten

    2 Personen

  • Dritten Konzertblock begleiten

    2 Personen

  • Warme Snacks servieren

    3 Personen

  • Publikumsfragen sammeln

  • Künstler bedanken

  • Abschiedsgetränk servieren

    2 Personen

  • Besucher verabschieden

    2 Personen

  • Letzte Gläser einsammeln

    2 Personen

Nachbereitung

  • Speisen und Getränke abdecken

    2 Personen

  • Tonanlage ausschalten

    2 Personen

  • Geräte abbauen

    2 Personen

  • Abfall sammeln

    3 Personen

  • Geschirr abwaschen

    3 Personen

  • Tische und Stühle aufräumen

    3 Personen

  • Location reinigen

    3 Personen

  • Dekoration entfernen

    2 Personen

  • Übrig gebliebenes Essen kühlen

    2 Personen

  • Schlüssel und Materialien sichern

  • Geliehene Materialien zurückgeben

    2 Personen

  • Übrig gebliebene Getränke lagern

  • Abfall zum Sammelpunkt bringen

    2 Personen

  • Fundsachen sammeln

  • Rechnungen und Belege sammeln

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

  • CocktailtischeAnz. 8
  • BuffetischeAnz. 4
  • StühleAnz. 90
  • Empfangstisch
  • HockerAnz. 8

Ausstattung

  • Aktive LautsprecherAnz. 2
  • Mischpult
  • MikrofoneAnz. 3
  • MikrofonständerAnz. 3
  • NotenständerAnz. 6
  • MusikerstühleAnz. 6
  • DI-BoxenAnz. 2
  • XLR-KabelAnz. 8
  • JackkabelAnz. 6
  • VerlängerungskabelAnz. 6
  • VerlängerungskabelAnz. 8
  • Gaffer TapeAnz. 3
  • Laptop

Beleuchtung

  • StimmungsleuchtenAnz. 8
  • LichterkettenAnz. 4
  • LED-FlutlichterAnz. 4
  • ErsatzbatterienAnz. 24

Geschirr

  • WeingläserAnz. 100
  • WassergläserAnz. 100
  • ChampagnergläserAnz. 90
  • KaffeetassenAnz. 50
  • TortenplattenAnz. 100
  • Dinner-TellerAnz. 100
  • BestecksetsAnz. 100
  • ServierschalenAnz. 12
  • ServierzangenAnz. 8
  • WasserkaraffenAnz. 8

Küche

  • KühlboxenAnz. 4
  • EiswürfelbehälterAnz. 4
  • SchneidebretterAnz. 4
  • KochmesserAnz. 3
  • MessbecherAnz. 3
  • KaraffeAnz. 4
  • ThermoskannenAnz. 4
  • FlaschenöffnerAnz. 4
  • KorkenzieherAnz. 3
  • AbfallbehälterAnz. 6

Dekoration

  • TischdeckenAnz. 12
  • TischläuferAnz. 8
  • BlumenarrangementsAnz. 8
  • MenükartenhalterAnz. 12
  • Willkommensschild
  • WegweiserAnz. 6
  • NamensschilderAnz. 90

Reinigung

  • EimerAnz. 3
  • WischmopsAnz. 3
  • BesensetsAnz. 2
  • Handfeger und KehrblechAnz. 2
  • PutzlappenAnz. 12
  • MüllbeutelhalterAnz. 6

Catering

  • Einkäufe

Tipps

  • Plane die Spielzeiten so, dass der Empfang nicht mit dem ersten Musikblock kollidiert. Lege außerdem fest, wann Getränke nachgeschenkt und Snacks aufgefüllt werden.
  • Sammle technische Anforderungen frühzeitig und teste Lautsprecher, Mischpult, Mikrofone, DI-Boxen sowie alle Kabel spätestens am Vortag. Ersatzbatterien und Gaffer Tape gehören griffbereit an den Technikplatz.
  • Rechne beim Aperitif für die erste Stunde mit zwei bis drei Getränken pro Person und bestelle Gläser mit Reserve. Weingläser, Wassergläser und Champagnergläser werden sonst oft erst bemerkt, wenn die ersten Gäste eintreffen.
  • Erfasse Ernährungswünsche zusammen mit den Anmeldungen und prüfe die Angaben einige Tage vor dem Einkauf. Snacks, Obst und Kräuter solltest du erst kurz vor Beginn vorbereiten; gekühlte Speisen bleiben bis zum Empfang im Kühlschrank.
  • Richte Empfangstisch, Cocktailtische, Buffetische und Wegweiser vor dem Einlass ein. Drucke Besucherliste, Namensschilder und Menükarten spätestens am Vortag, damit am Veranstaltungstag nur noch die frischen Einkäufe fehlen.

Häufige Fragen

Wie früh sollte man ein Aperitifkonzert organisieren?
Beginne idealerweise 6 bis 8 Wochen vorher mit Datum, Ort, Musikern und Programm. Einladungen sollten etwa 4 Wochen vor dem Konzert verschickt werden, damit Anmeldungen und Ernährungswünsche rechtzeitig vorliegen.
Wie viele Getränke brauche ich für ein Aperitifkonzert?
Plane für die erste Stunde zwei bis drei Getränke pro Person und danach etwa ein Getränk pro Stunde. Bestelle zusätzlich rund 10 Prozent Reserve, besonders wenn keine Nachkaufmöglichkeit am Veranstaltungsort besteht.
Wann muss die Technik für ein Aperitifkonzert getestet werden?
Sammle die technischen Anforderungen spätestens 2 Wochen vorher und teste die komplette Anlage am Vortag. So bleiben noch mindestens 24 Stunden, um fehlende Kabel, Mikrofonständer oder Lautsprecher zu organisieren.
Wann kaufe ich Snacks und frische Zutaten für ein Aperitifkonzert?
Haltbare Lebensmittel kannst du 1 bis 2 Wochen vorher einkaufen. Frische Einkäufe, gewaschenes Obst und Kräuter sowie vorbereitete Snacks erledigst du am Veranstaltungstag oder höchstens am Vorabend, wenn die Kühlung gesichert ist.

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