Checklist para organizar un concierto de aperitivo
Un concierto de aperitivo combina música en directo, bebidas y comida ligera, así que la coordinación empieza bastante antes de recibir a los invitados. Esta checklist reúne 76 tareas y 56 materiales para controlar desde la fecha y los músicos hasta el sonido, la vajilla y los aperitivos. Sigue el plan por fases: primero reservas y confirmaciones, después compras y preparación, y por último las comprobaciones del día del concierto. Así evitarás llegar tarde con los derechos musicales, el transporte de los instrumentos o las bebidas sin enfriar.
El plan, paso a paso
Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.
Preparativos
Confirmar fecha y ubicación
Contratar músicos
Crear el programa y los horarios de juego
Enviar invitaciones
2 personas
Gestionar inscripciones
Recoger preferencias dietéticas
Comprobar los derechos de música
Hacer reservas
Gestionar el transporte de los instrumentos
Recopilar necesidades técnicas
Imprimir el plan de trabajo
Imprimir la lista de visitantes
Preparar tarjetas de nombre
2 personas
Imprimir menús
Hacer carteles de ruta
Comprobar la lista de la compra
Comprar productos no perecederos
2 personas
Pedir bebidas
Comprobar la vajilla y la cristalería
2 personas
Probar el equipo
2 personas
Hacer la compra de productos frescos
2 personas
Preparar aperitivos
3 personas
Lavar fruta y hierbas
2 personas
Enfriar bebidas
2 personas
Guardar los aperitivos en frío
2 personas
Comprobar el lugar
2 personas
Recibir entregas
2 personas
Montar mesas
3 personas
Preparar las sillas
3 personas
Montar mesas de buffet
2 personas
Despejar la zona del escenario
2 personas
Montar el equipo de sonido
2 personas
Conectar los micrófonos
2 personas
Colocar a los músicos
2 personas
Realizar la prueba de sonido
3 personas
Probar la iluminación y las luces
2 personas
Colgar la decoración
2 personas
Montar la mesa de recepción
2 personas
Preparar la vajilla y los cubiertos
2 personas
Enfriar las bebidas
2 personas
Poner los aperitivos en bandejas
3 personas
Colgar el programa a la vista
Comprobar los baños
Evento
Recibir a los visitantes
3 personas
Servir la bebida de bienvenida
3 personas
Marcar las inscripciones
2 personas
Servir aperitivos
3 personas
Acompañar el primer bloque del concierto
2 personas
Rellenar las bebidas
2 personas
Reponer el bufé
2 personas
Recoger la cristalería usada
2 personas
Anunciar el descanso
Proporcionar agua a los músicos
Coordinar el segundo bloque del concierto
2 personas
Acompañar el tercer bloque del concierto
2 personas
Servir aperitivos calientes
3 personas
Recoger preguntas del público
Agradecer a los artistas
Servir la bebida de despedida
2 personas
Acompañar a los visitantes a la salida
2 personas
Recoger la cristalería restante
2 personas
Seguimiento
Cubrir la comida y las bebidas
2 personas
Apagar el equipo de sonido
2 personas
Desmontar el equipo
2 personas
Recoger la basura
3 personas
Lavar la vajilla
3 personas
Recoger mesas y sillas
3 personas
Limpiar el lugar
3 personas
Retirar la decoración
2 personas
Enfriar la comida sobrante
2 personas
Asegurar llaves y materiales
Devolver el material prestado
2 personas
Guardar las bebidas sobrantes
Llevar la basura al punto de recogida
2 personas
Recoger objetos perdidos
Recopilar facturas y recibos
Lo que necesitas
Agrupado como lo comprarías, con cantidades.
Mobiliario
- Mesas altascant. 8
- Mesas de buffetcant. 4
- Sillascant. 90
- Mesa de recepción
- Taburetescant. 8
Equipo
- Altavoces activoscant. 2
- Mesa de mezclas
- Micrófonoscant. 3
- Soportes de micrófonocant. 3
- Atrilescant. 6
- Sillas para músicoscant. 6
- Cajas DIcant. 2
- Cables XLRcant. 8
- Cables jackcant. 6
- Regletascant. 6
- Cables alargadorescant. 8
- Cinta gaffercant. 3
- Portátil
Iluminación
- Luces decorativascant. 8
- Guirnaldas de lucescant. 4
- Focos LEDcant. 4
- Baterías de repuestocant. 24
Vajilla
- Copas de vinocant. 100
- Vasos para aguacant. 100
- Copas de champáncant. 90
- Tazas de cafécant. 50
- Platos de postrecant. 100
- Platos de cenacant. 100
- Cubiertoscant. 100
- Bandejas de servircant. 12
- Pinzas de servircant. 8
- Jarras de aguacant. 8
Cocina
- Neveras portátilescant. 4
- Cubiterascant. 4
- Tablas de cortarcant. 4
- Cuchillo de chefcant. 3
- Jarras medidorascant. 3
- Jarracant. 4
- Termoscant. 4
- Abrebotellascant. 4
- Sacacorchoscant. 3
- Papeleracant. 6
Decoración
- Mantelescant. 12
- Manteles runnerscant. 8
- Arreglos floralescant. 8
- Portamenúscant. 12
- Cartel de bienvenida
- Carteles de rutacant. 6
- Tarjetas de nombrecant. 90
Limpieza
- Cuboscant. 3
- Fregonascant. 3
- Sets de escobacant. 2
- Recogedor y escobacant. 2
- Paños de limpiezacant. 12
- Soportes para bolsas de basuracant. 6
Catering
- Compras
Consejos
- Cierra la fecha, el lugar y los músicos con varias semanas de margen. En la misma fase, confirma los horarios de actuación, las necesidades técnicas y el transporte de los instrumentos; son detalles que suelen quedar para el último momento.
- Envía las invitaciones antes de comprar la comida y fija una fecha límite para las inscripciones. Recoge también las preferencias dietéticas y calcula las raciones cuando ya tengas el número de asistentes confirmado.
- Prepara el programa con horas concretas para la recepción, las actuaciones y los cambios de equipo. Imprime el plan de trabajo, la lista de visitantes, los menús y los carteles de ruta al menos un día antes.
- Haz una prueba completa del sonido, no solo una comprobación rápida de los altavoces. Revisa mesa de mezclas, micrófonos, cajas DI, cables, regletas, alargadores y cinta gaffer antes de que lleguen los músicos.
- Enfría las bebidas con antelación y deja los aperitivos refrigerados hasta el servicio. Lava la fruta y las hierbas el mismo día, pero compra los productos frescos lo bastante pronto para tener tiempo de resolver cualquier faltante.
Preguntas frecuentes
- ¿Con cuánta antelación hay que organizar un concierto de aperitivo?
- Empieza entre 4 y 6 semanas antes para confirmar fecha, ubicación, músicos, derechos de música, reservas e invitaciones. Deja la compra fresca, la preparación de aperitivos y la prueba final del equipo para las últimas 24 horas.
- ¿Qué equipo de sonido necesito para un concierto de aperitivo?
- Como mínimo, comprueba que tienes altavoces activos, mesa de mezclas, micrófonos, soportes, cajas DI, cables XLR y jack, regletas y alargadores. Haz una prueba completa entre 2 y 4 horas antes del inicio y fija los cables con cinta gaffer.
- ¿Cuándo debo pedir las bebidas y preparar los aperitivos?
- Pide las bebidas cuando cierres el número de asistentes, normalmente entre 7 y 10 días antes. Compra los productos frescos el día anterior o el mismo día, prepara los aperitivos con margen y enfría las bebidas varias horas antes de abrir.
- ¿Cuánta vajilla necesito para un concierto de aperitivo?
- Calcula una copa o vaso por persona por cada servicio previsto y añade un margen del 10 al 15 % para roturas y reposición. Separa copas de vino, copas de champán, vasos de agua, tazas, platos, cubiertos y bandejas antes del montaje.
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