Aperitiefconcert organiseren: een complete checklist

Een aperitiefconcert combineren muziek en ontvangst: gasten komen binnen met een drankje, luisteren naar een programma en praten na tijdens hapjes of een pauze. Begin met de zaal, muzikanten en het programma; daarna volgen aanmeldingen, catering en techniek. Plan minstens enkele weken voorbereiding, zodat dieetwensen, vergunningen en geluidsapparatuur niet op het laatste moment moeten worden geregeld. Op de dag zelf draait alles om een duidelijke opbouwvolgorde: eerst podium en techniek, daarna stoelen, buffet, drank en ontvangst.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Uitnodigingen versturen
Aanmeldingen verwerken
Dieetwensen verzamelen
Programma definitief maken
2 personen
Optredende muzikanten bevestigen
Locatie en zaal reserveren
Vergunningen controleren
Muziekinstrumenten afstemmen
3 personen
Optredens en pauzes plannen
2 personen
Cateringhoeveelheden berekenen
2 personen
Boodschappenlijst controleren
2 personen
Boodschappen doen
3 personen
Koelruimte vrijmaken
2 personen
Dranken koud zetten
2 personen
Hapjes voorbereiden
4 personen
Taart en gebak klaarzetten
2 personen
Koffie en thee voorbereiden
2 personen
Tafels opstellen
4 personen
Stoelen opstellen
4 personen
Podiumruimte vrijmaken
3 personen
Muziekstandaards plaatsen
2 personen
Instrumenten klaarzetten
4 personen
Geluidsapparatuur aansluiten
2 personen
Microfoons testen
2 personen
Verlichting controleren
2 personen
Versiering ophangen
3 personen
Welkomtafel inrichten
2 personen
Servies en glazen klaarzetten
3 personen
Buffettafels inrichten
3 personen
Afvalpunten plaatsen
2 personen
Toiletten controleren

Event

Entree bemannen
2 personen
Gasten ontvangen
3 personen
Aperitief serveren
4 personen
Openingswoord verzorgen
Eerste concertdeel begeleiden
2 personen
Hapjes aanvullen
2 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Koffie en thee serveren
2 personen
Pauze aankondigen
Buffet tijdens pauze verzorgen
3 personen
Tweede concertdeel begeleiden
2 personen
Optredens technisch ondersteunen
2 personen
Gastenstromen begeleiden
2 personen
Glazen en servies inzamelen
2 personen
Toiletten tussentijds controleren
Laatste drankronde serveren
2 personen
Afsluiting aankondigen
Gasten naar uitgang begeleiden
2 personen

Nazorg

Instrumenten veilig inpakken
4 personen
Geluidsapparatuur afkoppelen
2 personen
Servies afwassen
3 personen
Buffet opruimen
3 personen
Afval verzamelen
3 personen
Tafels en stoelen afbreken
4 personen
Versiering verwijderen
2 personen
Zaal schoonmaken
4 personen
Toiletten schoonmaken
2 personen
Overgebleven voorraad opslaan
2 personen
Sleutels en toegang controleren
Materialen retourneren
2 personen
Borg en gevonden voorwerpen afhandelen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Tafelsaantal 10
Stoelenaantal 90
Buffettafelsaantal 3
Krukkenaantal 4

Servies

Wijnglazenaantal 100
Waterglazenaantal 100
Koffiekopjesaantal 60
Bordenaantal 120
Besteksetsaantal 100
Serveerbestekaantal 12
Koffiekannenaantal 3
Theepottenaantal 2
Waterkannenaantal 8
Serveerschalenaantal 12
Serveerschalen met dekselaantal 4

Keuken

Snijplankenaantal 4
Koksmessenaantal 4
Mengkommenaantal 4
Maatbekersaantal 2
Scharenaantal 2

Catering

Koelboxenaantal 4
IJscontainersaantal 3
Thermoskannenaantal 4
Serveerschalenaantal 12
Boodschappen

Apparatuur

Luidsprekersaantal 2
Microfoonsaantal 2
Microfoonstatievenaantal 2
Mengpaneel
Verlengkabelsaantal 6
Stekkerdozenaantal 6
Muziekstandaardsaantal 12
Kabelmattenaantal 6

Decoratie

Tafellopersaantal 10
Bloemstukkenaantal 8
Welkomstbord
Programmastandaardsaantal 3

Verlichting

Ledlampenaantal 8
Sfeerverlichtingaantal 4

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 6
Stofzuiger
Bezemsetsaantal 2
Dweilmoppenaantal 2
Emmersaantal 3
Schoonmaakhandschoenenaantal 6

Tips

Leg het programma en de pauzes vroeg vast. Reserveer daarna de zaal en bevestig de muzikanten, zodat je het aantal stoelen, de podiumruimte en de catering op één planning kunt baseren.
Verwerk aanmeldingen in één overzicht en vraag dieetwensen uiterlijk 7 dagen vooraf uit. Bereken vervolgens de hoeveelheden hapjes, taart, koffie, thee en gekoelde dranken op basis van het definitieve aantal gasten.
Maak de koelruimte minstens 1 dag vooraf vrij en zet dranken tijdig koud. Gebruik koelboxen of ijscontainers als de koelkast niet genoeg plaats heeft; warme koffie en thee kun je in thermoskannen klaarzetten.
Test geluidsapparatuur, microfoons, luidsprekers en het mengpaneel voordat de zaal wordt gevuld. Leg verlengkabels en stekkerdozen veilig langs de rand en controleer tijdens de soundcheck ook de microfoonstatieven.
Bouw de locatie in een vaste volgorde op: podiumruimte vrijmaken, muziekstandaards en instrumenten plaatsen, techniek aansluiten, daarna tafels en stoelen zetten. Zet buffet, glazen, borden en serveerbestek pas klaar nadat de looproute naar de zitplaatsen duidelijk is.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik een aperitiefconcert organiseren?: Start bij voorkeur 6 tot 8 weken vooraf. Dan heb je tijd om de locatie en muzikanten te bevestigen, vergunningen te controleren, uitnodigingen te versturen en aanmeldingen met dieetwensen te verwerken.
Wanneer moet ik het aantal hapjes en drankjes voor een aperitiefconcert berekenen?: Maak een eerste berekening zodra de uitnodigingen uitgaan en werk die uiterlijk 7 dagen voor het concert bij. Gebruik het definitieve aantal aanmeldingen voor boodschappen, servies en koelruimte.
Hoeveel tijd heb ik nodig voor de opbouw van een aperitiefconcert?: Reken minimaal 3 uur voor de opbouw, inclusief podium, stoelen, buffet en geluidsapparatuur. Plan daarnaast tijd voor het stemmen van instrumenten en een volledige microfoon- en soundcheck.
Wanneer zet ik drank en hapjes klaar voor een aperitiefconcert?: Zet gekoelde dranken enkele uren vooraf koud en bereid hapjes zo veel mogelijk op dezelfde dag. Plaats buffet, taart, gebak en serveerschalen pas vlak voor de ontvangst, zodat voedsel en presentatie netjes blijven.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.