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Aperitifkonzert organisieren: die vollständige Checkliste

Ein Aperitifkonzert verbindet musikalische Auftritte mit Getränken, Snacks, Kaffee und Gebäck. Damit der Ablauf nicht kurz vor Beginn ins Stocken gerät, planst du Raum, Musiker, Technik und Verpflegung in einer festen Reihenfolge. Besonders Anmeldungen, Ernährungswünsche und die benötigte Kühlkapazität werden häufig zu spät geklärt. Diese Checkliste führt dich durch die Vorbereitung bis zur Kontrolle von Mikrofonen, Beleuchtung und Bühnenbereich.

Dieses Event kostenlos mit Lizzt organisieren

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

  • Einladungen verschicken

  • Anmeldungen bearbeiten

  • Ernährungswünsche erfassen

  • Programm finalisieren

    2 Personen

  • Auftretende Musiker bestätigen

  • Veranstaltungsort und Saal reservieren

  • Genehmigungen prüfen

  • Musikinstrumente stimmen

    3 Personen

  • Auftritte und Pausen planen

    2 Personen

  • Cateringmengen berechnen

    2 Personen

  • Einkaufsliste prüfen

    2 Personen

  • Einkaufen gehen

    3 Personen

  • Kühlraum freimachen

    2 Personen

  • Getränke kalt stellen

    2 Personen

  • Snacks vorbereiten

    4 Personen

  • Kuchen und Gebäck bereitstellen

    2 Personen

  • Kaffee und Tee vorbereiten

    2 Personen

  • Tische aufstellen

    4 Personen

  • Stühle aufstellen

    4 Personen

  • Bühnenbereich freiräumen

    3 Personen

  • Notenständer aufstellen

    2 Personen

  • Instrumente bereitstellen

    4 Personen

  • Tontechnik anschließen

    2 Personen

  • Mikrofone testen

    2 Personen

  • Beleuchtung kontrollieren

    2 Personen

  • Dekoration aufhängen

    3 Personen

  • Willkommens-Tisch einrichten

    2 Personen

  • Geschirr und Gläser bereitstellen

    3 Personen

  • Buffettische einrichten

    3 Personen

  • Müllstationen aufstellen

    2 Personen

  • Toiletten kontrollieren

Event

  • Eingang besetzen

    2 Personen

  • Gäste empfangen

    3 Personen

  • Aperitif servieren

    4 Personen

  • Eröffnungsrede halten

  • Ersten Teil des Konzerts begleiten

    2 Personen

  • Snacks auffüllen

    2 Personen

  • Getränke nachfüllen

    2 Personen

  • Kaffee und Tee servieren

    2 Personen

  • Pause ankündigen

  • Das Buffet während der Pause betreuen

    3 Personen

  • Zweiten Konzertteil betreuen

    2 Personen

  • Auftritte technisch unterstützen

    2 Personen

  • Die Besucherströme lenken

    2 Personen

  • Gläser und Geschirr einsammeln

    2 Personen

  • Toiletten zwischendurch kontrollieren

  • Letzte Getränkerunde servieren

    2 Personen

  • Abschluss ankündigen

  • Gäste zum Ausgang begleiten

    2 Personen

Nachbereitung

  • Instrumente sicher einpacken

    4 Personen

  • Audioausrüstung abkoppeln

    2 Personen

  • Geschirr abwaschen

    3 Personen

  • Buffet aufräumen

    3 Personen

  • Abfall sammeln

    3 Personen

  • Tische und Stühle abbauen

    4 Personen

  • Dekoration entfernen

    2 Personen

  • Saal reinigen

    4 Personen

  • Toiletten reinigen

    2 Personen

  • Restbestand einlagern

    2 Personen

  • Schlüssel und Zutritt kontrollieren

  • Materialien zurückgeben

    2 Personen

  • Kaution und Fundsachen abwickeln

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

  • TischeAnz. 10
  • StühleAnz. 90
  • BuffetischeAnz. 3
  • HockerAnz. 4

Geschirr

  • WeingläserAnz. 100
  • WassergläserAnz. 100
  • KaffeetassenAnz. 60
  • TellerAnz. 120
  • BestecksetsAnz. 100
  • ServierbesteckAnz. 12
  • KaffeekannenAnz. 3
  • TeekannenAnz. 2
  • WasserkannenAnz. 8
  • ServierschalenAnz. 12
  • Servierplatten mit DeckelAnz. 4

Küche

  • SchneidebretterAnz. 4
  • KochmesserAnz. 4
  • RührschüsselnAnz. 4
  • MessbecherAnz. 2
  • ScherenAnz. 2

Catering

  • KühlboxenAnz. 4
  • EisbehälterAnz. 3
  • ThermoskannenAnz. 4
  • ServierschalenAnz. 12
  • Einkäufe

Ausstattung

  • LautsprecherAnz. 2
  • MikrofoneAnz. 2
  • MikrofonständerAnz. 2
  • Mischpult
  • VerlängerungskabelAnz. 6
  • VerlängerungskabelAnz. 6
  • NotenständerAnz. 12
  • KabelmattenAnz. 6

Dekoration

  • TischläuferAnz. 10
  • BlumenarrangementsAnz. 8
  • Willkommensschild
  • ProgrammständerAnz. 3

Beleuchtung

  • LED-LampenAnz. 8
  • StimmungsbeleuchtungAnz. 4

Reinigung

  • AbfallbehälterAnz. 6
  • Staubsauger
  • BesensetsAnz. 2
  • WischmoppsAnz. 2
  • EimerAnz. 3
  • ReinigungshandschuheAnz. 6

Tipps

  • Verschicke die Einladungen früh genug und bearbeite die Anmeldungen laufend. Erfasse dabei Ernährungswünsche direkt, damit du die Cateringmengen nicht erst am Veranstaltungstag anpassen musst.
  • Bestätige die auftretenden Musiker und das Programm spätestens vor der Detailplanung von Auftritten und Pausen. Plane außerdem Zeit zum Stimmen der Instrumente und für einen vollständigen Techniktest ein.
  • Reserviere Veranstaltungsort und Saal, bevor du die Sitzordnung und den Bühnenbereich festlegst. Prüfe gleichzeitig, ob Genehmigungen erforderlich sind und ob ausreichend Platz für Tische, Stühle, Notenständer und Instrumente bleibt.
  • Berechne Getränke und Speisen anhand der Anmeldungen und plane für das erste Konzertstunde etwa zwei bis drei Getränke pro Person. Räume den Kühlraum frühzeitig frei, stelle Getränke rechtzeitig kalt und bereite Snacks, Kuchen, Kaffee und Tee getrennt vom Bühnenaufbau vor.
  • Teste Lautsprecher, Mikrofone, Mikrofonständer, Mischpult und Verlängerungskabel nicht erst beim Einlass. Kontrolliere die Ton- und Beleuchtungstechnik mindestens 60 Minuten vor Beginn und halte den Bühnenbereich frei von Catering und Verpackungen.

Häufige Fragen

Wie früh sollte man ein Aperitifkonzert planen?
Beginne idealerweise 6 bis 8 Wochen vorher mit Einladungen, Raumreservierung und der Bestätigung der Musiker. In den letzten 7 Tagen klärst du Anmeldungen, Ernährungswünsche, Einkauf und Ablaufdetails.
Wie viele Getränke braucht man für ein Aperitifkonzert?
Rechne für die erste Stunde mit etwa 2 bis 3 Getränken pro Person und halte zusätzlich Wasser bereit. Für ein zweistündiges Konzert solltest du den weiteren Bedarf anhand der Pausen, der Gästezahl und des Anteils an Kaffee und Tee ergänzen.
Wann muss die Technik beim Aperitifkonzert getestet werden?
Schließe Lautsprecher, Mikrofone und Mischpult mindestens 60 Minuten vor dem Einlass an. Plane danach noch 15 bis 20 Minuten für Rückkopplungen, Lautstärke und die Beleuchtung ein.
Was muss am Veranstaltungstag zuerst erledigt werden?
Richte zuerst Bühne, Notenständer und Instrumente ein und kontrolliere anschließend Ton und Beleuchtung. Getränke, Snacks, Kuchen, Kaffee und Tee sollten danach bereitstehen, spätestens 30 Minuten vor Beginn.

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