Checklist para organizar un concierto de aperitivo
Un concierto de aperitivo combina una actuación musical con bebidas, comida ligera y una recepción cómoda para los invitados. Para que todo funcione, necesitas coordinar músicos, sala, inscripciones, catering y equipo técnico en un orden claro. Esta checklist reúne 62 tareas y 45 materiales, desde las primeras confirmaciones hasta la prueba de micrófonos y la preparación del café. Úsala para no dejar permisos, preferencias dietéticas o refrigeración para el último momento.
El plan, paso a paso
Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.
Preparativos
Enviar invitaciones
Gestionar inscripciones
Recoger preferencias dietéticas
Definir el programa final
2 personas
Confirmar los músicos que actuarán
Reservar la sede y la sala
Comprobar permisos
Afinar los instrumentos musicales
3 personas
Planificar las actuaciones y los descansos
2 personas
Calcular las cantidades de catering
2 personas
Comprobar la lista de la compra
2 personas
Hacer la compra
3 personas
Despejar la zona de refrigeración
2 personas
Enfriar las bebidas
2 personas
Preparar aperitivos
4 personas
Preparar la tarta y los pasteles
2 personas
Preparar café y té
2 personas
Montar mesas
4 personas
Colocar las sillas
4 personas
Despejar el espacio del escenario
3 personas
Colocar atriles
2 personas
Preparar los instrumentos
4 personas
Conectar el equipo de sonido
2 personas
Probar los micrófonos
2 personas
Comprobar la iluminación
2 personas
Colgar la decoración
3 personas
Montar la mesa de bienvenida
2 personas
Preparar la vajilla y las copas
3 personas
Montar mesas de buffet
3 personas
Colocar puntos de recogida de basura
2 personas
Comprobar los baños
Evento
Atender la entrada
2 personas
Recibir a los invitados
3 personas
Servir el aperitivo
4 personas
Dar el discurso de apertura
Coordinar la primera parte del concierto
2 personas
Reponer los aperitivos
2 personas
Rellenar las bebidas
2 personas
Servir café y té
2 personas
Anunciar el descanso
Atender el bufé durante el descanso
3 personas
Acompañar la segunda parte del concierto
2 personas
Dar apoyo técnico a las actuaciones
2 personas
Guiar el flujo de invitados
2 personas
Recoger vasos y vajilla
2 personas
Comprobar los baños periódicamente
Servir la última ronda de bebidas
2 personas
Anunciar el cierre
Acompañar a los invitados a la salida
2 personas
Seguimiento
Empaquetar los instrumentos de forma segura
4 personas
Desconectar el equipo de sonido
2 personas
Lavar la vajilla
3 personas
Recoger el buffet
3 personas
Recoger la basura
3 personas
Desmontar mesas y sillas
4 personas
Retirar la decoración
2 personas
Limpiar la sala
4 personas
Limpiar los baños
2 personas
Guardar el stock restante
2 personas
Comprobar llaves y acceso
Devolver los materiales
2 personas
Gestionar la fianza y los objetos perdidos
Lo que necesitas
Agrupado como lo comprarías, con cantidades.
Mobiliario
- Mesascant. 10
- Sillascant. 90
- Mesas de buffetcant. 3
- Taburetescant. 4
Vajilla
- Copas de vinocant. 100
- Vasos para aguacant. 100
- Tazas de cafécant. 60
- Platoscant. 120
- Cubiertoscant. 100
- Cubiertos de serviciocant. 12
- Jarras de cafécant. 3
- Teterascant. 2
- Jarras de aguacant. 8
- Bandejas de servircant. 12
- Bandejas de servir con tapacant. 4
Cocina
- Tablas de cortarcant. 4
- Cuchillos de chefcant. 4
- Cuencos para mezclarcant. 4
- Jarras medidorascant. 2
- Tijerascant. 2
Catering
- Neveras portátilescant. 4
- Contenedores para hielocant. 3
- Termoscant. 4
- Bandejas de servircant. 12
- Compras
Equipo
- Altavocescant. 2
- Micrófonoscant. 2
- Soportes de micrófonocant. 2
- Mesa de mezclas
- Cables alargadorescant. 6
- Regletascant. 6
- Atrilescant. 12
- Alfombrillas para cablescant. 6
Decoración
- Manteles runnerscant. 10
- Arreglos floralescant. 8
- Cartel de bienvenida
- Atriles para programascant. 3
Iluminación
- Lámparas LEDcant. 8
- Iluminación ambientalcant. 4
Limpieza
- Papeleracant. 6
- Aspiradora
- Sets de escobacant. 2
- Fregonascant. 2
- Cuboscant. 3
- Guantes de limpiezacant. 6
Consejos
- Cierra la lista de invitados y sus preferencias dietéticas al menos 7 días antes. Ese plazo te permite calcular las cantidades de catering y adaptar los aperitivos sin compras de última hora.
- Confirma a los músicos, el programa y los descansos entre 10 y 14 días antes. Reserva también ese día la sala y comprueba si necesitas permisos para la actuación o el uso de equipos.
- Deja libre la zona del escenario antes de montar las mesas y sillas. Coloca atriles, instrumentos, altavoces, micrófonos y soportes de forma que el público conserve un paso despejado.
- Enfría las bebidas varias horas antes de recibir a los invitados y prepara hielo en recipientes suficientes. Despejar la zona de refrigeración el día anterior evita que las neveras portátiles y las jarras compitan por el mismo espacio.
- Haz una prueba completa de sonido e iluminación antes de abrir las puertas, no solo una comprobación rápida de los micrófonos. Revisa mesa de mezclas, cables alargadores, regletas y cada altavoz con los músicos presentes.
Preguntas frecuentes
- ¿Con cuánta antelación hay que organizar un concierto de aperitivo?
- Empieza entre 3 y 4 semanas antes para reservar la sala, confirmar músicos y enviar invitaciones. Deja cerradas las inscripciones, preferencias dietéticas y cantidades de catering al menos 7 días antes.
- ¿Cuándo hay que confirmar a los músicos y el programa?
- Confirma a los músicos y el programa final entre 10 y 14 días antes. Así todavía puedes ajustar los descansos, los atriles, los instrumentos y la disposición del escenario.
- ¿Cuándo preparar las bebidas y los aperitivos?
- Despeja la zona de refrigeración y enfría las bebidas varias horas antes del inicio. Prepara los aperitivos cerca de la recepción, respetando el tiempo necesario para conservarlos en buenas condiciones.
- ¿Cuándo probar el sonido de un concierto de aperitivo?
- Haz la prueba de sonido y de iluminación entre 60 y 90 minutos antes de que lleguen los invitados. Comprueba micrófonos, altavoces, mesa de mezclas, cables y regletas con el escenario ya montado.
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