Concert apéritif : la checklist pour tout préparer

Un concert apéritif demande de coordonner la musique, l’accueil et le buffet sans laisser les détails techniques au dernier moment. Commence par confirmer les artistes, la salle, les autorisations et le programme, puis traite les inscriptions et les besoins alimentaires. La veille, prévois le refroidissement des boissons, les préparations et le matériel de service. Le jour même, garde au moins deux heures pour installer les tables, les chaises, la scène, les instruments, le son et les lumières.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

Envoyer les invitations
Traiter les inscriptions
Recueillir les besoins alimentaires
Finaliser le programme
2 personnes
Confirmer les musiciens en spectacle
Réserver le lieu et la salle
Vérifier les autorisations
Accorder les instruments de musique
3 personnes
Planifier les spectacles et les pauses
2 personnes
Calculer les quantités de catering
2 personnes
Vérifier la liste des courses
2 personnes
Faire les courses
3 personnes
Libérer la chambre froide
2 personnes
Mettre les boissons au frais
2 personnes
Préparer les en-cas
4 personnes
Préparer les gâteaux et pâtisseries
2 personnes
Préparer le café et le thé
2 personnes
Installer les tables
4 personnes
Installer les chaises
4 personnes
Libérer l’espace de la scène
3 personnes
Installer les pupitres de musique
2 personnes
Installer les instruments
4 personnes
Raccorder le matériel audio
2 personnes
Tester les microphones
2 personnes
Vérifier l'éclairage
2 personnes
Suspendre la décoration
3 personnes
Aménager la table d’accueil
2 personnes
Préparer la vaisselle et les verres
3 personnes
Installer les tables de buffet
3 personnes
Installer des points de collecte des déchets
2 personnes
Vérifier les toilettes

Événement

Tenir l'entrée
2 personnes
Accueillir les invités
3 personnes
Servir l'apéritif
4 personnes
Faire le discours d’ouverture
Accompagner la première partie du concert
2 personnes
Ravitaillement des amuse-bouches
2 personnes
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Servir le café et le thé
2 personnes
Annoncer la pause
Assurer le buffet pendant la pause
3 personnes
Encadrer la deuxième partie du concert
2 personnes
Assurer le soutien technique des spectacles
2 personnes
Canaliser les flux de visiteurs
2 personnes
Récupérer les verres et la vaisselle
2 personnes
Vérifier les toilettes à intervalles réguliers
Servir le dernier tour de boissons
2 personnes
Annoncer la clôture
Accompagner les invités vers la sortie
2 personnes

Suivi

Emballer les instruments en toute sécurité
4 personnes
Débrancher le matériel de sonorisation
2 personnes
Faire la vaisselle
3 personnes
Démonter le buffet
3 personnes
Rassembler les déchets
3 personnes
Démonter les tables et les chaises
4 personnes
Retirer la décoration
2 personnes
Nettoyer la salle
4 personnes
Nettoyer les toilettes
2 personnes
Ranger le stock restant
2 personnes
Vérifier les clés et l’accès
Retourner les matériels
2 personnes
Gérer la caution et les objets trouvés

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tablesqté 10
Chaisesqté 90
Tables de buffetqté 3
Tabouretsqté 4

Vaisselle

Verres à vinqté 100
Verres à eauqté 100
Tasses à caféqté 60
Assiettesqté 120
Couvertsqté 100
Couverts de serviceqté 12
Pichets à caféqté 3
Théièresqté 2
Carafes d’eauqté 8
Plateaux de serviceqté 12
Plats de service avec couvercleqté 4

Cuisine

Planches à découperqté 4
Couteaux de chefqté 4
Saladiersqté 4
Verres doseursqté 2
Ciseauxqté 2

Catering

Glacièresqté 4
Conteneurs à glaceqté 3
Thermosqté 4
Plateaux de serviceqté 12
Courses

Équipement

Haut-parleursqté 2
Microphonesqté 2
Pieds de microqté 2
Table de mixage
Rallongesqté 6
Multiprisesqté 6
Pieds de microqté 12
Passe-câblesqté 6

Décoration

Chemins de tableqté 10
Compositions floralesqté 8
Panneau d’accueil
Pupitres de programmeqté 3

Éclairage

Lampes LEDqté 8
Éclairage d’ambianceqté 4

Nettoyage

Poubellesqté 6
Aspirateur
Sets de balaiqté 2
Serpillièresqté 2
Seauxqté 3
Gants de nettoyageqté 6

Conseils

Confirme les musiciens et le programme au moins 2 semaines avant l’apéritif. Prévois aussi les pauses et vérifie que la durée totale correspond aux horaires d’ouverture de la salle.
Demande les besoins alimentaires au moment de l’inscription et arrête le nombre de portions 3 à 5 jours avant. Cela permet de calculer séparément les boissons, les en-cas, les gâteaux et les pâtisseries.
Mets les boissons au frais la veille, en gardant une partie des bouteilles dans des glacières ou des conteneurs à glace pour le service. Prépare aussi les carafes d’eau afin d’éviter une file au buffet.
Réserve un créneau d’au moins 60 minutes pour la sonorisation : raccorde les haut-parleurs, les microphones, les pieds de micro, la table de mixage et les rallonges, puis teste chaque microphone dans la salle.
Installe d’abord l’espace scénique et les pupitres, puis les chaises et les tables de buffet. Termine par les verres, tasses, assiettes, couverts et plateaux de service, afin de ne pas encombrer la zone des musiciens.

Questions fréquentes

Quand envoyer les invitations pour un concert apéritif ?: Envoie-les idéalement 3 à 4 semaines avant la date. Fixe une date limite d’inscription environ 7 jours avant, pour connaître l’effectif et les besoins alimentaires.
Combien de temps faut-il pour installer un concert apéritif ?: Prévois au minimum 2 heures le jour même, dont environ 60 minutes pour le son et les microphones. Ajoute du temps si les instruments, les tables et les chaises doivent être déplacés dans la salle.
Quand acheter les boissons et préparer le buffet ?: Fais les courses 1 à 2 jours avant, puis mets les boissons au frais la veille. Prépare les en-cas et les pâtisseries selon leur conservation, et garde le café et le thé pour le jour du concert.
Quelle quantité de boissons prévoir pour un concert apéritif ?: Compte environ 2 à 3 verres par personne pendant la première heure, puis ajuste selon la durée et la présence d’alcool. Prévois toujours de l’eau en quantité suffisante et réserve une marge de 10 % pour les imprévus.

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