Checklist aperitiefconcert organiseren

Een aperitiefconcert vraagt om een strakke combinatie van muziek, ontvangst en catering. Leg eerst datum, programma, locatie en muzikanten vast; regel daarna vergunningen, muziekrechten en technische afspraken. In de laatste week draait alles om aantallen: gasten, dieetwensen, hapjes, drank, glaswerk en zitplaatsen. De checklist hieronder helpt je van eerste afspraak tot het openen van de locatie, zonder de praktische details voor het publiek of de artiesten te missen.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Datum en programma vastleggen
2 personen
Muzikanten contracteren
2 personen
Locatie reserveren
Vergunningen controleren
Catering reserveren
Uitnodigingen ontwerpen
Uitnodigingen versturen
2 personen
Aanmeldingen verwerken
Dieetwensen verzamelen
Programma publiceren
Technische wensen afstemmen
2 personen
Muziekrechten regelen
Definitieve gastenlijst maken
Cateringhoeveelheden bevestigen
Muziekbestanden verzamelen
Weersverwachting controleren
Leveringen bevestigen
Draaiboek afdrukken
Naamkaartjes voorbereiden
2 personen
Boodschappen doen
2 personen
Dranken koelen
2 personen
Hapjes voorbereiden
3 personen
Servies en glaswerk controleren
2 personen
Catering per dieet labelen
2 personen
Locatie openen
2 personen
Ruimtes inspecteren
2 personen
Meubilair klaarzetten
4 personen
Entree en ontvangst inrichten
2 personen
Bar en buffetten opbouwen
4 personen
Podiumzone vrijmaken
3 personen
Achtergrondmuziek aansluiten
2 personen
Geluidsinstallatie opbouwen
3 personen
Verlichting opbouwen
2 personen
Instrumenten klaarzetten
3 personen
Soundcheck uitvoeren
4 personen
Hapjes presenteren
3 personen
Dranken klaarzetten
3 personen
Toiletten controleren
Vrijwilligers instrueren
2 personen

Event

Gasten ontvangen
3 personen
Aanmeldingen afvinken
2 personen
Aperitief serveren
4 personen
Hapjes aanvullen
2 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Glazen en servies ophalen
2 personen
Podiumaankondiging verzorgen
Eerste concertdeel begeleiden
3 personen
Pauzehapjes serveren
3 personen
Tweede concertdeel begeleiden
3 personen
Dinerbuffet klaarzetten
4 personen
Buffet serveren
5 personen
Avondconcert aankondigen
Avondconcert begeleiden
3 personen
Laatste ronde serveren
3 personen
Afscheid en garderobe begeleiden
3 personen
Verloren voorwerpen verzamelen

Nazorg

Geluidsapparatuur uitschakelen
2 personen
Instrumenten veilig inpakken
3 personen
Bar en buffet afbouwen
4 personen
Servies afwassen
3 personen
Afval verzamelen
2 personen
Meubilair terugplaatsen
4 personen
Locatie schoonmaken
4 personen
Apparatuur retourneren
2 personen
Overgebleven voorraad opslaan
2 personen
Geleend materiaal retourneren
2 personen
Gasten bedanken

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Cocktailtafelsaantal 10
Eettafelsaantal 10
Stoelenaantal 100
Buffettafelsaantal 4
Barkrukkenaantal 8
Garderoberekkenaantal 2
Kledinghangersaantal 120

Servies

Wijnglazenaantal 120
Waterglazenaantal 120
Champagneglazenaantal 100
Bordenaantal 120
Dessertbordjesaantal 120
Vorkenaantal 120
Messenaantal 120
Theelepelsaantal 100
Serveerlepelsaantal 12
Serveerschalenaantal 20
Karaffenaantal 20

Keuken

Koelboxenaantal 6
Warmhoudbakkenaantal 4
Koffiezetapparatenaantal 2
Waterkokersaantal 2
Snijplankenaantal 4
Koks- en broodmessenaantal 6
Schaaltjesaantal 20
Serveertangenaantal 10

Apparatuur

Actieve speakersaantal 2
Mengpaneel
Microfoonsaantal 4
Microfoonstatievenaantal 4
DI-boxenaantal 3
Instrumentkabelsaantal 8
Verlengkabelsaantal 8
Stekkerdozenaantal 6
Muziekstandaardsaantal 8
Lessenaar

Verlichting

LED-spotsaantal 6
Sfeerverlichtingaantal 6
Lichtstatievenaantal 3

Decoratie

Tafelkledenaantal 14
Servettenhoudersaantal 12
Bloemstukkenaantal 10
Menukaartenaantal 12
Naambordjesaantal 120
Pijlbordenaantal 8

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 8
Dweilsetsaantal 2
Emmersaantal 4
Handvegersaantal 2
Stoffer en blikaantal 2

Catering

Boodschappen

Tips

Plan de technische afstemming uiterlijk twee weken vooraf. Controleer hoeveel actieve speakers, microfoons, microfoonstatieven en kanalen op het mengpaneel nodig zijn en wie de muziekbestanden aanlevert.
Maak de definitieve gastenlijst enkele dagen voor het concert en geef catering het exacte aantal door. Label hapjes en gerechten per dieet voordat ze op de buffettafel komen; zo voorkom je zoeken tijdens de ontvangst.
Tel glaswerk niet alleen per gast, maar ook per drinkmoment. Leg wijnglazen, waterglazen en eventuele champagneglazen vooraf klaar en houd koelboxen beschikbaar voor dranken die niet op kamertemperatuur mogen staan.
Reserveer opbouwtijd vóór de eerste gast arriveert. Zet cocktailtafels, buffettafels, garderoberekken en stoelen volgens het draaiboek klaar en controleer of leveringen daadwerkelijk binnen zijn.
Doe de laatste controle op de dag zelf met één geprinte checklist. Controleer onder meer dranken, servies, hapjes, naamkaartjes, verlichting, weersverwachting en de toegang tot de locatie voordat het programma begint.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik een aperitiefconcert organiseren?: Leg datum, locatie en programma bij voorkeur 8 tot 12 weken vooraf vast. Contracteer muzikanten en reserveer catering daarna zo snel mogelijk, zodat dieetwensen en technische behoeften nog kunnen worden verwerkt.
Hoeveel drank heb ik nodig voor een aperitiefconcert?: Reken voor het eerste uur op 2 tot 3 drankjes per persoon en daarna ongeveer 1 drankje per uur. Voorzie daarnaast water voor de hele duur van het concert en stem de definitieve hoeveelheid af op de gastenlijst en de geplande lengte.
Wanneer moet ik de gastenlijst en dieetwensen bevestigen?: Verzamel dieetwensen tijdens de aanmeldingen en sluit de inventarisatie uiterlijk 5 tot 7 dagen voor het concert. Bevestig daarna het definitieve aantal gasten en de cateringhoeveelheden, zodat alles per dieet kan worden gelabeld.
Hoeveel tijd heb ik nodig voor de opbouw van een aperitiefconcert?: Plan minimaal 2 tot 3 uur voor meubels, garderobe, catering, servies en techniek. Voeg extra tijd toe voor een geluidscheck met microfoons en speakers; druk het draaiboek af en wijs vooraf aan wie elke controle uitvoert.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.