Organiser un concert d’apéritif sans rien oublier

Un concert d’apéritif combine une courte programmation musicale, un accueil fluide et un service de boissons et d’en-cas. Pour éviter les urgences, commence par fixer la date, le programme, le lieu et les musiciens, puis avance vers les autorisations, les invitations et la technique. Les dernières 48 heures servent surtout à confirmer les livraisons, refroidir les boissons, préparer les badges et imprimer le déroulé. Cette checklist rassemble les 67 tâches et les 51 fournitures du plan.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

Fixer la date et le programme
2 personnes
Engager des musiciens
2 personnes
Réserver le lieu
Vérifier les autorisations
Réserver le catering
Concevoir les invitations
Envoyer les invitations
2 personnes
Traiter les inscriptions
Recueillir les besoins alimentaires
Publier le programme
Coordonner les besoins techniques
2 personnes
Gérer les droits musicaux
Établir la liste définitive des invités
Confirmer les quantités de traiteur
Rassembler les fichiers musicaux
Vérifier les prévisions météo
Confirmer les livraisons
Imprimer le déroulé
Préparer les badges nominatifs
2 personnes
Faire les courses
2 personnes
Refroidir les boissons
2 personnes
Préparer les en-cas
3 personnes
Vérifier la vaisselle et le verrerie
2 personnes
Étiqueter la restauration par régime
2 personnes
Ouvrir le lieu
2 personnes
Inspecter les espaces
2 personnes
Installer le mobilier
4 personnes
Aménager l’entrée et l’accueil
2 personnes
Installer le bar et les buffets
4 personnes
Dégager la zone du podium
3 personnes
Brancher la musique d'ambiance
2 personnes
Installer le système de sonorisation
3 personnes
Monter l’éclairage
2 personnes
Installer les instruments
3 personnes
Effectuer les réglages sonores
4 personnes
Présenter les amuse-bouches
3 personnes
Préparer les boissons
3 personnes
Vérifier les toilettes
Briefer les bénévoles
2 personnes

Événement

Accueillir les invités
3 personnes
Cocher les inscriptions
2 personnes
Servir l'apéritif
4 personnes
Ravitaillement des amuse-bouches
2 personnes
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Récupérer les verres et la vaisselle
2 personnes
Assurer l'annonce sur scène
Accompagner la première partie du concert
3 personnes
Servir les en-cas de pause
3 personnes
Encadrer la deuxième partie du concert
3 personnes
Mettre en place le buffet du dîner
4 personnes
Servir le buffet
5 personnes
Annoncer le concert du soir
Animer le concert du soir
3 personnes
Servir le dernier tour
3 personnes
Accompagner les adieux et le vestiaire
3 personnes
Rassembler les objets perdus

Suivi

Éteindre le matériel sonore
2 personnes
Emballer les instruments en toute sécurité
3 personnes
Démonter le bar et le buffet
4 personnes
Faire la vaisselle
3 personnes
Rassembler les déchets
2 personnes
Remettre le mobilier en place
4 personnes
Nettoyer le lieu
4 personnes
Retourner le matériel
2 personnes
Ranger le stock restant
2 personnes
Restituer le matériel emprunté
2 personnes
Remercier les invités

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tables cocktailqté 10
Tables à mangerqté 10
Chaisesqté 100
Tables de buffetqté 4
Tabourets de barqté 8
Portantsqté 2
Cintresqté 120

Vaisselle

Verres à vinqté 120
Verres à eauqté 120
Verres à champagneqté 100
Assiettesqté 120
Assiettes à dessertqté 120
Fourchettesqté 120
Couteauxqté 120
Cuillères à caféqté 100
Cuillères de serviceqté 12
Plateaux de serviceqté 20
Carafesqté 20

Cuisine

Glacièresqté 6
Bacs de maintien au chaudqté 4
Machines à caféqté 2
Bouilloiresqté 2
Planches à découperqté 4
Couteaux de chef et couteaux à painqté 6
Petits bolsqté 20
Pinces de serviceqté 10

Équipement

Intervenants actifsqté 2
Table de mixage
Microphonesqté 4
Pieds de microqté 4
Boîtiers DIqté 3
Câbles d'instrumentsqté 8
Rallongesqté 8
Multiprisesqté 6
Pieds de microqté 8
Lutrin

Éclairage

Projecteurs LEDqté 6
Éclairage d’ambianceqté 6
Pieds d’éclairageqté 3

Décoration

Nappesqté 14
Porte-serviettesqté 12
Compositions floralesqté 10
Cartes de menuqté 12
Badges nominatifsqté 120
Panneaux indicateursqté 8

Nettoyage

Poubellesqté 8
Sets de serpillièreqté 2
Seauxqté 4
Balais à mainqté 2
Balayette et pelleqté 2

Catering

Courses

Conseils

Bloque la date et le programme avant d’envoyer les invitations : les musiciens, le lieu et le traiteur doivent être confirmés sur la même base.
Demande les inscriptions et les besoins alimentaires suffisamment tôt pour établir une liste définitive des invités, puis confirme les quantités du traiteur avant la livraison.
Prévois une vérification technique dédiée : table de mixage, microphones, pieds de micro et fichiers musicaux doivent être testés et rassemblés avant l’ouverture du lieu.
Refroidis les boissons la veille et vérifie les quantités de verres à vin, verres à eau et verres à champagne ; un manque de verrerie ralentit immédiatement le service.
Prépare l’accueil avant l’arrivée du public : badges nominatifs, portants avec cintres, déroulé imprimé, restauration étiquetée par régime et tables déjà installées.

Questions fréquentes

Quand envoyer les invitations pour un concert d’apéritif ?: Envoie-les dès que la date, le lieu et le programme sont confirmés, idéalement 3 à 4 semaines avant l’événement. Garde ensuite au moins 7 jours pour traiter les inscriptions et les besoins alimentaires.
Combien de boissons prévoir pour un concert d’apéritif ?: Compte environ 2 à 3 verres par personne pendant la première heure, puis ajuste selon la durée et le public. Confirme les quantités avec le traiteur après la clôture des inscriptions, au plus tard 3 à 5 jours avant.
Quand vérifier le matériel technique des musiciens ?: Fais une première vérification au moins 7 jours avant, puis un contrôle sur place le jour même. Les microphones, pieds de micro, table de mixage et fichiers musicaux doivent être disponibles avant l’ouverture du lieu.
Que préparer la veille d’un concert d’apéritif ?: Refroidis les boissons, prépare les en-cas, vérifie la vaisselle et la verrerie, étiquette la restauration par régime et confirme les livraisons. Imprime aussi le déroulé et prépare les badges pour éviter ces tâches pendant l’accueil.

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