Checklist para organizar un concierto de aperitivo
Un concierto de aperitivo combina música en directo, bebidas y comida ligera, así que conviene coordinar varias áreas a la vez. Esta checklist reúne 67 tareas y 51 elementos para avanzar desde la fecha y el programa hasta la apertura del espacio. Encontrarás los puntos que suelen retrasarse: permisos, derechos musicales, necesidades técnicas, preferencias dietéticas y confirmaciones de última hora. Sigue el orden del plan y deja cerrados los detalles operativos antes del día del concierto.
El plan, paso a paso
Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.
Preparativos
Fijar la fecha y el programa
2 personas
Contratar músicos
2 personas
Reservar el lugar
Comprobar permisos
Reservar el catering
Diseñar invitaciones
Enviar invitaciones
2 personas
Gestionar inscripciones
Recoger preferencias dietéticas
Publicar el programa
Coordinar las necesidades técnicas
2 personas
Gestionar los derechos musicales
Hacer la lista definitiva de invitados
Confirmar las cantidades de catering
Reunir archivos de música
Comprobar el pronóstico del tiempo
Confirmar entregas
Imprimir el plan de trabajo
Preparar tarjetas de nombre
2 personas
Hacer la compra
2 personas
Enfriar bebidas
2 personas
Preparar aperitivos
3 personas
Comprobar la vajilla y la cristalería
2 personas
Etiquetar el catering por dieta
2 personas
Abrir la ubicación
2 personas
Inspeccionar los espacios
2 personas
Montar el mobiliario
4 personas
Montar la entrada y la recepción
2 personas
Montar el bar y los buffets
4 personas
Despejar la zona del escenario
3 personas
Conectar la música de fondo
2 personas
Montar el sistema de sonido
3 personas
Montar la iluminación
2 personas
Preparar los instrumentos
3 personas
Hacer la prueba de sonido
4 personas
Presentar los aperitivos
3 personas
Preparar las bebidas
3 personas
Comprobar los baños
Instruir a los voluntarios
2 personas
Evento
Recibir a los invitados
3 personas
Marcar las inscripciones
2 personas
Servir el aperitivo
4 personas
Reponer los aperitivos
2 personas
Rellenar las bebidas
2 personas
Recoger vasos y vajilla
2 personas
Hacer el anuncio en el escenario
Coordinar la primera parte del concierto
3 personas
Servir los aperitivos del descanso
3 personas
Acompañar la segunda parte del concierto
3 personas
Preparar el bufé de cena
4 personas
Servir el bufé
5 personas
Anunciar concierto nocturno
Acompañar el concierto de la noche
3 personas
Servir la última ronda
3 personas
Gestionar la despedida y el guardarropa
3 personas
Recoger objetos perdidos
Seguimiento
Apagar el equipo de sonido
2 personas
Empaquetar los instrumentos de forma segura
3 personas
Desmontar la barra y el bufé
4 personas
Lavar la vajilla
3 personas
Recoger la basura
2 personas
Volver a colocar el mobiliario
4 personas
Limpiar el lugar
4 personas
Devolver el equipo
2 personas
Guardar el stock restante
2 personas
Devolver el material prestado
2 personas
Agradecer a los invitados
Lo que necesitas
Agrupado como lo comprarías, con cantidades.
Mobiliario
- Mesas altascant. 10
- Mesas de comedorcant. 10
- Sillascant. 100
- Mesas de buffetcant. 4
- Taburetes de barcant. 8
- Percheroscant. 2
- Perchascant. 120
Vajilla
- Copas de vinocant. 120
- Vasos para aguacant. 120
- Copas de champáncant. 100
- Platoscant. 120
- Platos de postrecant. 120
- Tenedorescant. 120
- Cuchilloscant. 120
- Cucharillascant. 100
- Cucharones de servircant. 12
- Bandejas de servircant. 20
- Jarrascant. 20
Cocina
- Neveras portátilescant. 6
- Bandejas para mantener calientecant. 4
- Máquinas de cafécant. 2
- Teterascant. 2
- Tablas de cortarcant. 4
- Cuchillos de chef y de pancant. 6
- Cuencoscant. 20
- Pinzas de servircant. 10
Equipo
- Altavoces activoscant. 2
- Mesa de mezclas
- Micrófonoscant. 4
- Soportes de micrófonocant. 4
- Cajas DIcant. 3
- Cables de instrumentoscant. 8
- Cables alargadorescant. 8
- Regletascant. 6
- Atrilescant. 8
- Atril
Iluminación
- Focos LEDcant. 6
- Iluminación ambientalcant. 6
- Trípodes de iluminacióncant. 3
Decoración
- Mantelescant. 14
- Porta-servilletascant. 12
- Arreglos floralescant. 10
- Cartas del menúcant. 12
- Pancartas con nombrescant. 120
- Carteles direccionalescant. 8
Limpieza
- Papeleracant. 8
- Fregonascant. 2
- Cuboscant. 4
- Escobas de manocant. 2
- Recogedor y escobacant. 2
Catering
- Compras
Consejos
- Cierra la fecha, el programa, el lugar y los músicos antes de enviar invitaciones. Después comprueba los permisos y los derechos musicales: resolverlos durante la última semana puede bloquear el evento.
- Envía las invitaciones con tiempo y fija una fecha límite de inscripción. Recoge las preferencias dietéticas y prepara una lista definitiva de invitados al menos 3 días antes para confirmar las cantidades del catering.
- No dejes el sonido para el último día. Coordina con los músicos los altavoces activos, la mesa de mezclas, los micrófonos y sus soportes, y reúne los archivos de música antes de la prueba técnica.
- Calcula las necesidades de servicio por separado: copas de vino, vasos de agua, copas de champán, platos y cubiertos. Comprueba también las mesas de buffet, las bandejas para mantener caliente y el espacio de refrigeración antes de recibir las entregas.
- El día del concierto, enfría las bebidas con antelación, etiqueta el catering según la dieta y abre el lugar con tiempo suficiente para montar mesas, sillas, percheros y equipos. Imprime el plan de trabajo y úsalo para confirmar cada entrega.
Preguntas frecuentes
- ¿Con cuánta antelación hay que organizar un concierto de aperitivo?
- Empieza entre 6 y 8 semanas antes para reservar el lugar, contratar a los músicos y comprobar los permisos. Deja cerrados el catering, las invitaciones y las necesidades técnicas como mínimo 3 semanas antes.
- ¿Cuándo debo confirmar el número de invitados y el catering?
- Cierra las inscripciones entre 5 y 7 días antes del concierto. Confirma las cantidades definitivas del catering y las dietas al menos 3 días antes, para que el proveedor pueda preparar y etiquetar cada opción.
- ¿Cuándo se prepara el equipo de sonido para un concierto de aperitivo?
- Coordina el equipo técnico como mínimo 1 semana antes y confirma la entrega 2 o 3 días antes. El día del evento, reserva al menos 60 minutos para colocar altavoces, mesa de mezclas, micrófonos y soportes y hacer una prueba.
- ¿Cuántas bebidas necesito para un concierto de aperitivo?
- Como orientación, calcula 2 o 3 bebidas por persona durante la primera hora y después 1 por persona y hora. Añade agua desde el principio y ajusta las cantidades al número final de invitados y a la duración del programa.
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