Aperitifkonzert organisieren: die vollständige Checkliste

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Tipps

• Reserviere Musiker und Location möglichst mehrere Monate vor dem Termin. Kläre dabei auch, wie viele Musiker auftreten, welche Aufbauzeit sie brauchen und welche technische Ausstattung sie mitbringen.
• Plane die Einladungen mit einer verbindlichen Rückmeldefrist von etwa 10 bis 14 Tagen. So kannst du die endgültige Gästeliste erstellen, Ernährungswünsche sammeln und die Cateringmengen rechtzeitig bestätigen.
• Stimme technische Anforderungen spätestens eine Woche vor dem Konzert ab. Prüfe aktive Lautsprecher, Mischpult, Mikrofone und Mikrofonständer und kläre, wer Aufbau und Soundcheck übernimmt.
• Rechne Getränke nicht erst am Veranstaltungstag durch: Für das erste Konzertstunde sind etwa zwei bis drei Getränke pro Person realistisch, zusätzlich Wasser. Kaufe verderbliche Snacks erst nach der finalen Gästezahl ein und stelle ausreichend Kühlmöglichkeiten bereit.
• Plane am Veranstaltungstag mindestens 90 Minuten für das Öffnen der Location, Lieferungen, Technikcheck, Namensschilder, gekühlte Getränke und die Vorbereitung von Buffet und Geschirr ein. Kennzeichne Speisen für besondere Ernährungswünsche sichtbar, bevor die ersten Gäste eintreffen.

Häufige Fragen

Wie früh muss ich ein Aperitifkonzert organisieren?

Beginne idealerweise drei bis sechs Monate vorher mit Datum, Programm, Musikern und Location. Genehmigungen, Musikrechte und Catering sollten spätestens vier bis sechs Wochen vor dem Termin geklärt sein.

Wie viele Getränke brauche ich für ein Aperitifkonzert?

Plane für die erste Stunde etwa zwei bis drei Getränke pro Person und danach ungefähr ein bis zwei Getränke pro weiterer Stunde. Wasser sollte zusätzlich und während der gesamten Veranstaltung verfügbar sein.

Wann sollte ich die Einladungen für ein Aperitifkonzert verschicken?

Verschicke die Einladungen etwa vier bis sechs Wochen vor dem Konzert und setze eine Rückmeldefrist 10 bis 14 Tage vor dem Termin. Danach kannst du Gästezahl, Ernährungswünsche und Cateringmengen verbindlich festlegen.

Wie viel Zeit brauche ich am Tag des Aperitifkonzerts für den Aufbau?

Plane mindestens 90 Minuten ein, bei umfangreicher Technik oder mehreren Lieferungen besser zwei bis drei Stunden. Technik, Getränke, Buffet, Geschirr und Namensschilder sollten vor dem Einlass vollständig vorbereitet sein.

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